Office 2016 vs Office 365, est-ce le moment de migrer dans le cloud ? Office 365 (abonnement) pour l'évolutivité et le collaboratif

Microsoft ne s'en cache pas. Si la firme de Redmond conserve une version "on-premise" d'Office à son catalogue – ce qui la différencie d'un Google (et de ses Google Apps) – elle donne très nettement la préférence à son offre cloud. Le discours est rôdé. Non seulement, Office 365 inclut Office 2016 mais il permet, en situation de mobilité, de continuer à travailler sur une tablette ou un smartphone. Chaque utilisateur dispose d'un espace de stockage en ligne (1 To sur OneDrive) et de minutes d'appel sur Skype.

Office 365 met la dimension collaborative à l'honneur

Mis à jour régulièrement, Office 365 s'améliore et s'enrichit en permanence avec l'ajout de nouveaux modules (Delve, Planner, Portail Vidéo…). Jouant la carte de la transparence, Microsoft a mis en ligne sa feuille de route et un blog en français commente ces nouveautés. "Un administrateur peut retarder l'activation de ces nouvelles fonctionnalités ou sélectionner des équipes pilotes pour les tester puis servir d'ambassadeurs", précise Alexandre Cipriani, product marketing manager chez Microsoft France.

Office 365 a surtout comme principal intérêt d'introduire de nouvelles méthodes de travail avec une dimension collaborative apportée notamment par la plateforme SharePoint et le réseau social entreprise (RSE) Yammer. Ce qui suppose derrière une conduite du changement pour accompagner les employés. Pour répondre à ce besoin, Microsoft a mis en ligne un Mooc pour les TPE et PME.

Office 365 : un moyen de se mettre au diapason des méthodes de travail digital

Pour Maximilien Chayriguès, une entreprise ne doit pas se tenir longtemps à l'écart des vagues d'innovation. "Son patrimoine intellectuel ne peut rester sur la messagerie et les serveurs partagés. Le partage est un vecteur de productivité", souligne l'expert. En passant par SharePoint, Safran, qui a été accompagné par EMS Conseil, a vu le nombre de ses e-mails internes diminuer de 40%.

L'avantage de l'Opex

Pour convaincre les réticents, Microsoft met l'accent sur la sécurité. Son cloud est conforme aux normes ISO 27001 et ISO 27018, et l'éditeur a consenti de lourds investissements pour son datacenter européen de Dublin. Office 365 intègre aussi un dispositif pour éviter les fuites de données sensibles en interne (data loss prevention).

Côté finance, le système d'abonnement fait passer le coût d'acquisition du mode Capex (dépense d'investissement) au mode Opex (dépense d'exploitation). Ce qui plaira aux directeurs financiers. Ils déploreront toutefois la complexité de la grille tarifaire avec des offres passant de 4,20 euros HT par utilisateur et par mois (Business Essentials) à 34,40 euros HT pour le forfait le plus complet (E5).