Gestion de projets informatiques : les secrets de la réussite La communication : un point de passage obligé pour faire exister un projet
La communication permet de faire exister un projet dans l'entreprise
Ne pas communiquer sur un projet peut engendrer des complications importantes une fois sa mise en œuvre amorcée. "Il ne suffit pas de dire qu'un projet existe au moment de son lancement", commente Laurent Dherbecourt, directeur associé Stratégies et Gouvernance des systèmes d'information chez Orga Consultants. "Il est important en effet d'informer les responsables métiers, et les futurs utilisateurs, à chaque grande étape."
La communication est notamment importante dans le cas d'un chantier avec un certain effet tunnel. "Si pendant un mois il ne se passe rien en termes d'information, il se peut que le département pour lequel le projet a été initié imagine que le déploiement a tout simplement été arrêté pour une raison ou une autre", poursuit Laurent Dherbecourt. S'en suit généralement une baisse de confiance de la part des métiers, qui se sentent oubliés, ainsi qu'un sentiment de déception.
Dans certains cas, la situation peut aboutir à des situations assez paradoxales. "Parfois, les directions métiers décident de lancer des projets concurrents, en partant d'une analyse de besoins un peu différente, et en se faisant épauler par un prestataire par exemple", confie Laurent Dherbecourt. Etant lancé au plus proche des utilisateurs finaux, le second déploiement aboutit parfois avant le premier. "Mais, en général, les différents responsables finissent par se rendre compte de ce doublon, ce qui peut conduire à une crise politique entre directions."
Le portefeuille de projets au centre de la démarche de communication
Une cellule chargée de gérer les priorités
La clé pour éviter de voir un projet passer de la sorte aux oubliettes réside dans la mise en place d'un portefeuille de projets, et d'une structure en charge de sa gestion avec un minimum de communication entre ses membres. Il est recommandé que cette cellule de décideurs métiers / IT se regroupe régulièrement. Son objectif : statuer sur les nouveaux projets, gérer leur priorité, et revoir éventuellement la feuille de route des chantiers en cours afin de prendre en compte des déploiements plus urgents.
Garant de la qualité du dialogue entre la DSI et les métiers, cette cellule rejoint également à un plus haut niveau l'enjeu de la gouvernance du système d'information, et de son alignement sur les besoins vitaux et la stratégie de l'entreprise. "La question de la mise en place d'une telle structure au sein d'un grand groupe international demeure complexe. Elle nécessite d'abord de se mettre d'accord entre les pays sur des indicateurs standardisés de gestion projets, en termes de délais, de suivi de budget... Sans quoi cette équipe ne pourra faire son travail de priorisassion", analyse Laurent Dherbecourt.