Office 2016 vs Office 365, est-ce le moment de migrer dans le cloud ? Office 2016 (licence), pour la stabilité et la sécurité

A l'heure du choix entre Office version en boîte et Office 365, un dirigeant d'une petite structure va rapidement sortir sa calculette. Est-il plus rentable d'acquérir une licence à vie qu'un abonnement mensuel avec engagement annuel ? Office Famille et Petite Entreprise pour un poste de travail revient au prix de 279 euros TTC. En face, Office 365 Business est louée 8,80 euros HT par mois et par utilisateur.

Une version cloud revient donc plus chère qu'une licence "stand alone" dès la troisième année. Sachant que nombre d'entreprises conservent leur suite bureautique six ans et plus, le calcul peut être gagnant. D'autant que les PME ne bénéficient pas du pouvoir de négociation des grands comptes pour s'écarter des prix en catalogue.

Office : une solution plus stable, mais moins riche

En retenant le choix de la licence logicielle définitive, l'entreprise doit toutefois se contenter des applications de base que sont le traitement de texte (Word), le tableur (Excel) et le logiciel de présentation (PowerPoint). Elle fait aussi une croix sur la mobilité. L'installation se fait sur un PC ou un Mac, et ne peut être effectuée comme pour Office 365 sur plusieurs appareils, postes fixes, tablettes et smartphones.

Pas de mise à jour automatique non plus, l'entreprise bénéficie des nouveautés qu'en migrant vers une nouvelle version. Une stabilité qui paradoxalement peut convenir à une entreprise qui verrait d'un œil inquiet le flot permanent d'innovations introduites par le mode SaaS. Dirigeant d'EMS Conseil, Maximilien Chayriguès a recensé 440 évolutions d'Office 365 en un an ! Ce qui suppose des ressources internes pour absorber ces changements et accompagner les utilisateurs.

La question de la maitrise de la localisation des données

Cette perte de maîtrise technique peut, selon Estelle Patte-Mirguet, léser des entreprises dont le système d'information repose sur des développements spécifiques, comme des macros Excel. Elles pourraient en effet perdre ces développements en allant sur le nuage. "Avec une solution 'stand alone', elles restent maître du temps", argue la consultante.

Enfin, se pose la question de la confidentialité et de la localisation des données. Les collectivités locales ont ainsi des contraintes réglementaires en termes d'hébergement. Une grande banque française a, elle, fait le choix de s'appuyer sur ses propres infrastructures. D'autres structures mixent les deux approches avec, par exemple, la coédition de documents en ligne mais la messagerie Exchange sur un serveur interne.