Dématérialiser sa gestion documentaire : un atout pour accélérer sa transformation numérique

Avec l’avènement du cloud et de la mobilité, l’enjeu n’est plus tant la gestion des documents papier que celle du flux d’informations au sein d’une entreprise ou entre cette dernière et ses partenaires et clients.

Bons de commande, factures, bulletins de salaire, reporting, contrats, dossiers clients… bien que la fin du papier soit annoncée depuis une vingtaine d’années, les entreprises françaises n’ont jamais autant utilisé de documents papier qu’il faut réceptionner, trier, saisir, partager, stocker ou encore archiver.

Cette réalité représente un des gros chantiers de la transformation des entreprises et peut-être le plus simple à mettre en place aujourd’hui. Avec l’avènement du cloud et de la mobilité, l’enjeu n’est plus tant en effet la gestion des documents papier que celle du flux d’informations au sein d’une entreprise ou entre cette dernière et ses partenaires / clients. Il devient alors essentiel de fluidifier l’accès, l’exploitation et la circulation de l’information pour gagner en réactivité et en efficacité. La dématérialisation des documents permet également la mise à jour en temps réel des informations de manière centralisée.

Là est tout l’intérêt de la dématérialisation des documents, processus qui recouvre aujourd’hui une double réalité : l’extraction des données utiles et pertinentes d’un document existant ou la création de procédures nativement numériques, permettant la capture des données depuis une interface web. Quel que soit le processus, les données sont alors stockées dans le système d’information pour alimenter les différents logiciels métiers et permettre à chacun d’y accéder, ou de les archiver, en toute sécurité, de manière simple et efficace. Elles peuvent également être facilement rematérialisées et imprimables à volonté. L’entreprise gagne ainsi en efficacité — l’information est facilement disponible en temps réel —, en réactivité comme en espace de stockage et d’archivage.

Cette évolution n’est pas nouvelle — la facture numérique est légale depuis une dizaine d’années. Aujourd’hui, l’enjeu n’est pas tant de facturer un document au format PDF que de dématérialiser fiscalement sa facturation en l’intégrant dans un workflow fluide dès l’édition d’un devis ou la réception d’une commande. Par ce biais, toute entreprise accroît la traçabilité de sa facturation, accélère les transferts financiers et simplifie le suivi comptable, y compris au niveau de la TVA.

Or, une fois le processus de dématérialisation enclenché, pourquoi se restreindre aux simples documents de facturation ? La souscription d’un contrat, la gestion d’un sinistre, le service clients… de nombreux processus métiers peuvent gagner en efficacité et en pertinence. La mise en place de dossiers clients numériques permet à tout service de la relation clients d’avoir la vision la plus exhaustive sur chacun d’eux ainsi qu’un historique à jour des derniers contacts pour apporter la meilleure réponse à chaque situation. Le tout, au bénéfice d’une satisfaction et d’un engagement accru des clients.

On ne peut que se féliciter que cette tendance s’accélère, sous l’impact conjoint des technologies, des usages mais également de l’évolution de la réglementation. En se généralisant, le cloud a ouvert la porte au développement de solutions de gestion, de stockage et d’archivage de flux d’information plus simples et plus agiles que les ERP ou logiciels de GEIDE traditionnels et ce, avec un niveau de sécurisation des données bien plus important. En parallèle, les collaborateurs comme les consommateurs ont intégré ces technologies numériques et s’affranchissent de plus en plus du document papier. On le voit au quotidien : plus de la moitié des foyers français, 55% selon Bercy, ont télédéclaré en 2017 ; les banques et assurances multiplient les procédures et services en ligne ; quant au bulletin de salaire, la loi Travail incite fortement les entreprises à proposer une version électronique à leurs salariés.

La dématérialisation des documents est également aujourd’hui un véritable atout pour répondre aux nouvelles réglementations mises en place par l’administration française pour accélérer la transformation des entreprises et plus généralement de notre économie : obligation faite aux entreprises de facturer l’administration publique via le portail CHORUS, déploiement de la signature électronique, incitation au bulletin de salaire électronique, entrée en vigueur en mai prochain du nouveau règlement européen sur les données personnelles… Autant de nouvelles contraintes qui sont plus faciles à intégrer et à déployer au sein d’une organisation à partir du moment où la gestion documentaire est dématérialisée à travers un système de workflow simple et efficace sur lequel tout partenaire peut se connecter ou intervenir : expert-comptable, fournisseurs, prestataire de services clients… Une belle opportunité par là-même pour fluidifier ses relations avec son écosystème et se concentrer sur son cœur de métier pour développer de nouveaux produits, innover et partir à la conquête de nouveaux marchés.

Dématérialisation

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