Tirez le meilleur parti de vos fichiers PDF
Le PDF est un devenu un format standard essentiel pour échanger des informations. Néanmoins, beaucoup de gens ignorent que chaque type de PDF réagit différemment en cas de recherche ou de copier-coller d'informations vers d’autres formats pour une édition ultérieure.
Développé initialement par Adobe Systems comme un format de fichier universellement compatible basé sur PostScript, le Portable Document Format est devenu de facto un standard international pour l'échange de documents et d'informations. L’intégrité graphique, la praticité, la sécurité, le format compact et la qualité multidimensionnelle sont autant de qualités et d’avantages à attribuer aux fichiers PDF utilisés dans un contexte professionnel.L'objectif initial du PDF était de préserver et
protéger le contenu et la mise en page d'un document – quelle que
soit la plate-forme ou le programme informatique dans lequel il est
visualisé. C'est pourquoi ces fichiers sont difficiles à modifier,
l'extraction d'informations à partir de ces fichiers relevant
parfois même du défi. Chaque fichier PDF est différent lorsqu’il
s'agit de travailler dessus. Chaque typologie de fichier implique une
méthode de travail adaptée, par exemple lors de la recherche et de
l'extraction d'informations.
La conversion des
fichiers PDF
Le format PDF a été initialement conçu pour afficher exactement le même contenu et la même mise en page indépendamment du système d'exploitation, de l'appareil ou de l'application logicielle dans laquelle il est visualisé. Cependant, la possibilité d’effectuer des recherches dans des PDF, d'extraire des informations ou de convertir des documents complets en formats modifiables est devenue absolument nécessaire. Ce n'est pas toujours facile, surtout si le PDF est un fichier image créé avec un scanner. L'OCR et la technologie de conversion de fichiers PDF sont nécessaires pour rechercher, extraire et réutiliser des informations à partir de ces fichiers.
La reconnaissance optique de caractères (OCR) ou
reconnaissance de texte déverrouille les
informations « piégées » dans une image numérisée /
photographiée d'un document. Un logiciel OCR « lit » le
contenu d'un document (texte et structure) en interprétant les
images des caractères et en leur affectant un équivalent
électronique, permettant ainsi de convertir le contenu et la mise en
page du document en formats interrogeables et modifiables.
Voici
quelques exemples de tâches de conversion courantes :
Transformer des fichiers PDF en fichiers PDF
et PDF/A interrogeables : créer des documents PDF avec un
scanner donne des fichiers PDF image uniquement, sans couche
texte. La conversion de documents PDF numérisés en fichiers PDF
contenant du texte sélectionnable et interrogeable permet de gérer,
copier, indexer facilement le contenu et de faire de la recherche
plein texte. Les organisations, en particulier dans les secteurs
juridiques, éducatifs ou publics, peuvent ainsi bénéficier de
l'accès rapide aux informations via des applications électroniques
comme l’eDiscovery ou les systèmes de GED. La conversion de
documents PDF en format PDF/A permet un archivage à long terme tout
en répondant aux normes de conformité pour les processus
d'archivage.
Convertir un PDF en fichier Word :
Convertir des documents PDF en fichiers Microsoft Word
permet d'accéder à des informations initialement verrouillées dans
un fichier PDF tel qu’un contrat, un rapport. En convertissant un
fichier PDF en un document Microsoft Word, vous pouvez facilement
modifier ou changer son contenu sans perdre de temps à le ressaisir
et le remettre en page. La mise en page originale est reproduite avec
exactitude, y compris les images, les tableaux et les
colonnes.
Convertir un PDF en fichier Excel :
En convertissant un document PDF en Microsoft Excel, les
feuilles de calcul deviennent disponibles pour une modification ou un
calcul ultérieur. La structure originale en rangs et en colonnes est
préservée, vous permettant de formater facilement et de travailler
avec des données numériques issues de listes de prix, de rapports
analytiques ou d'articles de presse, directement dans Excel. Si seuls
les tableaux contenus dans un grand document de plusieurs pages vous
intéressent, il est possible d'ignorer le texte à l'extérieur des
tableaux pendant le processus de conversion.
Convertir
un PDF en fichier RTF : La conversion de documents PDF
en fichiers RTF vous permet d'éditer le texte du PDF original sur
différents systèmes d'exploitation tels que Mac, Linux ou Windows.
Une fois converti en RTF, le document peut être ouvert et utilisé
dans n'importe quel logiciel de traitement de texte, qu'il s'agisse
d'une version antérieure de Microsoft® Word, WordPerfect®,
OpenOfficeTM Writer ou Apple® Pages.
Convertir un
PDF en fichier EPUB : La conversion de documents PDF en
fichiers EPUB rend la lecture de livres ou d'articles électroniques
sur un téléphone mobile ou une tablette nettement plus confortable,
tout en vous permettant de modifier la taille de police et d'ajuster
le flux de texte pour s'adapter à l'écran.
Convertir
un PDF en fichier HTML : La conversion de documents PDF
en fichiers HTML afin de publier les informations sur le Web peut
faire gagner beaucoup de temps et épargner des efforts en préservant
la structure du document original.
Voilà ! Vous avez
maintenant toutes les cartes en main pour tirer le meilleur parti de
vos documents PDF et gagner en productivité.