Réduire le papier : des procédures de numérisation se développent en Europe
De nombreux projets de dématérialisation fleurissent un peu partout en Europe. Comment ces nouvelles pratiques changent-elles le management aussi bien dans le secteur privé que public ? Le point.
Est-ce que l’Europe sera totalement sans papier ? A priori, la réponse à cette question sera négative. Supprimer totalement le papier reste une utopie, le papier ayant tout simplement prouvé sa valeur à travers les âges. Pour autant, diminuer le volume de papier consommé est un objectif réaliste. Promouvoir un usage moins important dans le milieu professionnel et de manière plus générale dans nos vies, comporte des avantages écologiques et économiques.Un certain nombre d’initiatives des pouvoirs publics et des industries ont émergé dans ce domaine. En France, le secteur public s’est vu fixé un fonctionnement sans papier d’ici 2020. Des solutions déjà éprouvées existent afin de créer des documents au format numérique. Les administrations publiques, équipées des scanners et suites logicielles adéquats, peuvent non seulement convertir le papier en information numérique de valeur, mais aussi l’intégrer à d’autres applications. A partir de 2017, les entreprises passeront progressivement jusqu’en 2020 à la facture électronique via la plateforme Chorus. A la clé de cette dématérialisation, des gains de productivité grâce à une information partagée et valorisée.
De plus en plus d’entreprises et d’administrations font la transition d’un système basé sur le papier pour remonter de l’information, à des données sous forme numérique. Elles viennent à en conclure que “les affaires à la vitesse du papier” ne seront plus économiquement viables dans quelques années. 68% des personnes qui ont répondu à l’étude "Paper Wars 2014 – an Update from the Battlefield" menée par l’Association Information and Image Management (AIIM) spécialisée dans la GED, partageaient cette opinion. Cette étude internationale a également conclu qu'avoir des documents plus facilement consultables et partageables constitue le plus grand moteur pour favoriser la numérisation des données papier.
De plus, un autre avantage de la numérisation consiste pour les entreprises à pouvoir précisément définir qui a accès à quelle donnée numérique en l’autorisant ou en l’interdisant. En outre, il est possible de suivre ce qui se passe exactement avec les données sur le réseau d’entreprise où elles sont stockées et où elles sont envoyées. Les données électroniques ne relèvent pas uniquement du monde de l’entreprise, les administrations dans de nombreux pays ont depuis longtemps mené des réflexions autour de ces solutions. Les pouvoirs publics à travers le monde, s’efforcent de mettre à disposition des données numériques afin de renforcer la confiance des citoyens. En commun à toutes ces initiatives : le rôle décisif qu’ont joué les solutions de numérisation. La numérisation alimente des canaux d’information qui n’étaient alors disponibles de manière formelle que sur papier, pour alimenter désormais des flux électroniques afin de les traiter efficacement et les rendre accessibles à toute personne intéressée.
La transition vers une dématérialisation des procédures s’opérera grâce aux factures électroniques. Elles fermeront le dernier fossé grâce à un processus efficace et robuste à travers tous les canaux, couvrant tous les éléments depuis l’heure à laquelle une commande a été lancée jusqu’à son paiement, et ce, en conformité avec la règlementation européenne. En France, les entreprises et l’administration génèrent 2 milliards de factures par an. Depuis l’ouverture de Chorus, 32 millions de documents ont déjà transités[1] par cette plate-forme. Elle permet de l’EDI (échange informatisé de données) ou de saisir en ligne des PDF.
Sabine Holocher, PR Specialist EMEA pour PFU
Imaging Solutions Europe
[1] Régine Diyani, la directrice de l’AIFE – colloque 2014