N’attendez pas le printemps pour faire le ménage dans vos données !

La densité des données créées varie en fonction de nos habitudes et des saisons : plus d'un tiers des vidéos sont créées au cours de l'été et la moitié des feuilles de calcul entre septembre et novembre.

La plupart des individus ne réalisent pas que la quantité d'information que nous créons au quotidien change en fonction de nos habitudes et des saisons. Si on en croit l’étude Data Genomics, plus d'un tiers des vidéos sont créées au cours de l’été alors que neuf fichiers texte sur dix (91%) et près de la moitié (48%) de toutes les feuilles de calcul le sont entre septembre et novembre. Les courtes journées d'hiver sont quant à elles de plus en plus souvent consacrées à la sauvegarde des données augmentant même de 756% durant cette période ! 

Ce n'est un secret pour personne : nos smartphones nous accompagnent partout où nous allons. Un récent sondage réalisé par l’agence Qapa en 2018 confirme que 42% des salariés français continuent de consulter leurs e-mails professionnels pendant leurs vacances. Notre volonté de rester connecté à tout moment signifie que non seulement les appareils personnels sont de plus en plus utilisés dans le cadre professionnel, mais aussi que les appareils appartenant à l'entreprise sont régulièrement utilisés pour stocker les données personnelles des employés, telles que les photos et les vidéos de vacances par exemple.

En théorie, les données doivent être conservées de manière sécurisée au sein de chaque entreprise, avec des structures et des spécifications claires et des droits d'accès limités. Elles doivent être automatiquement numérisées, étiquetées et stockées afin d’être rapidement et facilement identifiables et accessibles par les employés qui en ont besoin.

Mais ces dernières sont souvent éparpillées dans toute l’entreprise sur plusieurs plateformes, l'opérateur du système ne sachant pas à quoi elles correspondent, à qui elles appartiennent et si l'entreprise en a réellement besoin. C'est ce qu'on appelle les données non structurées, qui représentent en moyenne 16% des données de l'entreprise. 

Autre fait inquiétant, la quantité de données non identifiables ne montre aucun signe de ralentissement : ainsi, le nombre de fichiers inconnus détenus par les entreprises a augmenté de plus de 50% entre 2016 et 2017. On constate également que 42% de l'ensemble des environnements de données des entreprises sont soit périmés (autrement dit, qu’ils n'ont pas été modifiés au cours des trois dernières années) ou anciens (inchangés au cours des sept dernières années). 

À une époque où les individus et les entreprises créent plus de données que jamais, une stratégie de sauvegarde permanente se révèle inefficace : les fichiers compressés ne sont pas à même de compenser l'explosion du volume et la densité des données créées. De plus, investir dans du stockage supplémentaire peut s'avérer coûteux et tout sauf stratégique. De plus, les frontières entre dispositifs personnels et professionnels étant de plus en plus floues et les réglementations relatives aux données personnelles plus strictes, les entreprises font rapidement partie intégrante du problème.

Voici 3 conseils clés pour aider les entreprises à mieux protéger, gérer et promouvoir l'hygiène de leurs données cet hiver : 

Pour relever le défi croissant des données non structurées, les services informatiques doivent mettre en place les bons outils pour gérer ces volumes croissants de données connues et inconnues, tout en soutenant l'innovation et en atténuant les risques qui y sont associés. La transformation numérique se définit par la valeur de l'information – il faut pouvoir la maximiser, la protéger, l'exploiter à la demande et même l'identifier.

Pour garder une longueur d'avance, les entreprises doivent comprendre à quel point une solide stratégie de transformation numérique est vitale pour atteindre leurs objectifs business et mettre en place des outils de gestion des données adéquats. Des solutions de classification des données peuvent numériser et étiqueter les données de manière granulaire, intelligente et automatisée pour les aider à y accéder rapidement et pour pouvoir les analyser. 

Les solutions d'archivage modernes peuvent aussi aider les entreprises à gérer de grandes quantités d'informations, en garantissant que les données sensibles sont classées, récupérées et protégées, tandis que les informations moins sensibles sont automatiquement supprimées ou migrées, selon les besoins.

2. Revoir les processus en place

Gérer efficacement les données et se conformer à la réglementation n'est pas seulement une question de technologie, il s'agit aussi de s'assurer que chaque processus d'affaires dispose de contrôles appropriés pour gérer et protéger les données conformément à la réglementation et aux besoins opérationnels. 

Des processus efficaces devraient être en place pour sauvegarder régulièrement et fréquemment les données essentielles. Il est également important d'isoler les sauvegardes : en cas d'attaque par rançongiciel, la technologie utilisée pour stocker les données de sauvegarde ne doit pas faire partie du réseau de l’entreprise. Les entreprises peuvent aussi tenir compte de la règle 3-2-1 : conserver au moins trois copies des données, sur au moins deux appareils, dont au moins une copie hors site.

Il est également essentiel de s'assurer que le processus de récupération fonctionne. Les exercices d'évacuation en cas d’urgence permettent aux employés de récupérer les données au moment où ils en ont besoin. Il peut s'agir de vérifier qu'un site secondaire sera mis en service si le site principal tombe en panne, ou tout simplement de récupérer un fichier arbitraire sur un PC et de vérifier qu'il est identique à l'original.

3. À l’échelle des collaborateurs 

Au-delà de la technologie et des processus, l'instauration d'une culture de conformité et de responsabilité numériques chez les employés s'avère être le moteur ultime du changement à long terme. L’étude Data Genomics citée plus haut révèle aussi qu'une majorité écrasante (91%) des entreprises admettent manquer d’une culture de gouvernance des données. 

Les entreprises devraient envisager de mettre en place de nouvelles politiques, notamment en matière de formation, de récompenses et de contrats, afin de responsabiliser les collaborateurs en matière de gestion et de protection des données et de les sensibiliser sur leur rôle à jouer. 

Lorsqu'il s'agit de gérer leur bien numérique le plus important, les entreprises ne peuvent pas se permettre d'attendre le printemps. Face à une explosion de données qui ne font que croître, la seule manière de s'organiser et d’entrer en conformité et de revoir régulièrement les technologies, les processus et de les actualiser. Les entreprises qui encouragent une bonne hygiène des données seront en meilleure position pour exploiter la puissance de ces dernières afin d'améliorer leur visibilité, sans avoir à trier des copies sans fin de données personnelles des employés.