Volvo CE donne un nouvel élan à la gestion de ses processus achats La conduite de changement en tant que clé de réussite

En juin 2007, l'approbation par la direction générale du choix de la solution BasWare Invoice Processing est donnée. Elle débouche sur plusieurs étapes de projet clés : une analyse détaillée du cahier des charges fin septembre suivie un mois plus tard par des phases de paramétrages, de tests et d'implémentation.

Un délai relativement serré, rendu possible par la méthodologie d'implémentation employée par l'éditeur. Ce dernier a pour particularité d'avoir débuté le projet par la fin, à savoir la dématérialisation des factures et l'intégration avec la comptabilité SAP, plutôt par la rénovation du processus achat en lui-même.

"Le fait de débuter avec la dématérialisation des factures fournisseurs a permis de ne pas brusquer les utilisateurs et de faciliter la conduite du changement relatif au projet", fait valoir Patrick Baris. Mais alors que la mise en production était prévue en décembre 2007, des difficultés rencontrées par plusieurs consultants projets Flucticiel et BasWare en termes de gestion des droits d'accès contraignent Volvo CE à la reculer au mois de mars 2008.

aperçu d'une commande dématérialisée
Aperçu d'une commande dématérialisée © Volvo CE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Un délai qui aura cependant servi à mieux structurer le projet de rénovation du processus achat et permis à la trentaine d'acheteurs et approbateurs de factures d'être sensibilisés progressivement à l'outil et de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail.

Après une première implémentation réussie de l'outil de dématérialisation des factures BasWare Invoice Processing, Volvo CE continue sur sa lancée en menant à bien la seconde phase de son projet. Celui de l'intégration de l'ensemble du processus achats, de la passation des commandes à leur réception en faisant le lien avec les factures.

Pour ce faire, de nouvelles sessions de formation sont alors dispensées afin de capitaliser sur l'expérience acquise à l'occasion de la mise en œuvre de la première tranche du projet par le biais d'entretiens individuels avec six acheteurs triés sur le volet, dont le périmètre d'activité était représentatif de l'ensemble des achats hors groupe. Fort d'un planning projet cette fois-ci respecté à la lettre, la mise en production de BasWare Procurement est effective en décembre 2008.

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