Huit conseils pour mieux gérer vos imprimantes

Manque de papier ? Plus de toner ? Erreur d’impression? Marre des reproches des utilisateurs ? Huit conseils pour mieux gérer vos imprimantes

C’est un fait, toute entreprise a besoin d’imprimantes. Or, si vous êtes administrateur système, c’est probablement vous qui êtes le garant de leur bon fonctionnement. Supervisez-vous vos imprimantes ? Si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à lire cet article pour comprendre pourquoi cela est nécessaire et comment procéder. Et si vous le faites déjà, lisez-le tout de même, vous pourriez bien y dénicher des conseils et astuces auxquels vous n’auriez pas pensé…

1. Pourquoi un outil de supervision d'imprimante

Certes, vous pouvez vérifier les niveaux de toner ou d’encre en vous connectant à l’interface de votre imprimante, qui affiche aussi le nombre de pages imprimées et toutes sortes d’informations utiles. La méthode fera parfaitement l’affaire tant qu’il n’y aura qu’une imprimante au bureau. Mais comment procéder si l’entreprise en utilise des dizaines ou des centaines ? Impossible de les gérer à la main. Il vous faut une solution pour être automatiquement informé si une imprimante vient à manquer de papier, de toner, si elle rencontre des soucis techniques, etc. C’est tout l’objet de la supervision.

2. Quels éléments prendre en compte

Grosso modo, il est deux types d’informations à connaître concernant vos imprimantes :

- Les éléments à prévoir pour garantir la continuité de service

• consommables comme le papier, l’encre ou le toner
• dysfonctionnements comme les bourrages papier et autres problèmes techniques

- Les statistiques comme le nombre d’impressions (couleur) pour

• l’entretien de l’imprimante
• analyser les habitudes d’impression de vos collaborateurs

Assurez-vous que votre solution de supervision soit apte à vous fournir toutes ces informations.

3. Visualisez toutes vos imprimantes d'un coup d'oeil   

N’avez-vous jamais rêvé d’avoir un tableau de bord unique qui afficherait toutes vos imprimantes et vous alerterait s’il y a un bourrage papier ou s’il faut remplir une cartouche de toner ? Certains outils de supervision regroupent sous une interface centrale plusieurs éléments à superviser.

4. Ne négligez pas le serveur d'impression

S’il est toujours avisé de superviser l’ensemble de ses imprimantes, cela ne suffit pas. Cela ne vous aidera en rien si, par exemple, la tâche d’impression d’un utilisateur s’est perdue dans les limbes du serveur d’impression. Aussi, pensez à incorporer les serveurs d’impression à votre périmètre de supervision.

5. Anticipez les problèmes

En surveillant vos imprimantes, vous avez l’assurance d’être tenu informé du statut du toner, de l’encre ou du papier. Vous disposez en quelque sorte d’un filet de sécurité qui vous rappelle à temps qu’il faut remplacer les consommables de vos imprimantes. Mais savez-vous également combien d’encre, de toner ou de papier vous avez en stock ? Peut-être pourriez-vous rédiger un petit script qui passerait automatiquement commande sur la boutique en ligne de votre fournisseur quand votre niveau de toner tombe en deçà d’un certain seuil.

6. …Et pensez à long terme

Superviser vos imprimantes ne vous aidera pas seulement à garantir leur bon fonctionnement. Cela vous permettra aussi de connaître à tout moment le nombre d’impressions réalisées, les types de fichiers imprimés et les imprimantes les plus utilisées. En collectant ces informations au long cours, vous aurez toutes les clés pour mieux planifier vos ressources.

7. Ne sacrifiez plus votre week-end

Vous pourriez configurer votre solution de supervision pour qu’elle vous relaie des informations et des alertes 24h/24, 7j/7. Mais cela est-il vraiment nécessaire ? Qui a besoin que l’imprimante fonctionne au bureau un dimanche soir ? Et pourquoi vous alerter le dimanche soir si vous pouvez remplir la cartouche de toner dès le lundi matin ? Assurez-vous que votre outil de supervision vous permette de restreindre l’envoi des alertes aux seules heures de bureau.

8. Réalisez des économies faciles

Quelles sont les imprimantes par défaut de vos collègues et comment sont-elles paramétrées par défaut ? Par exemple, si un appareil est réglé par défaut sur « couleur » et « impression recto », il y a fort à parier que la plupart de vos collègues imprimeront tout en couleur et en recto uniquement. Réglez les paramètres par défaut sur « noir et blanc » et « recto verso » et vos collègues se mettront comme par magie à imprimer quasiment tout en noir et blanc et sur les deux côtés de chaque feuille. Vous réaliserez ainsi des économies… tout en sauvant quelques arbres.