Dématérialisation : les questions que vous devez vous poser
Quels sont les processus prioritaires à dématérialiser, et pourquoi ? Il faut toujours identifier pour chaque type de document quelle est sa complexité de traitement et le volume traité. Car il sera toujours préférable de cumuler ces deux facteurs, complexité et volume, afin de maximiser le ROI.
Un projet de dématérialisation n’est jamais considéré comme un simple
passage du support papier au support électronique. On parle principalement de
dématérialisation des processus et de l’ensemble de la chaîne documentaire, de
la production du document, à son archivage, en passant par sa validation, sa
signature, etc.
Il est alors aisé de comprendre que plus un processus papier
sera complexe et chronophage plus sa dématérialisation et son automatisation
auront un sens à la fois en terme de rentabilité mais aussi de productivité.
Il n’y
a donc pas de processus prioritaires à proprement dit. Chaque entreprise, a ses
propres procédures, ses propres contraintes, son propre marché, etc. Enfin, il
est important de noter que l’on regarde trop souvent un projet de
dématérialisation sous le seul angle de la réduction des coûts. Il faut
aujourd’hui élargir son champ de vision sur des solutions permettant également
de développer ses ventes et ses marges.
Ces projets connaissent aujourd’hui un
véritable essor, nous en voulons pour preuve le succès grandissant des offres
de contractualisation en ligne permettant une nette augmentation du taux
de transformation grâce à la simultanéité entre l’opération de vente
et sa conclusion. Au delà de l'amélioration des performances commerciales, elles
permettent également la création d'un nouveau réseau de distribution.
Comment concevoir un
projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise ?
Un
projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise est rare et
fortement déconseillé. En effet, il est impératif de tenir compte de la
résistance aux changements des utilisateurs. On privilégiera donc toujours de
mener un projet par type de documents, ce qui en règle générale ne concerne que
très rarement tout l’effectif de l’entreprise. Comme évoqué précédemment, il
faudra prioriser en fonction de la complexité de traitement et des gains
attendus les différents processus. Un projet global se fera donc
processus par processus avec des actions d’information, de sensibilisation et
de formation de chaque groupe d’utilisateurs.
Comment gérer de front
dématérialisation à valeur probante et dématérialisation simple ?
Il est
nécessaire de travailler comme des aiguilleurs du ciel mais à la
différence que les avions sont remplacés par des documents. Ainsi, les
différents flux traités emprunteront automatiquement la bonne ligne en fonction
des couches de confiance et de sécurité qui devront leur être attribuées. En
règle générale, un audit préalable permet de schématiser les différents
circuits de traitement pour chaque nature de document (archivage simple ou
probant, signature électronique ou non, etc.).
Comment la typologie de l’entreprise
influence-telle la dématérialisation ?
Un
projet de dématérialisation s’étudie toujours sous trois angles :
- Organisationnel,
- Juridique,
- Technique.
Ainsi,
la typologie de l’entreprise influera automatiquement sur tout projet de
dématérialisation (taille de l’entreprise, secteur d’activité, où elle en est
et où elle souhaite aller, quels bénéfices attendus par rapports aux processus
actuels qui lui sont propres, etc.).