Comparatif du digital workplace monitoring : CleverControl à la pointe
Loin des yeux, loin du cœur… La généralisation du télétravail induite par la crise sanitaire a incité les entreprises à exercer un contrôle accru de l'activité de leurs employés. Selon une étude de la plateforme GetApp, 45% des salariés français travaillent dans une entreprise qui utilise des outils de surveillance numérique et 20% affirment que cela a débuté avec la crise. Cette tendance n'est pas le seul fait des grands comptes. Selon un récent sondage de l'éditeur Beebole, 11% des dirigeants de PME françaises auraient, dans un contexte de télétravail renforcé, mis en place un outil de surveillance. Et ce, avec pour objectif premier de s'assurer que leurs salariés travaillent réellement (50%), et en second lieu, pour mesurer leur productivité (38%). Au niveau mondial, un autre rapport confirme la tendance. D'après le site Top10VPN, les ventes de logiciels de surveillance des employés ont augmenté de 56% depuis le début de la pandémie. Hubstaff, Teramind, Desk Time et Kickidler ont notamment connu des croissances de plus de 100% sur 2020.
| Time Doctor | CleverControl | Teramind | Monitask | Time IQ | M365 Manager Plus |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
| Suivi du temps de travail | X | X | X | X | X | X |
| Captures d'écran | X | X | X | X | ||
| Contrôle des sites et apps | X | X | X | |||
| Contrôle des frappes au clavier | X | X | X | |||
| Accès à la webcam | X | |||||
| Accès au micro | X | X | ||||
| Clients | Ericsson, BBB, Boost Media, Habitium… | NC | NC | Carrier, Fima, Legal Nodes, Mack Defense… | NBC, Harley-Davidson, Fender, Variety… | NC |
| Prix | A partir de 7 dollars par utilisateur et par mois | A partir de 4,70 dollars par terminal et par mois | A partir de 10 euros par utilisateur et par mois | A partir de 6 dollars par utilisateur et par mois | A partir de 5 dollars par utilisateur et par mois | A partir de 345 dollars pour un abonnement. |
Plus ou moins intrusifs, ces logiciels de supervision se proposent de contrôler les heures de travail mais aussi d'apporter les preuves de ce travail. Captures d'écran aléatoires, enregistrement de la frappes du clavier (keylogger), accès à la webcam et au micro, contrôle du bureau à distance, historique des sites et médias sociaux visités… Ces outils dits de digital workplace monitoring peuvent potentiellement capter tout ce que fait un employé sur son ordinateur ou son smartphone.
Géolocaliser par GPS les salariés et alerter leurs employeurs s'ils quittent une zone d'activité préalablement délimitée
Hubstaff va jusqu'à géolocaliser par GPS les salariés et alerter leurs employeurs s'ils quittent une zone d'activité préalablement délimitée (geofencing). Sur son site, CleverControl affiche, lui, la couleur. Sa solution se propose d'enquêter sur les actions illégales des employés, de prévenir les fuites d'information, d'augmenter la productivité, de "détecter les fainéants et de maintenir la discipline sur le lieu de travail". Rien que ça.
En France, le recours à de tels outils est très encadré. La Cnil rappelle que les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant la mise en œuvre d'un tel dispositif. Par ailleurs, les mesures de suivi doivent être proportionnées au but recherché et respecter la vie privée des salariés. Pour la Commission, les keyloggers constituent un mode de surveillance illicite "sauf circonstance exceptionnelle liée à un fort impératif de sécurité."
De même, la Cnil juge que "quelle que soit la finalité poursuivie, une capture d'écran est susceptible de n'être ni pertinente ni proportionnée puisqu'il s'agit d'une image figée d'une action isolée de l'employé, qui ne reflète pas fidèlement son travail." Selon l'article 226-1 du Code pénal, les contrevenants s'exposent à un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende. Enfin, rappelons que ces solutions sont toutes commercialisées par des éditeurs américains donc soumis au Cloud Act.
CleverControl, la surveillance totale
Avec CleverControl, on passe un cran plus loin dans la surveillance généralisée des employés. Au-delà du suivi du temps de travail et des périodes d'inactivité, cet éditeur fondé en 2009 en Floride propose d'enregistrer, en option, les frappes sur le clavier ou d'accéder à la webcam ou au microphone de l'employé.
