Les DSI face à la maîtrise des coûts La comptabilité analytique : une nécessité pour maitriser les coûts
Dans les grandes entreprises, il est souvent assez difficile pour la direction générale d'avoir une vision précise du niveau des dépenses allouées au système d'information. "Les coûts liés au SI sont censés être maitrisés par la Direction des systèmes d'information. Mais certains projets sont souvent pris en charge directement par les départements métier. C'est cette partie qui échappe au DSI et qui, la plupart du temps ne fait l'objet d'aucune traçabilité", explique Claude Salzman, administrateur de l'Association Française de l'Audit et du Conseil Informatique (AFAI).
Les départements et entités métier ne sont en effet pas toujours tenus de notifier leurs dépenses informatiques dans leurs résultats. Ces coûts passant le plus souvent dans leurs dépenses de fonctionnement. "On estime que ces coûts qui ne sont pas maitrisés par la DSI représentent en moyenne 50% des dépenses IT d'une entreprise", poursuit Claude Salzman. Ce marché sous-terrain s'élèverait à plusieurs milliards d'euros en France.
Face à cette situation, une solution pour les directions générales serait à aller chercher dans des démarches d'audit interne ou externe. Autre voie : décider que toutes les dépenses informatiques et télécoms passent par la DSI, et mettre en œuvre les contrôles pour garantir l'application de cette procédure.
Du côté des DSI, il est recommandé de mettre en place une comptabilité analytique : un outil permettant de cerner précisément les coûts unitaires. Pourtant, ce type de démarche se limite encore souvent aux grands groupes, du niveau CAC 40 ou SBF 120, disposant d'une logique de centre de profit avec des processus de refacturation interne.
Aux côtés du ROI, la comptabilité analytique représente l'un des outils clés du DSI pour dialoguer avec la direction générale. Elle lui permet en effet de répondre à certaines questions financières centrales : combien coûte la production d'un bulletin de paie ou d'une écriture comptable par exemple. Bref, la comptabilité analytique permet de cerner précisément l'affectation des ressources financières de la DSI.
"En général, les coûts relatifs à l'informatique de gestion sont relativement simple à cerner. C'est moins le cas des dépenses bureautiques, tel le coût d'un poste de travail ou d'un mail", déplore-t-on à l'AFAI. Les coûts de l'informatique technique seraient encore plus difficiles à intégrer à une comptabilité analytique, dans le domaine de la CAO par exemple. Historiquement, ces systèmes sont en effet le plus souvent gérés directement par les utilisateurs.
L'arrivée des solutions en mode hébergé contribue encore à réduire la marge de manœuvre de la DSI, et le contrôle qu'elle peut avoir sur les projets et donc les coûts. Ce modèle facilite en effet la mise en œuvre de projet à l'initiative des métiers, notamment dans le domaine de l'informatique de gestion, et ce sans forcément avoir à passer par le département informatique.