Volvo CE donne un nouvel élan à la gestion de ses processus achats Fluidifier la gestion du processus achats
Depuis une dizaine d'années, les chantiers informatiques initiés par la filiale de Volvo spécialisée dans la distribution d'engins de travaux publics et de chantiers se sont multipliés.
Après avoir mis en place en 2000 le progiciel SAP R/3 et son module de gestion comptable et financière Controlling, Volvo CE lance d'autres projets applicatifs visant à étendre son spectre fonctionnel. En prenant soin, cette fois, d'opter pour des outils spécialisés (best of breed) entièrement interopérables avec SAP et non plus uniquement des modules complémentaires proposés par l'éditeur allemand.
"Une solution rapide à mettre en œuvre et intégrable à 100% avec SAP est apparue nécessaire" (Patrick Baris - Directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne chez Volvo CE)
"Suite au déploiement de Notilus pour notre gestion des notes de frais, il est apparu nécessaire de mettre à niveau notre gestion des achats par la mise en place d'une solution rapide à mettre en œuvre et toujours intégrable à 100% avec SAP", détaille Patrick Baris, directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne de Volvo CE.
C'est ainsi qu'en 2005, dans un contexte de croissance annuelle de son activité de 15% par an, la filiale donne le coup d'envoi de son nouveau projet de rénovation de gestion de ses processus achats hors groupe (achats locaux, transporteurs, prestataires d'entretien, fournitures de bureaux...).
Une augmentation de l'activité - et par conséquence des achats - qui atteint aujourd'hui les 15 millions d'euros de budget pour plus de 10 000 commandes justifie cette décision. Cette croissance a rendu au fil du temps la gestion du processus achat moins fluide et généré des pertes de temps et de productivité pour la trentaine d'acheteur et approbateurs de factures concernés.
Initié par la direction du contrôle de gestion et mené en étroite relation avec le service informatique, le projet de gestion des achats de Volvo CE a alors été découpé en deux phases distinctes : la dématérialisation des factures fournisseurs d'une part ainsi que la gestion des achats et des workflows de validation d'autre part. Les premières réflexions menées sur ce nouveau projet n'auront en tout cas pas laissé de doute possible quant à la nature de la solution de gestion des achats qui devait être implémentée.