Maintenance des centrales nucléaires EDF : le défi de la gestion documentaire Une sélection fine des méta-données par les métiers
De plus, la restitution des résultats d'une requête est la partie visible du moteur de recherche et celle qui fait sa réputation. Tous les utilisateurs ont en tête le modèle Google et s'attendent à voir les résultats s'afficher sous forme de listes sans en comprendre l'ordre et sans pouvoir les filtrer.
En réalité, l'interface peut facilement s'enrichir de fonctionnalités qui aident à la navigation : résumé du document caractérisé par des valeurs issues de certaines métadonnées, résultats affichés selon un niveau de pertinence paramétrable, affinage intuitif de la recherche par sélection de catégories issues de métadonnées, visualisation miniature du document, surlignage des termes de la recherche dans la prévisualisation du document, définition de vues en fonction du profil de l'utilisateur, suggestion de recherche, cotation des documents, diffusion de ceux-ci, etc.
Parmi toutes ces fonctionnalités, certaines n'ont pas pu être proposées faute de temps consacré à l'expérimentation (c'est le cas, par exemple, de la cotation et la diffusion des documents issus du résultat) et d'autres n'ont pas été proposées de manière durable car elles sollicitaient trop fortement le réseau informatique (c'est, par exemple, le cas de la prévisualisation des documents provenant des bases Lotus Notes).
Dans l'expérimentation, la prévisualisation est réalisée par un accès direct à la source, via le réseau intersites de l'entreprise, pour récupérer le contenu du document et le présenter dans un mode Web. Un tel accès peut nécessiter de télécharger à des fins de visualisation un ensemble de fichiers de 50 Mo contenant un document ne faisant qu'un Mo. La trop forte consommation du réseau induite a amené à la désactivation de cette fonctionnalité pour le temps de l'expérimentation. Une expérimentation s'étalant sur une durée plus longue aurait permis d'étudier une architecture mieux adaptée.
Des ateliers utilisateurs ont permis de la personnaliser le moteur de recherche selon leurs attentes
S'agissant des autres fonctionnalités liées à l'interface et jugées essentielles par les utilisateurs, les ateliers ont permis de la personnaliser selon leurs attentes. Une des difficultés a été de sélectionner parmi la masse des métadonnées (quelques centaines) associées à l'ensemble des documents celles qui sont pertinentes auprès des utilisateurs afin de rendre ceux-ci plus explicites et les filtrer. Comme pour l'accès aux sources et la connaissance de leur structure, ce travail de sélection a demandé beaucoup de temps et de ressources humaines. Les administrateurs techniques et fonctionnels ont été sollicités pour faire un premier tri entre les métadonnées informatiques liées à la gestion des documents dans leur source et les métadonnées informatives qui font sens pour affiner une recherche trop large. Ces dernières ont, dans la plupart des cas, nécessité un transcodage pour les rendre plus explicites pour les utilisateurs puis la liste est réduite par éliminations successives : cette liste est présentée sur une feuille Excel, chaque métier élimine certaines métadonnées jugées inutiles, la validation en est faite par utilisation de l'interface.
Le dernier aspect de la mise en oeuvre du moteur de recherche dans la Centrale de production concerne la sécurité et la gestion des droits d'accès aux documents. Le moteur de recherche indexe toutes les sources sans distinction mais la restitution des résultats d'une recherche est conditionnée par les droits de lecture de l'utilisateur concernant le document retourné. Ainsi, deux utilisateurs de profils différents ne verront pas nécessairement les mêmes résultats bien qu'ayant lancé la même requête. Ces droits d'accès sont gérés par le moteur de recherche qui prend en compte différents systèmes de sécurité ou d'annuaire : Local system security, LDAP, OpenLDAP, Active Directory, Lotus Domino Directory, Remote http... à condition que ceux-ci soient accessibles. Dans l'expérimentation, seules les bases Lotus Notes publiques ont été indexées. L'indexation de bases privées aurait nécessité l'intervention de l'administration du système Lotus Notes pour accéder au Domino Directory.