Zoho, le test du challenger de G Suite et Office 365 par le JDN

Zoho, le test du challenger de G Suite et Office 365 par le JDN La digital workplace de Zoho affiche une grande richesse fonctionnelle qui soutient la comparaison avec les suites de Microsoft et Google. Elle introduit aussi des fonctionnalités originales. Prise en main.

Le marché des suites collaboratives ne se limite pas à G Suite de Google et Office 365 de Microsoft. Avec plus de quarante applications à son compteur, Zoho rivalise sans complexe avec les deux ténors en termes de couverture fonctionnelle comme le souligne le cabinet Spectrum dans la dernière édition de son benchmark. L'éditeur en mode SaaS n'a rien d'un nouveau venu. Fondé en Inde en 1996 et aujourd'hui basé à Pleasanton en Californie, il revendique plus de 45 millions d'utilisateurs à travers le monde et compte comme clients français Renault, L'Oréal ou Sodexo.

L'Europe fait encore de la résistance face à la percée de cette digital workplace bon marché (Zoho Workplace est proposée à partir de 3 euros par utilisateur et par mois). La donne pourrait changer en France puisque Zoho y a ouvert un bureau début mars, en liaison avec le siège européen basé à Utrecht, aux Pays-Bas. Alors que les fuites de données se multiplient, Zoho joue la carte du respect de la vie privée, précisant qu'aucune de ses activités n'est fondée sur un modèle de revenus publicitaires, y compris pour ses produits gratuits.

Un clone de Slack

A première vue, Zoho Workplace ressemble davantage à G Suite (c'est flagrant pour son tableur Zoho Sheet) qu'à Office 365. Il n'est pas possible d'installer la suite sous forme de logiciels installés en local comme le fait Microsoft même si la suite propose un mode déconnecté et une synchronisation des fichiers via Zoho Docs Sync. Avant tout, Zoho est pensé pour la coédition de contenus 100% en ligne et en temps réel.

Zoho Workplace présente avant tout l'avantage d'allier intelligemment la bureautique traditionnelle (traitement de texte, tableur, outil de présentation...) au collaboratif en fusionnant les deux mondes. Une expérience utilisateur unifiée qui se différencie d'un Office 365 qui, de son côté, a du mal à faire parler le tandem Yammer (réseau social d'entreprise) et Teams (messagerie collaborative) au reste de ses applications.

La suite de Zoho comprend elle-aussi un réseau social d'entreprise, bizarrement qualifié d'intranet (Connect), une messagerie collaborative (Cliq) et un module de messagerie instantanée. Cliq reste, par exemple, affiché sous forme de bandeau en bas d'écran d'un grand nombre de modules comme la boîte mail (Zoho Mail). Ce qui réduit le nombre de messages redondants.

A l'instar d'Office 365 avec Teams, Zoho intègre une messagerie collaborative avec Cliq. © JDN / Capture

Si on commence par le traitement de texte, Zoho Writer propose un environnement complet de révision, d'annotation, de fusion de fichiers et de publication en ligne (sur WordPress ou Blogger). Pour la validation finale d'un document, il est possible de créer un formulaire de workflow avec différents champs comme l'horodatage, des cases à cocher ou la publication d'une signature.

Pour le recueil des signatures, Zoho Sign suggère des signatures manuscrites à partir du patronyme de l'utilisateur tout à fait crédibles. Il est bien sûr possible d'importer sa propre signature. Côté administrateur, le recueil des signatures se fait en respectant un ordre spécifique des signataires ou simultanément à tout le groupe. Il suit ensuite la progression de la collecte, en visualisant qui a signé et qui ne l'a pas encore fait, et peut poser des rappels.

Plus anecdotique, Zoho Writer propose un mode anti-distraction, désactivant les notifications. Mais également un mode "focus" qui surligne le paragraphe en cours de rédaction et assombrit les autres parties du document. Pour les nostalgiques des Underwood ou des Remington, il est possible d'activer le son d'une machine à écrire pour rythmer votre frappe.

Un assistant intelligent

La dernière version de la suite Zoho Office, sortie en février dernier, intègre une assistante virtuelle, baptisée Zia. Bien au-delà de la simple vérification orthographique, cette intelligence artificielle va détecter les erreurs de grammaire contextuelles, évaluer la lisibilité d'un document, suggérer de nouvelles tournures de style (en évitant par exemple les formes passives) afin de gagner en fluidité rédactionnelle. Malheureusement, seul l'anglais est pour l'instant pris en charge. Le français est en cours de développement précise l'éditeur.

