Comment les communications unifiées répondent au besoin de continuité d’activité

L'incapacité de fonctionnement en raison d’une panne des moyens de communications conduit à des retards dans le service aux clients et dans la réponse aux besoins de ces derniers, entraînant une diminution de leur satisfaction.

Tout dysfonctionnement des services essentiels, tels que les communications ou les solutions logicielles, se traduit très vite par une perte de revenu et souvent par une réputation entachée. L'incapacité de fonctionnement en raison d’une panne des moyens de communications conduit à des retards dans le service aux clients et dans la réponse aux besoins de ces derniers, entraînant immanquablement une diminution de la satisfaction client.

De nombreux DSI ont désormais à charge de privilégier la continuité d’activité et la communication. Pourtant, un récent sondage effectué auprès de 1000 responsables informatiques et publié par Computer Weekly a récemment révélé que 96% des entreprises ne sont pas confiantes dans leur capacité à communiquer lorsqu'elles sont confrontées à une catastrophe. Par ailleurs, 30% ont également indiqué qu'elles n’avaient pas de plans de continuité des communications.

Pourtant, des solutions simples sont disponibles puisqu’avec un système de communications unifiées (UC) basé dans le cloud, une organisation peut considérablement améliorer la continuité d’activité en se basant sur des solutions hors site qui ont été rigoureusement testées pour fournir une disponibilité de 99,999%.

Définition de la continuité d'activité

Le Business Continuity Institute (BCI) définit la continuité d’activité comme « la capacité de l'entreprise à poursuivre la livraison de produits ou de services à des niveaux acceptables prédéfinis après un incident perturbateur. »

Dans la pratique, le terme décrit la création de plans pour fournir des fonctions critiques de l'entreprise, malgré les catastrophes, les incidents d'urgence et d'autres facteurs externes qui, autrement, perturberaient la capacité de l'entreprise à fonctionner.

Obstacles fréquents lors de la poursuite de la continuité d'activité

Fournir des services de communications continus quand, autrement, ils seraient perturbés, exige un plan complet et approfondi qui consiste à examiner toutes les facettes de l'organisation et à identifier les moyens de fournir une fonctionnalité essentielle. C’est un processus continu d'analyse, de conception, de mise en œuvre et de validation.

Les organisations se heurtent souvent à de multiples obstacles dans la poursuite de la parfaite continuité d'activité :

• ·         Mauvaise compréhension de l’organisation.

Ne pas comprendre correctement les besoins en matière de continuité d'une organisation en cas de catastrophe peut entraîner la construction d'un programme de continuité d’activité qui tombe à plat. Il faut résoudre ce problème en travaillant directement à tous les niveaux de la gestion lors de la création du programme et répondre à leurs besoins uniques.

• ·         Ne pas incorporer la continuité d’activité dans la culture de l'entreprise.

La culture d'entreprise dicte où les employés placent leur valeur et leur attention. La création d'outils pour la continuité d’activité doit donc s’intégrer dans cette culture d’entreprise pour être vraiment efficace. Encourager tous les employés à communiquer en utilisant une solution de communications unifiées personnelle dans le cloud permet de créer le réflexe d'utiliser un outil conçu en ayant la continuité d’activité à l'esprit.

• ·         Suivant un modèle plutôt qu'un guide.

Il existe plusieurs méthodes et plusieurs programmes de continuité d’activité efficaces. Beaucoup d'entreprises investissent dans ces programmes afin d’économiser du temps. Certains de ces programmes valent l'investissement, tandis que d'autres aboutissent à la mise en place d'un plan qui échoue quand il est nécessaire. La solution ? Cherchez un guide pour vous aider à élaborer un plan. Trouver un consultant ou un programme qui privilégie l'analyse au lieu de cocher des cases.

Les communications unifiées en tant qu’outil d'intervention d'urgence

Les solutions de téléphonie basées dans le cloud, la prévalence des programmes Bring Your Own Device (BYOD), et les progrès dans le matériel cloud ont tous contribué à l’émergence de la communication unifiée personnelle comme système parfait de réponse d’urgence.

La communication unifiée personnelle fournit une expérience efficace à tous les utilisateurs sur toutes les plateformes et sur tous les systèmes d'exploitation. Elle offre une meilleure communication et collaboration lors des opérations normales. Lorsque des situations d'urgence se produisent et que les solutions traditionnelles sur site échouent, la communication unifiée est maintenue. Puisque les services sont hébergés hors site, ils ne seront pas impactés par la catastrophe.

Lorsque le système est en mode de reprise, les employés peuvent utiliser un dispositif pour communiquer les uns avec les autres. Même si les tours de téléphonie mobile sont supprimées dans toute la région, tout dispositif disposant d’une connexion Internet sera capable de communiquer avec l'ensemble de l'organisation. Les solutions de téléphonie basées sur le cloud permettent aux entreprises de rester opérationnels lorsqu'elles sont confrontées à des tempêtes de neige, des incendies ou des défaillances techniques