Les évolutions des systèmes de collaboration Multiplier les offres best of breed peut poser problème

Durant les dernières années, les entreprises ont subi de profondes mutations pour survivre et rester compétitives : rachats, réductions des coûts, implantations géographiques délocalisées, etc. Les modes de travail ont dû s'adapter, ainsi que les systèmes de collaboration qui leur servent d'appui, tels les visioconférences, les échanges de fichiers, etc.  Ces technologies autrefois limitées aux fonctions élémentaires (partage documentaire, portail, IM...) se présentent maintenant sous la forme de plates-formes complètes qui intègrent de nombreux cas d'usages. La tendance actuelle est de développer l'aspect social en plaçant l'individu en tant que vecteur de l'information : selon les expertises ou le domaine d'activité de ce dernier, nous pourrions, par exemple, juger de la pertinence des avis qu'il a soumis.

Face à ces évolutions, la DSI se doit de fournir des réponses aux demandes de plus en plus fortes des utilisateurs. Quelle stratégie adopter sur ce vaste marché, entre les solutions Open source et celles des éditeurs avec une large gamme ou positionnées sur une niche?

Adopter une solution intégrée offre de réels avantages fonctionnels, comme l'information de disponibilité de cette dernière, propagée à travers l'ensemble des outils, se révèle source de productivité ("la personne est en ligne et disponible, je vais lui poser la question directement"). De plus, ces solutions comportent toutes les briques nécessaires pour garantir la bonne intégration dans le SI : authentification, sécurisation et stockage. Côté Open Source, nous pourrions adopter un ensemble de solutions "best of breed" qui reporte les coûts de licences sur l'intégration, le support, etc. Au-delà des contraintes classiques de l'open source, il faut s'assurer de l'évolutivité de la solution avec, par exemple, des standards, comme abordé plus loin.

Les solutions de niches spécialisées sont souvent exigées par le métier pour couvrir des scénarios précis, généralement autour d'un processus d'entreprise : les bénéfices sont quantifiables et mesurables ; les utilisateurs intègrent facilement l'usage de la solution dans leurs tâches quotidiennes. Pour la DSI, leur multiplication peut devenir un réel problème, ainsi que leur intégration dans le SI (sécurité, administration...). Afin de devancer ce type de situation, l'informatique peut entreprendre des démarches d'innovation (services dédiés ou personnes missionnées en plus de leur rôle opérationnel). Le réel enjeu est par la suite de déployer ces "incubations" et faire adhérer les utilisateurs.

"Le modèle d'accès à l'information constitué par Internet avec Google doit être pris comme modèle" (Thomas Geenburg - Sogeti)

Quand la solution de la DSI prend la forme d'un catalogue de services, la part d'évangélisation, d'accompagnement et d'explication de ce que nous pouvons faire avec ces technologies, est souvent minimisée. La mise en œuvre de ces services est l'occasion de rationaliser les logiciels et les plate-formes qui se sont démultipliés ces dernières années.

D'ailleurs, face à cette foule d'outils, qu'ils soient blogs, wikis, forums, bases documentaires ou espaces de partages, l'utilisateur est souvent perdu. Il s'agit de production de documents, de capitalisation et surtout de consommation. Sans un moteur de recherche pertinent et efficace, avec l'augmentation des quantités d'informations, nous constatons un phénomène de recentrage de l'utilisateur sur les couches basses de la collaboration (mail et le téléphone) maîtrisées en termes d'usages.

Le modèle d'accès à l'information constitué par Internet avec Google, doit être pris comme modèle : simple, efficace et appréhendé par tout le monde. Toujours suivant ce modèle, Internet évolue en permanence, les sites naissent et disparaissent régulièrement, alors que la DSI a des engagements en matière de conservation des informations, tout en faisant évoluer ses systèmes.