Le réseau social d'entreprise : les bonnes feuilles L'intégration de l'ECM dans les RSE n'a rien de trivial
L'ECM signifie Enterprise Content Management, c'est le prolongement structuré de la gestion des documents. L'ECM propose de stocker, archiver, retrouver, indexer les documents de l'entreprise plutôt que de les laisser sur un disque dur en vrac pour faire simple... parmi ces outils, Documentum, Filenet, OpenText, Alfresco, Nuxeo, Jalios ou encore Sharepoint. L'offre est très étendue. A nouveau l'intégration avec le RSE devient une question-clé, les RSE ayant plutôt à nouveau tendance à essaimer des documents dans les groupes et sous groupes, pas toujours de manière structurée.
L'intégration de l'ECM dans les RSE n'est donc pas triviale, tant pour des raisons d'intégration (systèmes hétérogènes), de philosophie (centré sur le document dans l'ECM versus centré sur la personne dans les RSE) que de droit associés à ces opérations. Néanmoins plusieurs philosophies se dégagent de manières cohérentes. D'un point de vue technique, il existe une norme d'accès aux systèmes d'ECM qui s'appelle CMIS8.
Les entreprises ont le choix entre publier des liens vers le système documentaire ou bien déléguer au RSE tout ou partie de la gestion documentaire
En pratique, cette norme n'est pas implémentée par tous les acteurs, mais c'est une base reconnue par tous. Et il suffit qu'un Sharepoint ou un Documentum l'adopte pour qu'elle devienne un standard de fait. En attendant, chaque RSE a plutôt des adaptateurs vers certains systèmes d'ECM et propose de développer des connecteurs ad hoc pour les autres. Quoi qu'il en soit, au-delà de la technique, c'est d'abord une philosophie qu'il faut choisir.
Première option, l'ECM est vu comme un tout structuré et global, les documents sont donc tous stockés dans le référentiel de l'ECM. Il faut alors "obliger" à ce que tous les documents soient mis dans le référentiel. La politique est donc de publier dans le RSE des liens vers le système documentaire. Le mieux est de supprimer la fonction de publication d'un document dans le RSE. Avantage certain, vos documents sont stockés dans un système robuste, fiable et puissant d'un point de vue documentaire. Inconvénient, vous réintroduisez la lourdeur du documentaire au sein d'un système dont le but est justement d'être rapide, souple et qui facilite le partage. C'est donc une voie qui privilégie la sécurité à la rapidité. Nous vous conseillons de l'implémenter lorsque la question de la publication n'est pas un enjeu et que le flux de production documentaire est assuré de facto dans le métier. Dans le cas contraire, c'est un risque de non-production et de partage qui peut se révéler fatal au projet global.
L'idée d'un seul système pour gérer l'ensemble des documents semble de moins en moins pertinente
La deuxième option, consiste à déléguer au RSE tout ou partie de la gestion documentaire. Le RSE devient alors un des systèmes qui compose l'ECM de l'entreprise. Les RSE fournissent tous en standard la capacité de publier des documents. A ce titre, ils remplissent la fonction minimale qui consiste à penser un contenu comme un " mail " : un titre, un auteur, un contenu et une date de publication. Ils peuvent aussi être dotés de fonctions plus évoluées comme la gestion de versions, ou celle des métadonnées (données associées au document comme un numéro de révision, un résumé, le copyright, etc.). Certains RSE sont même des produits dérivés de la GED et donc ont avant tout une capacité documentaire complète.
Il faut noter que cette philosophie présente avant tout l'avantage de mettre l'accent sur la facilité de publication. En effet, les RSE sont " pensés " pour simplifier et faciliter les échanges, y compris documentaires. En revanche, les documents publiés seront faiblement maitrisés dans leur forme ou leur structure, à l'instar de ce que l'on trouve sur les disques partagés des entreprises !
Plus généralement, l'idée d'un seul système pour gérer l'ensemble des documents semble de moins en moins pertinente, chaque usage documentaire (archivage, dématérialisation, collaboration...) a ses besoins propres et donc ses outils associés. C'est pourquoi, il vaut mieux penser en termes d'agilité et de transfert des documents d'un système à l'autre, plutôt que de vouloir rentrer au chausse-pied tous les usages dans un seul système.