OpenOffice : une alternative crédible à Microsoft Office ? 50 000 euros par an d'économies pour la Mairie d'Alès grâce à OpenOffice
Repères chronologiques
- Début 2007 : la Direction Générale de Modernisation de l'Etat (DGME) recommande l'utilisation des formats standardisés et ouverts,
- De 2007 à 2008 : Test d'OpenOffice au sein de la DGME,
- 2008 : validation du projet par la ville d'Alès, audit de l'ensemble des utilisateurs, vérification de la compatibilité des applicatifs métier avec OpenOffice, et évaluation des utilisations bureautiques,
- Septembre 2008 : lancement de l'appel d'offres,
- Janvier 2009 : choix de Linagora pour accompagner la Ville d'Alès,
- Mai 2009 : mise en place d'OpenOffice 3.2.1 et premières formations,
- Juin 2010 : fin des formations.
Objectifs
- Indépendance par rapport à un fournisseur en situation de monopole,
- Homogénéisation des disparités entre les versions logicielles utilisées,
- Pérennisation du fond documentaire autour d'un format standard et ouvert,
- Réduction des coûts d'acquisition de licence,
- Bénéficier du degré de maturité suffisant d'OpenOffice (mises à jours fréquentes, fonctionnalités nouvelles, suite moins sensible aux virus...),
- Faciliter les échanges internes / externes, sachant que la suite OpenOffice.org est de plus en plus utilisée par les administrations et les services publics.
"Une hotline dédiée a été mise en place par Linagora" (Valérie Gravil - Chef de projet Mairie d'Alès)
Difficultés rencontrées
- Réticences aux changements et changement d'habitudes (fonctionnalités accessibles différemment),
- Récupération de certains fichiers (réalisé avec des suites bureautiques Office 97),
- Lenteur à l'utilisation (sur des postes avec Windows 2000 et 256 Mo de RAM),
- Bug sur OpenOffice (ouverture de fichiers "sans nom", fenêtre de restauration...
L'avis du chef de projet de la Mairie d'Alès, Valérie Gravil
"La migration vers OpenOffice.org a été planifiée par service, en fonction des applications métiers et des fonctionnalités utilisées. Les premiers déploiements et formations ont privilégié les postes ne possédant pas d'applicatifs métiers, suivi de ceux avec des applicatifs compatibles et nécessitant une mise en compatibilité. Nous nous sommes faits accompagnés par Adullact Projet pour analyser le contexte de migration, formaliser le plan d'action, réaliser l'audit, cadrer le CCTP, et dépouiller les réponses et préconisations. Mais également par Linagora pour les prestations de communication, de formation, l'accompagnement des formateurs, les journées d'assistance à la conversion et la mise en place de la hotline. OpenOffice.org a permis de pérenniser notre fonds documentaire autour d'un format standard et ouvert mais également d'économiser les coûts de renouvellement des licences Microsoft Office d'un montant annuel de 50 000 euros".