Une solution de DAM native cloud, moteur de transformation de l’entreprise

Les plateformes traditionnelles de Digital Asset Management, ou gestion des actifs numériques, ne permettent plus de pleinement profiter des avantages et de l’efficacité du cloud computing.

Les applications cloud sont aujourd’hui très nombreuses en entreprise. De Google Drive à Dropbox en passant par Salesforce ou Adobe Creative Cloud, les collaborateurs en mobilité s’appuient sur le cloud chaque jour. Le problème ? Les plateformes traditionnelles de Digital Asset Management (ou gestion des actifs numériques) qu’ils utilisent pour assurer le bon déroulement des workflows opérationnels et pour gérer les contenus d’entreprise manquent d’intégration cloud, de flexibilité et de la disponibilité nécessaire pour profiter pleinement des avantages et de l’efficacité du cloud computing.

Pourquoi le Digital Asset Management est-il si important ? Regroupant la gestion de tâches, de règles et de contrôles pour une prise de décision intelligente, les solutions DAM modernes permettent des workflows d’entreprise complets qui pourront transformer les processus opérationnels. A travers l’absorption, l’annotation, l’indexation, le stockage, la recherche, l’extraction et la distribution des actifs numériques, le DAM permet d’alimenter les processus qui régissent l’activité de l’entreprise.

Cependant, sans une approche native cloud, les bénéfices du Digital Asset Management peuvent être limités. Un véritable environnement de travail numérique doit permettre aux collaborateurs de l’entreprise d’utiliser du contenu efficacement et en mode collaboratif, où qu’il soit stocké. Cela implique de connecter pleinement les systèmes locaux avec un espace de stockage dématérialisé, des réseaux de diffusion de contenu (CDN), et des services de partage de fichiers dans le cloud comme Google Drive, entre autres. Le succès d’une solution DAM est directement lié à ses capacités d’intégration et d’accès via tous les répertoires de contenu, cloud ou locaux.

Or, bien que la plupart des fournisseurs de solutions de Digital Asset Management décrivent leurs logiciels comme basés sur le cloud, ceux-ci sont en fait hébergés sur le cloud : il s’agit, de fait, d’une version de leur application initiale sur site, remaniée pour fonctionner sur une machine virtuelle. Or, les solutions “seulement” hébergées sur le cloud ne sont pas capables de supporter l’intégration, l’infrastructure, la flexibilité, la disponibilité et la sécurité nécessaires pour vraiment tirer parti du cloud.

A l’inverse, les plateformes cloud native ont été créées pour le cloud. Elles peuvent être rapidement déployées sur des infrastructures cloud comme Amazon Web Services (AWS) ou Microsoft Azure et elles s’intègrent plus intuitivement aux applications basées sur le cloud que les collaborateurs souhaitent utiliser, comme Google Drive ou Dropbox.

Par exemple, une véritable plateforme de Digital Asset Management cloud native fusionne facilement du contenu local et du contenu hébergé sur le cloud au sein d’une même structure. Elle peut utiliser du contenu situé sur le logiciel de partage de fichiers de l’entreprise comme s’il s’agissait de fichiers locaux complètement intégrés au workflow de l’organisation. Les systèmes de Digital Asset Management les plus avancés gèreront ces fichiers tout en y ajoutant des fonctionnalités ECM telles que la recherche en texte intégral, le versioning, la sécurité et l’intégration dans les workflows de l’entreprise, comme s’ils étaient stockés en local. En utilisant des fichiers conservés sur le cloud, les développeurs peuvent construire des logiques applicatives spécifiques ainsi que des workflows opérationnels, tout en laissant la possibilité à un utilisateur d’accéder à ces fichiers, de les partager et de collaborer dessus, en parallèle à d’autres contenus liés.

La recherche avancée représente l’étape logique suivante d’une approche cloud du DAM. En effet, les plateformes sophistiquées de Digital Asset Management qui reposent sur une approche cloud native sont dotées d’une puissante fonctionnalité de recherche intégrée, qui permet d’effectuer une recherche dans différents répertoires de contenus, notamment ceux hébergés sur le cloud. De fait, des workflows complexes peuvent être créés en utilisant la recherche à facettes, la recherche approximative, la recherche de synonymes, la distance géographique et bien d’autres encore, afin de véritablement transformer les opérations commerciales.

Pour finir, une approche cloud native du Digital Asset Management procure aux utilisateurs un bureau digital complètement synchronisé. Les possibles conflits de versions entre des fichiers locaux et ceux d’un répertoire de contenu – notamment hébergés sur le cloud – sont désormais impossibles. En évitant ainsi la perte de nombreuses heures passées à résoudre les conflits de fichiers et, de fait, la frustration des collaborateurs, la productivité s’en trouve fortement améliorée. Ainsi, les projets collaboratifs restent à jour et fonctionnels pour assurer le bon déroulement des opérations.

Partout, le cloud est un moteur de la transformation digitale. Mais la transformation n'intègrera les workflows de l’entreprise de demain que lorsque la technologie de Digital Asset Management sera utilisée à maximum – en tirant vraiment parti du cloud.