Maintenance des centrales nucléaires EDF : le défi de la gestion documentaire Objectifs atteints
1.2.2.2. Objectifs atteints
La durée limitée de l'expérimentation n'a pas permis de mesurer la réduction des coûts générés par l'augmentation de la vitesse d'accès à l'information apportée par le moteur de recherche dans le contexte de préparation et de déroulement de l'arrêt de tranche. L'évaluation qualitative de l'expérimentation se résume dans ce verbatim collecté auprès du panel d'utilisateurs : "En attendant le moteur de recherche, c'est SUPER ! Exemple : Samedi dernier j'étais d'astreinte avec un problème sur le nouveau coffret JDT 091 CR sur LHQ [...]. Pour rechercher quelque chose sur la GED, quand tu sais pas exactement ce que tu cherches en termes de libellé de document... impossible ! Mais bien sûr il y a le moteur de recherche, et là ! c'est le paradis, j'ai trouvé tous les plans dont j'avais besoin d'un simple clic. J'ai envie de dire : que du bonheur !".
Des métiers très variés ont participé aux ateliers utilisateurs : automaticien, responsable de la documentation, chargé d'essais, conduite, électricien, ingénieur radioprotection... Le souhait de chacun était d'accéder facilement au maximum de sources possibles même si certaines sont très spécifiques au métier d'un collègue. Tous étaient d'accord pour donner la priorité aux documents provenant de la base documentaire patrimoniale du site. Il y avait également l'unanimité sur les catégories issues des métadonnées des documents qui permettent d'affiner les recherches et contrairement à ce que l'on imaginait au départ, les utilisateurs n'ont pas souhaité avoir une vue ou des catégories spécifiques à leur métier. Ils ont admis n'avoir pas toujours eu le réflexe moteur de recherche dans leur activité professionnelle tandis qu'ils l'avaient chez eux.
1.2.2.3. Effets induits sur la gouvernance des systèmes d'information
La mise en place expérimentale du moteur de recherche dans une centrale a souligné que l'organisation de l'information dans l'entreprise n'était pas conçue pour la recherche d'information. Elle permet néanmoins d'éprouver certains points délicats de la gouvernance des systèmes d'information qui ont été explorés : la sécurité, la cohérence des contenus, l'exploitation des métadonnées.
Tout d'abord, l'usage du moteur de recherche génère une interrogation très efficace des systèmes où transite l'information. Ces requêtes envoyées par tous pour interroger les différentes sources d'information se révèlent être un bon critère de mesure de la sécurité des systèmes. C'est d'ailleurs ainsi que plusieurs anomalies ont été décelées dans la gestion des systèmes de fichiers partagés sur des serveurs distants. En effet, à partir d'une simple recherche sur des mots soigneusement choisis, il est facile de tester le périmètre des documents accessibles. Ce test a permis de supprimer un groupe d'utilisateurs de la liste des groupes autorisés sur un répertoire donné. Suite à cette correction, les investigations de l'équipe d'administration du moteur de recherche ont mis en évidence une limitation du système d'exploitation Windows.
Le moteur devient un outil efficace d'aide au nettoyage des bases et à la vérification de la cohérence des données
Autre constatation, le moteur de recherche fait remonter très aisément des doublons de documents, (qu'il s'agisse d'exemplaires identiques ou de versions différentes), sur l'ensemble des sources interrogées. Comme ces documents se trouvent naturellement côte à côte dans la fenêtre de résultats, ils sont facilement repérables. Le moteur de recherche devient alors un outil efficace, quoiqu'inattendu, d'aide au nettoyage des bases et à la vérification de la cohérence des données qu'elles contiennent. A noter que les utilisateurs n'ont pas été gênés par la présence de doublons dans les résultats et n'ont pas voulu que ceux-ci soient retirés de l'affichage.
Précédemment, nous avons relevé le rôle important des métadonnées pour la présentation et le filtrage des informations. Pourtant ces dernières ne sont pas exploitées au maximum de leur potentialité malgré les possibilités natives offertes par les systèmes d'information. Ce phénomène se perçoit facilement lors d'une recherche avec le mot confidentiel. Comment signifier, au moment de la requête, que l'on veut les documents qui contiennent le mot confidentiel ou ceux qui sont classés confidentiels si ces derniers ne l'indiquent pas dans leur métadonnées ?