La dernière version de Zoho Office intègre une assistante virtuelle, baptisée Zia, qui détecte les erreurs de grammaire contextuelles, évalue la lisibilité d'un document, et va jusqu’à suggérer de nouvelles tournures de style. © JDN / Capture

Zoho Sheet, le tableur de Zoho, est assez bluffant. En fonction des données chiffrées saisies, il suffit de sélectionner les colonnes correspondantes pour que l'agent affiche le diagramme ou le tableau dynamique le plus pertinent. Pour ce test, nous avons utilisé un fichier open data, de la ville d'Issy-les-Moulineaux, recensant les parkings de la municipalité et des communautés environnantes avec leur géolocalisation, le nom du gestionnaire ou le type de parking. En cliquant sur cette dernière entrée, on obtient un camembert permettant de visualiser la ventilation des parkings aériens, souterrains, ou par horodateur.

De la data visualisation

Zoho Sheet comprend aussi des fonctions de nettoyage des données. L'outil détecte les erreurs potentielles (incohérences, doublons) et propose de les corriger. Le tableur prend en charge plus de 350 fonctions, du simple calcul à la formule matricielle complexe. Il dispose de son propre langage de script, Deluge, pour créer des fonctions personnalisées. Enfin, Zoho Sheet comprend 82 intégrations possibles via Zapier. Ainsi, il s'interface par exemple avec Airtable, Mailchimp, Slack ou Trello.

Zoho Sheet crée des graphiques à la volée, dans le format qu'il considère le plus pertinent, en fonction des données sélectionnées. © JDN / Capture

Quant à Zoho Show, il s'agit d'un logiciel de présentation assez classique qui remplit son office avec l'intégration de tableaux, de graphiques, de vidéos. Ses contenus peuvent ensuite être projetés sur les terminaux compatibles Apple TV et Android, en transformant le smartphone en télécommande.

Plus original, ShowTime propose de créer des formations en ligne et les diffuser dans une salle de classe virtuelle. Un module de paiement permet de monétiser les sessions d'apprentissage tandis que l'intégration à Zoho CRM donne la possibilité de lancer des formations à destination de ses prospects. Une fonctionnalité a priori redondante à Zoho Meetings qui propose d'initier des webinaires. Comme son nom l'indique, Meetings sert avant tout à organiser des réunions durant lesquelles les participants interagissent en audio et vidéo conférence et via un écran partagé.

Un réseau social d'entreprise

Zoho Meetings est également redondant avec Connect qui permet lui-aussi de lancer des réunions ouvertes. Mais ce réseau social d'entreprise remplit bien d'autres missions. A partir de groupes fermés ou externes, l'administrateur peut y organiser des tâches sous forme de tableaux Kanban ou y planifier des événements. En fonction des besoins, les échanges sont gérés de façon synchrone (instantanée) ou asynchrone (vie des forums).

Le réseau social d’entreprise Connect permet d’organiser des tâches sous forme de tableaux Kanban ou de planifier des événements. © JDN / Capture

Cliq complète l'édifice d'un environnement de team messaging. Comme les autres clones de Slack, ce chatops permet de converser en live entre membres d'une même équipe à travers différents canaux thématiques, d'échanger des fichiers ou de lancer des sessions d'audio ou vidéo conférences. Cliq est équipé d'un bot maison, baptisé Taz. Disponible uniquement en anglais, il sert de bloc-notes et de centre de notifications. Cliq offre toutefois la possibilité de créer son propre bot. Quant au nombre d'extensions disponibles sur la place de marché, il est dérisoire par rapport aux possibilités d'intégrations proposées par Slack (plus de 1 500 au dernier pointage).

Dernier-né de la Zoho Office Suite, Zoho Notebook interroge sur sa finalité. Cet outil gratuit de prise de notes permet de rassembler des listes, des photos et des fichiers. A l'usage, on a cependant du mal à savoir par où commencer faute d'exemples ou de tutoriel. Impossible de faire le poids par rapport à la richesse fonctionnel d' OneNote de Microsoft et d'Evernote.

De manière générale, l'expérience utilisateur de Zoho est altérée pas quelques irritants. Le copier-coller n'est possible que par les raccourcis clavier et non via la souris. Le nombre de formats de fichier pris en charge est restreint et la taille des document limitée. L'outil de traitement de texte Writer n'importe pas de PDF et les fichiers joints aux mails ne peuvent excéder 25 Mo Pour aller au-delà (et atteindre 200 Mo), il faudra passer à l'abonnement supérieur. Enfin, l'interface n'est pas toujours en français et les guides d'utilisateurs sont généralement en anglais.

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