CleverControl contrôle l'usage du web, des moteurs de recherche, des médias sociaux et d'autres messageries instantanées et se propose de filtrer certains sites. Ce suivi s'exerce jusqu'aux lecteurs amovibles (USB, HDD, SD) et aux espaces de stockage en ligne (Dropbox, Google Drive). La solution émet y compris des alertes en cas de mots "indésirables".
Teramind pour prévenir les fuites d'information
Le champ d'action de Teramind, également localisé en Floride, est plus large. Lancée en 2014, sa solution permet la surveillance des sites web, des applications ou des médias sociaux mais également des webconférences, des fichiers transférés, du contenu du presse-papier et même des impressions. Elle enregistre les frappes sur le clavier ainsi que les flux sonores des haut-parleurs et du microphone (au format AVI).
Plus généralement, Teamind se présente comme un outil de prévention des fuites d'information (data loss prevention ou DLP) grâce à une analyse "intelligente" du comportement des utilisateurs. Il classe les informations sensibles et empêche, selon les règles établies par l'entreprise, des actions comme copier-coller certains textes ou visuels. Proposée en mode SaaS ou on-premise, la solution aiderait les organisations à se mettre en conformité au RGPD, au PCI DSS ou à ISO 27001.
Monitask, un outil orienté productivité
Créé en 2016, cet éditeur basé à Portland (Oregon) joue la carte de la productivité. Sa solution de surveillance des employés servirait avant tout à mieux encadrer le temps de travail et la gestion de projet. A l'aide de feuilles de temps générées automatiquement et de captures d'écran, un dirigeant d'entreprise peut analyser le temps passé par ses employés sur les différentes tâches de la journée.
Des statistiques qui doivent permettre aux équipes de gagner en efficacité et en productivité. Un chef de projet peut, lui, suivre, preuves à l'appui, l'état d'avancement d'un projet. Il ne s'agirait donc pas, selon Monitask, "d'espionnage" mais "juste de transparence". Pour preuve, les employés doivent télécharger le logiciel de suivi qui ne peut s'exécuter sans leur permission. L'intégration à des applications tierces se fait via Zapier.
Time IQ, le maître du temps
Basé à Madison dans le Wisconsin, Time IQ se positionne avant tout comme un gestionnaire du temps de travail. Time IQ permet de définir les horaires de travail puis de s'assurer qu'ils ont bien été respectés via un rapport d'activité en temps réel. Un gestionnaire peut ainsi voir d'un coup d'œil quel employé est en ligne ou en retard sur son planning de la journée. "Des rappels automatiques et ciblés par e-mail vous aideront à maintenir l'engagement de votre équipe", avance l'éditeur.
Time IQ se veut aussi un outil d'aide au management pour gérer les clients, les projets et les personnes affectées. La solution se propose également de générer automatiquement les feuilles de temps et la facturation associée. Il est possible d'exporter les données vers Excel ou QuickBooks. Comme pour Monitask, l'intégration à des applications tierces passe par Zapier.
M365 Manager Plus, Microsoft se démarque
M365 Manager Plus se différencie très nettement des autres solutions de cette sélection. Avec cet outil, Microsoft a voulu réunir toutes les fonctions de suivi et d'administration des modules de sa suite Office 365. Depuis cette console unique, un administrateur pilote les modules Exchange Online, Skype Entreprise, OneDrive Entreprise ou Microsoft Teams. M365 Manager Plus permet de superviser en temps réel l'état et les performances de ces services, avec la mise en place d'alertes mais aussi de gérer des groupes de boîtes aux lettres ou de contacts. En termes de suivi de l'activité, il garde une trace des connexions et des accès des utilisateurs et en déduit donc les durées des sessions.
A partir de l'analyse statistique du comportement des utilisateurs, une entreprise peut gérer au mieux le nombre de ses licences ou de ses abonnements. Ces données font l'objet de rapports personnalisés et peuvent être exportés aux formats CSV, PDF, XLS et HTML. Par ailleurs, en décembre 2020, Microsoft a amandé son score de productivité qui permettait de suivre les performances individuelles d'un employé, pour retenir un indicateur global à une organisation.