10 conseils pour tirer profit du meilleur de Google Drive for Work en entreprise
Oubliez l’idée reçue que la bureautique ou l’édition de documents en entreprise n’appartiennent qu’à Microsoft Office ! Avec des millions d'utilisateurs dans le monde, Google est un acteur clé des solutions SaaS d’entreprise, avec son offre Google Drive for Work.
Les Documents Google offrent toutes les possibilités d’une suite bureautique classique, mais enrichies de fonctionnalités exclusives. Sa force : collaborer en temps réel, à plusieurs, depuis n’importe quel appareil et de n'importe où.Retour sur les 10 conseils à ne surtout pas manquer pour profiter du meilleur de la solution de Google
1. Envoyez des pièces jointes de grande taille directement depuis votre e-mail
Directement depuis votre e-mail, vous pouvez aller au-delà de la limite de 25 Mo par e-mail en utilisant Google Drive grâce à l’icône parfaitement intégrée à votre message. Plus question de taille limite de fichier, puisque c’est désormais un lien qui sera proposé dans le mail pour télécharger le fichier en question.2. “Suggérez” des modifications sans toucher à la forme du document
Sans pour autant donner la possibilité à d’autres collaborateurs de modifier un Document Texte Google (traitement de texte), vous pouvez les autoriser à y proposer des suggestions : aucune modification ne sera faite tant que celle-ci ne sera pas acceptée ou rejetée par les éditeurs du document. Dans le cas où elle est validée, la suggestion met à jour automatiquement le document.3. Évitez toute erreur en consultant l’historique des révisions de vos documents
Directement dans chaque éditeur de Documents Google (Document Texte, Feuille de calcul, Présentation), vous pouvez accéder à l’historique des révisions dans le cas où vous souhaiteriez revenir à une version antérieure du document ou encore voir plus en détails les modifications faites au document par d’autres collaborateurs.4.Traduisez vos Documents Google en un clic et sans changer d’interface
En un simple clic, vous pouvez traduire vos Documents Google (Document Texte, Feuille de Calcul et Présentation) dans l’une des 53 langues disponibles. La manipulation est vraiment simple et rapide : en temps réel, Google traduit votre document en créant automatiquement une copie. Un gain de temps considérable !5. Collectez des données en masse grâce aux Formulaires
Grâce aux Formulaires de Google, collectez rapidement et en temps réel des données qui sont, automatiquement réunies dans une seule et même Feuille de calcul Google. Vous pouvez partager le formulaire très simplement et rapidement en communiquant tout simplement le lien (URL) du formulaire à tout le monde dans votre entreprise ou à l’extérieur. De plus, les formulaires sont tout à fait personnalisables à la charte de votre entreprise : utilisez les couleurs, les fonds et les images que vous souhaitez.6. Consultez et modifiez vos fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint stockés sur Google Drive
Une fois l’extension Éditeur Office pour Docs, Sheets et Slides installée, les fichiers Office que vous ouvrez dans Gmail, Google Drive et d'autres applications s'affichent dans Google Drive. Vous pouvez alors les modifier directement sans passer par les éditeurs de Microsoft Office. Formats compatibles : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx.Enregistrez chaque fichier sous son format Office d'origine ou convertissez-le au format Google (Document Texte, Feuille de calcul ou Présentation) afin de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent notamment d'inviter d'autres utilisateurs à apporter des modifications, d'insérer des commentaires et d'utiliser la messagerie instantanée. A partir de ce même document, sans passer par votre messagerie, renvoyez ce document à des personnes externes à l’entreprise dans son format Office d’origine.