Google Apps : les premiers retours d'expérience "Seuls quelques irréductibles continuent à utiliser un client lourd"
JDN Solutions. Depuis combien de temps utilisez-vous les Google Apps ? Pour quel coût ?
Hugues Gendre. goFLUENT utilise les Google Apps depuis plus de 2 ans. 200 collaborateurs utilisent la version 1 des Google Apps et 400 autres la version standard. Mais les deux domaines Google Apps sont synchronisés pour offrir à tous une unique adresse email..
Le coût annuel complet de la solution est composé de la licence Google Apps Premier Edition au prix public de 50 euros par an et par utilisateur sachant que nous avons bénéficié d'un discount cette année. Mais également d'un 1/4 équivalent temps plein pour administrer la solution : création, suppression de comptes, migration de documents, administration de Postini, etc.
Quand avez-vous décidé d'opter pour les Google Apps ?
En 2007, une partie de la mémoire et de la richesse commerciale de goFLUENT était stockée uniquement dans les e-mails des collaborateurs, certaines boites mail pesant alors plus de 5Go. La solution de l'époque basée sur Microsoft Exchange posait alors de gros problèmes de problème de performance et de robustesse et ne savait plus gérer ces énormes boites.
La direction informatique s'est vu alors confier la mission de remplacer la solution tout en assurant la migration des e-mails stockés sur Exchange. Plusieurs solutions ont été évaluées et Google Apps s'est vite révélé la seule à pouvoir répondre non seulement à notre besoin immédiat de boîte email de grande capacité et à bien plus encore.
C'est à dire ?
Pour une maintenance et une accessibilité simplifiées notamment. Nous sommes présents partout dans le monde mais n'avons qu'un support technique centralisé aux Philippines. Une solution 100% Web est donc parfaitement adaptée à nos exigences de rapidité de mise à disposition d'un compte pour un nouveau collaborateur, et d'administration centralisée.
Il n'y a plus d'application lourde à installer sur les postes client, un simple navigateur suffit tout comme un simple login et mot de passe pour se connecter. Le travail collaboratif est également grandement amélioré.
Le service informatique ne peut pas s'aligner sur les coûts de Google, à iso fonctionnalités et iso disponibilité. Il est encore aujourd'hui impossible à la DSI de goFLUENT de proposer ne serait-ce qu'un messagerie, un agenda et une gestion électronique des documents pour le prix que propose Google.
Avez-vous remis en cause votre environnement bureautique traditionnel ?
Nous sommes passés de Microsoft Outlook à Google Apps. Les logiciels de messagerie Outlook ont tous été supprimés des postes pour faire place au navigateur. Seuls quelques irréductibles continuent à utiliser un client lourd, à savoir Thunderbird. Il doit rester 2 à 5 collaborateurs dans ce cas.
Dans le même temps, l'utilisation d'Office a considérablement diminué. Les licences déjà installées sur les postes n'ont pas été supprimées dans l'entreprise mais progressivement, les utilisateurs se sont naturellement tournés vers Google Docs pour ses capacités de partage.
Même pour les tableaux Excel et les graphes, une grande partie des collaborateurs préfèrent aujourd'hui Google Spreadsheet. Pour les nouveaux collaborateurs, le pack bureautique est composé des Google Apps et d'OpenOffice. Ce dernier est privilégie par rapport à Office pour une question de compatibilité et surtout pour une question de coût.
Hugues Gendre est DSI de goFLUENT.