La Saga du BPM : modélisation, analyse & optimisation (4eme partie)
Le BPM est un terme qui est mis à toutes les sauces. Qu'en est-il ? Quels sont ses outils ? Pourquoi ? Quatrième volet d’une série de huit articles sur la gestion des processus métier
Les étapes de formalisations des processus
Les étapes du formalisme sont représentées sous forme d'un cycle itératif.
Nous avons des étapes importantes que sont :
· La cartographie : qui permettra de dresser la liste exhaustive des processus métiers de l'entreprise pour identifier les processus "cœur de métier" et les processus "support",
· La modélisation : une des étapes les plus importantes avec la documentation, cette étape permet de comprendre et d'analyser le fonctionnement du processus, de le modifier pour améliorer son fonctionnement, de tester sa performance en simulation et de fournir un modèle du processus au projet d'implémentation,
· La documentation qui comprend le modèle du processus, sa fiche d'identité et son descriptif détaillé,
· L'analyse est l'étape permettant de comprendre le fonctionnement du processus, mais également d'identifier ses défauts,
· L'optimisation permet d'améliorer le processus en prenant en compte les risques d'impacts au niveau de l'organisation, de l'informatique, du système d'information et au niveau financier. Il ne faut pas négliger l'impact humain et, si besoin, mettre en place une conduite du changement,
· L'implémentation des processus doit permettre le déploiement ultérieur des processus de manière industrialisée et dépendante de l'outil de BPMS.
Il faut intégrer la gestion de version des processus pour garantir que tous les acteurs qui œuvrent à leur amélioration travaillent bien sur les bons modèles et documents.
Cette formalisation des processus peut s'inscrire dans le cadre d'une démarche de certification à une norme qualité comme l'ISO par exemple. Elle offre également la possibilité à d'autres d'en comprendre le fonctionnement. Elle structure la connaissance des processus pour mieux répondre aux départs et arrivées de collaborateurs. Pour permettre de mieux capitaliser le savoir sur les processus, il est probablement judicieux de mettre en place un référentiel des processus.
Il permet d'avoir toutes les informations sur les processus de l'entreprise. Il peut comporter les éléments suivants :
· Des processus standardisés,
· Des modèles de processus,
· Des indicateurs de performance,
· Des bonnes pratiques,
· Un dictionnaire de termes,
· Des indicateurs de coûts,
· Des benchmarks,
· Des supports de formations,
· Des cas pratiques,
· Des références documentaires.
Pour gérer ce référentiel, les entreprises peuvent utiliser des outils spécialisés au risque qu'ils soient restrictifs en termes de possibilité de stockage et surtout de manière de répertorier les informations collectées. D'autres entreprises mettent en place un serveur de partage de la connaissance (serveur de knowledge) permettant d'indexer et de rechercher tout type de document.
Elles permettent d'influencer une décision basée sur des critères bien définis. Le principal objectif de la règle métier est de séparer la logique métier de la logique de l'enchaînement des activités du processus et d'apporter une meilleure évolutivité des processus.