Digitalisation en profondeur des entreprises : comment dématérialiser les flux et sécuriser les échanges

Si la dématérialisation des documents répond à une tendance de fond pour les entreprises, à savoir optimiser leur organisation et leurs processus, celle-ci doit être encadrée et sécurisée.

Le besoin des entreprises : dématérialiser les flux et sécuriser les échanges 

Contrats, brevets, audits… dans leur recherche d'efficacité, les entreprises entendent profiter des opportunités qu’offre la digitalisation pour dématérialiser leurs documents entrants et sortants. Toutefois, de nombreux documents contiennent des informations confidentielles et/ou sensibles. La digitalisation de ces données nécessite par conséquent que les entreprises disposent d’un environnement hautement sécurisé pour éviter les fuites ou les vols de données. L’essor technologique de ces dernières années a conduit à une révolution des façons de travailler en entreprise. Entre la mobilité et les nouvelles solutions telles que les applications de partage de fichiers, la quantité de données échangées en ligne a explosé.

Au-delà de la souplesse et des gains de productivité que ces solutions apportent aux entreprises, elles ouvrent aussi la porte à de possibles intrusions ou pertes de données dont les conséquences peuvent être importantes. Sans la mise en œuvre de politiques de prévention des pertes de données, ces dernières peuvent être stockées dans des environnements peu sécurisés, exposées à de nombreux risques. Pour éviter toute perte ou fraude de données, les applications Web en mode cloud privé – ou datarooms virtuelles – agissent comme de véritables coffres forts en ligne. Capables d’assurer une sécurité et une accessibilité permanentes aux documents, elles proposent également désormais des outils en ligne intelligents inédits tels que Drooms NXG, qui facilitent les processus des entreprises.

Placer l’utilisateur au centre des processus de dématérialisation grâce à des outils intelligents

Une fois les flux dématérialisés et stockés dans la dataroom virtuelle, les entreprises sont susceptibles d’utiliser ces documents dans certains contextes spécifiques, qu’il s’agisse d’opérations de fusions-acquisitions, de transactions immobilières, ou encore d’IPOs. Il est donc essentiel de pouvoir non seulement y accéder facilement et rapidement, mais également les exploiter de façon intelligente.

La traduction automatique de documents dans plusieurs langues ou encore les fonctions de recherche de documents sont autant de fonctionnalités intuitives qui placent l’utilisateur et ses habitudes de travail au centre des processus de numérisation pour un gain de temps et une efficacité maximale.

3 questions à se poser pour choisir une solution de dématérialisation performante

• Les serveurs du fournisseur sont-ils situés en Europe ?

Les serveurs situés en Europe garantissent d’être placés sous juridiction européenne. Les fournisseurs européens de solutions et de services Cloud doivent se conformer strictement aux réglementations de l’UE sur la confidentialité des données personnelles.  

• Les données sont-elles stockées en toute sécurité ?

Une dataroom électronique agit comme un coffre-fort numérique. La sécurisation des données doit être assurée par un ensemble de procédures intégrées à la solution, comme un processus d’authentification en plusieurs étapes et une architecture de sécurité multi niveau. Il faut en outre garantir la sauvegarde des données en cas de sinistre grâce à un système de récupération et à une redondance géographique des informations.  

• Quelles garanties en termes de rapidité d’accès et de facilité d’utilisation ?

Les documents dématérialisés n’ont pas forcément vocation à être utilisés quotidiennement. Toutefois, lorsque l’on souhaite y avoir accès, il faut pouvoir les consulter en temps réel, quel que soit l’endroit, et les partager à des tiers en toute simplicité.