Carlson Wagonlit Travel dématérialise ses factures clients
Le spécialiste de la gestion des voyages d'affaires s'est lancé dans un projet de dématérialisation des factures clients en 2007. Le retour sur investissement très rapide permet d'économiser 500 000 euros par an.
Ayant fait de la gestion des voyages d'affaires sa spécialité, Carlson Wagonlit Travel France s'est mis en recherche au début de l'année 2007 d'une solution de dématérialisation des factures clients. Et ce, avec pour principal objectif de réduire la production de volume papier et des frais d'affranchissement générés par l'édition et l'envoi de près de 5 millions de factures par an.
Si jusqu'en 2007 Carlson Wagonlit Travel France a mis en place un système de facturation client reposant uniquement sur du papier, la décision de s'orienter vers la dématérialisation des factures n'a pas seulement été le fruit d'une réflexion interne.
"Alors que nous étions encore en retrait sur cette problématique, France Telecom nous a demandé de mettre en place une solution de dématérialisation structurée des factures adossé à un environnement de stockage dédié capable de garantir une valeur fiscale probante pour chaque facture", indique Antoine de Noyer, directeur financier de Carlson Wagonlit Travel.
Pour répondre à la demande de l'un de ses plus gros clients, Carlson Wagonlit Travel France se lance alors rapidement dans une phase d'appel d'offres à laquelle trois prestataires ont répondu dont Accelya. Ce dernier ayant été le seul à satisfaire pleinement à ses attentes. Sans vouloir imposer sa nouvelle solution à l'ensemble de ses clients, Carlson Wagonlit Travel France leur propose alors deux types d'orientations.
Nous avons proposé à nos clients un archivage de leurs factures à valeur probante (Antoine de Noyer - Directeur financier de Carlson Wagonlit Travel)
"Nous avons proposé à une certaine frange de notre clientèle une simple interopérabilité de notre solution avec leur propre plate-forme de facturation ou bien pour nos clients les plus motivés un ensemble applicatif et de services articulés autour d'une offre clé en main de dématérialisation comprenant une adaptation à leur format de données, un archivage à valeur probante ainsi qu'un accès aux originaux de leurs factures via le portail Web Clear Invoice", explique Antoine de Noyer.
En fin d'année 2007 et tout au long de l'année 2008, de nombreux clients de Carlson Wagonlit Travel France choisissent alors de franchir un pas en direction de la dématérialisation des factures. Sachant qu'un nouveau sera effectué avec le déploiement complet à la rentrée de 2009 d'une nouvelle solution complémentaire d'édition de factures directement au format PDF. Et ce essentiellement pour répondre à un besoin d'uniformisation du processus de facturation.
"Le service Accelya PDF entièrement externalisé permet de transmettre à l'éditeur en un seul envoi sécurisé l'ensemble de nos factures clients qu'il se charge ensuite de ventiler directement", précise le directeur financier de Carlson Wagonlit Travel France
Prochaine étape : la dématérialisation des factures fournisseurs
Le projet de dématérialisation des factures a été pris en charge conjointement par les équipes de Carlson Wagonlit Travel France et d'Accelya. Ces dernières s'étant concentrées sur les développements liés à l'interconnexion des flux de facturation classiques élaborés sur la base de fichiers à plat en provenance de leur solution spécifique de facturation vers Clear Invoice.
Aujourd'hui, les solutions de dématérialisation des factures Clear Invoice et Accelya PDF ont d'ores et déjà pleinement répondu aux attentes de Carlson Wagonlit Travel France, en particulier en termes de retour sur investissement.
"Le coût initial à l'implémentation de 100 000 euros et celui récurrent de 60 000 euros par an sont largement compensés par les économies de 500 000 euros réalisées chaque année sachant que nos clients ont également pu réduire le coût de traitement de leurs factures de près de 70%", se félicite Antoine de Noyer.
Et le directeur financier de Carlson Wagonlit Travel France de conclure : "nous avons prévu d'autres projets de dématérialisation orientés factures fournisseurs permettant de réceptionner soit des fichiers EDI ou bien émanant de progiciels de gestion du marché ou encore de traitement de dématérialisation des moyens de paiement dans le cadre du système européen d'harmonisation des transactions SEPA".
| Source : Carlson Wagonlit Travel France | |
| Organisme | Carlson Wagonlit Travel France |
| Solutions retenues | Clear Invoice et Accelya PDF (Accelya) |
| Début du projet | Début 2007 |
| Fin d'implémentation | Septembre 2009 |
| Coûts | 100 000 euros (investissement initial) et 60 000 euros annuels |