Le BPM et la GED : deux facteurs de la politique Qualité
La performance et l’attractivité sont des données clés qui permettent à l’ensemble des acteurs économiques de se développer durablement.
Dans
ce contexte, les entreprises doivent positionner l’agilité et la qualité comme
des axes de développement stratégique. De nombreux processus sont alors à
mettre en place pour fluidifier l’organisation. Différents outils sont alors
nécessaires comme la gestion de contenu, la GED, les portails collaboratifs et
le BPM. Dans un premier temps, nous allons nous concentrer sur les briques GED
et BPM qui représentent deux technologies à forte valeur ajoutée. En effet, elles
permettent de tirer parti des documents de l’entreprise et de mettre en place
des circuits de gestion adaptés.
Concrètement, gérer des
documents et des processus métiers doit impérativement entrer dans le cadre
d’une démarche Qualité et plus précisément répondre aux exigences de la norme.
Ainsi, selon les secteurs et les organisations, il est important de se
conformer à des normes sectorielles ou plus généralistes à l’image de
l’ISO 9001. De manière générale, au niveau de la gestion documentaire, il
est nécessaire de maîtriser tout le cycle de vie des documents : création,
validation avec signatures électroniques avant diffusion, gestion des versions,
archivage...
Opter pour des technologies de GED et de BPM permet d’accéder à différents bénéfices :
-
Cartographier ses processus et les organiser
Il
est aisé de décrire précisément son organisation et de définir des processus
par activité et par tâche, par exemple. Après avoir décrit ses processus, il
suffit ensuite de les intégrer dans la gestion documentaire. A noter qu’une
recherche constante d’optimisation des processus doit être réalisée pour gagner
en qualité. Ce point est donc un atout fondamental pour la réussite de la mise
en place d’un système de management.
-
Mettre en place un système de gestion de formulaires
« industrialisé »
Cet
axe est une composante clé de la démarche qualité. La norme nécessite
d’enregistrer ce qui est réalisé dans des formulaires et de mettre en place des
workflows (flux d’informations) de suivi.
Par exemple : plan d’actions,
réclamations clients / gestion des litiges, audits, évaluation des
fournisseurs, revue de direction et de processus,…Cela permet de définir
une procédure et de ne pas pouvoir déroger à la règle définie. C’est donc un gage
de respect des exigences imposées par les approches normatives et les
référentiels.
-
Mesurer et analyser
Enfin,
les aspects liés au reporting sont indispensables. Ils permettent de mieux
piloter l’activité, de mesurer les écarts… Cela favorise l’amélioration en
continu des processus et permet donc de gagner en qualité.
Au
regard de ces éléments, la GED et le BPM apportent une réponse pertinente pour
optimiser sa qualité. Les entreprises bénéficient alors de solutions adaptées
qui les rendront plus compétitives. Dans ce contexte, les ETI comme les grands
groupes modernisent leurs infrastructures et plébiscitent les outils de gestion
documentaire pour gagner en agilité.