Qui se cache derrière le sigle ECM «Enterprise Content Management» ?
L'Entrerprise Content Management est devenu un fourre-tout pour nombre de professionnels de l'informatique et des métiers de la gestion de l'information. Cette chronique propose modestement de recadrer le contexte et préciser ce que l'on peut entendre par ECM.
Chaque jour, est fait de son lot de surprises, et notamment lorsqu’on entend les discours de prospects ou clients qui ont été avisés par des experts ou des techniciens à l’avis curieux sur la question.Le terme ECM doit être limité aux deux concepts suivants :
- L’ECM est une stratégie qui
permet de tirer profit des données (structurées ou non structurées) de
l’entreprise tout en réduisant simultanément les coûts et les risques associés.
La stratégie ECM restera pertinente tant que les applications informatiques
continueront de gérer le contenu d’entreprise comme une source de données
supplémentaire.
- L’ECM est un marché qui intègre
un sur-ensemble de technologies matérielles et logicielles distinctes mais
complémentaires et nécessaires à la prise en charge de la stratégie ECM définie
ci-dessus.
Ainsi, cette stratégie déployée, votre
organisation gagne en efficacité opérationnelle, que ce soit au niveau de vos
opérations front-office ou de vos opérations back-office. Dans la majorité des
cas, le ROI se dévoile dans les 18 mois, si ce n’est un ROI fulgurant qui
apparaît parfois en 6/8 mois !
La confusion autour de la définition de
l’ECM est née du fait qu’au cours des dix dernières années, les éditeurs de
logiciels et les analystes ont voulu réduire sa définition à une suite
logicielle ou une plate-forme de développement. Cela a suscité des débats sans
fin, principalement alimentés par les éditeurs de logiciels, et aussi par
l’intérêt personnel des analystes, sur ce qui constituait vraiment une suite
ECM complète.
Le processus est maintenant devenu plus
familier. Les experts veulent décrire des marchés avec des produits et des
acronymes. Les éditeurs de logiciels surévaluent généralement les capacités de
leurs produits afin de satisfaire aux exigences des analystes. Les acheteurs ne
sont donc pas en mesure de déterminer facilement les points forts et faibles
des produits. C’est d’ailleurs une réelle aventure et un chantier fastidieux
pour les conseillers ou les clients eux-mêmes de réussir une comparaison «
juste » et « objective » de plusieurs solutions pour un même cahier des
charges.
En conséquence, les entreprises
effectuent des investissements technologiques inappropriés qui n’apportent pas
de solution à leurs besoins et problèmes.
Il est temps d’abandonner la notion
mythique d’une suite ECM complète. Il faut arrêter d’évaluer les éditeurs de ce
marché en fonction des caractéristiques de leurs produits. Si votre but est
d’aider les utilisateurs finaux à comprendre les technologies qui composent le
marché ECM, vous devez évaluer les éditeurs de logiciels et leurs offres en
fonction des critères suivants:
* De quelle nature sont les problèmes
pour lesquels les capacités produits sont optimisées ?
* Quel est le bilan de résolution de ces
problèmes dans le contexte de chaque métier et des processus utilisés ?
Forrester Research a commencé à
travailler sur cette notion il y a cinq ans après avoir segmenté les éditeurs
de logiciels ECM en fonction de leurs méthodes de gestion du contenu : transactionnelle,
métier et ad-hoc. Gartner a récemment repris cette notion dans
son rapport Magic Quadrant for ECM en utilisant une terminologie légèrement
différente : il est question de méthodes de gestion transactionnelles,
collaboratives et contextuelles.
Dans son blog Digital
Landfill, l’éloquent président de l’AIIM
(Association of Information and Image Management), John Mancini, se demandait
si l’ECM n’était pas tout simplement une technologie à la recherche d’un
problème de management à résoudre. Or les problèmes et les capacités à les résoudre sont bien
présents.
Reste maintenant aux éditeurs,
consultants et aux analystes d’exposer la réalité.
Dans ce contexte, certains intégrateurs
cherchent aujourd’hui à exposer cette réalité, en positionnant les solutions
proposées comme une réponse à des problématiques concrètes de l’entreprise et
non plus comme « mon produit, c’est franchement le meilleur, regardez toutes
ces fonctionnalités ! »…