Mettre fin à l'ère du chaos des données dans les entreprises
Aujourd'hui, plus de 90 % des données d'entreprise, soit environ 35 zettaoctets, sont non structurées. D'ici 2020, il y en aura suffisamment pour remplir 8 000 milliards de DVD chaque année.
Depuis plusieurs années on entend parler d’initiatives de gestion de l'information mais pour la plupart des organisations le big data reste juste une masse de données et engendre un véritable chaos de l'information. Selon Pricewaterhouse Coopers et Iron Mountain, 43% des sociétés tirent peu d’avantages concrets de leurs informations, tandis que 23% n’en tirent pas le moindre avantage. Les organisations incapables de capturer les informations de manière efficace à partir de documents papier et de les intégrer dans des flux de production numériques font face à une complexité dans leurs traitements, et ainsi à une perte d’opportunités. Beaucoup d'entreprises ne savent pas par où commencer pour mettre fin à ce chaos des données mais il est essentiel pour leur productivité et leur compétitivité de trouver une solution à ce problème.
Partant de ce constat, il existe cinq domaines stratégiques dans lesquels la transformation numérique peut être la clé pour les grandes entreprises comme pour les PME :
1) Gestion du courrier et de la correspondance
Une dépendance excessive au papier et la nécessité de saisir les données manuellement ont été historiquement les principaux défis que les entreprises ont rencontrés lors de la gestion de leur correspondance. Tout cela représente une perte nette de productivité qui pourrait être évitée par la mise en place de scanners puissants et des solutions de capture de documents.
2) Les processus d’incorporation et de fidélisation des clients
La transformation digitale des entreprises apporte sans aucun doute une meilleure fiabilité des données et une fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité. Et, il est certain que la disparition de la gestion des données traditionnelle se traduira, à l’avenir, par une recrudescence de l’innovation, une augmentation de la croissance, un gain d’efficacité des travailleurs et un meilleur service aux clients.
3) Gestion des paiements
De nombreuses entreprises basent encore leurs processus de paiement et de transactions sur des documents papier. Cela fait perdre beaucoup de temps si l’on compte les factures avec les bons de commande, les dépôts et les autorisations de recherche.
4) Le traitement des formulaires
Travailler avec des formulaires papier prend beaucoup de temps et amène à commettre de nombreuses erreurs. Les nouvelles technologies permettent de numériser rapidement tous ces formulaires, les archiver automatiquement et convertir tous les types de fichiers (factures de réclamations et documents commerciaux) en des images de haute qualité. Certaines technologies permettent même :
- Le traitement intelligent des exceptions qui garantit une validation immédiate des formulaires afin que toutes les informations manquantes à une transaction soient identifiées et renseignées.
- La lecture intelligente de code-barres qui produit les résultats d’extraction de données les plus précis et élimine la complexité du processus de configuration.
- La sélection intelligente de tâches qui utilise les feuilles de séparation avec code patch spécifique pour automatiser la commutation entre les tâches et les profils. Ceci améliore la productivité en minimisant les temps d’arrêt entre les tâches.
5) Gestion des fichiers
La gestion des fichiers numériques offre de nombreux avantages par rapport aux solutions papier. Parmi ces avantages on compte la possibilité de synchroniser des informations en réduisant les risques d'erreur, faciliter la conformité réglementaire et fournir un accès rapide aux documents commerciaux critiques, à condition d’utiliser des scanners et logiciels qui éliminent la complexité de la capture des informations.
La transformation digitale des entreprises apporte sans aucun doute une meilleure fiabilité des données et une fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité. Et, il est certain que la disparition de la gestion des données traditionnelle se traduira, à l’avenir, par une recrudescence de l’innovation, une augmentation de la croissance, un gain d’efficacité des travailleurs et un meilleur service aux clients.