Office 365 intègre désormais une tour de contrôle de la productivité des salariés
En juillet dernier, Microsoft dotait Office 365 d'une application d'un nouveau genre. Baptisée Workplace Analytics, elle est taillée pour suivre l'efficacité d'une organisation. A partir d'une analyse de l'usage qui est fait de la suite bureautique par une entreprise, la solution en déduit toute une pléiade d'indicateurs de productivité. La technologie sous-jacente est issue du rachat de la start-up US VoloMetrix en 2015. Microsoft entend faire évoluer le produit pour qu'il prenne en compte des signaux en provenance d'outils de collaboration d'autres éditeurs. L'objectif étant, à terme, d'en faire une console universelle de pilotage de l'organisation numérique.
Workplace Analytics vient compléter une autre application Office baptisée My-Analytics (ex-Delve Organizational Analytics). Disponible depuis plusieurs années déjà, cette brique se positionne, elle, sur le suivi de la productivité individuelle. Qualifié par Microsoft de "coach personnel", elle alimente l'utilisateur de divers indicateurs via l'analyse de sa messagerie et de son calendrier Office : volume de mails envoyés et réceptionnés, temps passé avec son manager ou en réunion, le tout pendant ou en dehors des heures de travail "officielles". Via une couche d'IA, My-Analytics traque jusqu'aux mails dans lesquels l'employé a pris des engagements pour les lui rappeler. "Ici, seul l'utilisateur dispose de ses données. L'administrateur et le manager n'y ont pas accès", précise Vincent Fily, membre de l'équipe de business développement de Workplace Analytics chez Microsoft Corp.
La cible : les directions générales
A la différence de My-Analytics, Workplace Analytics se place donc au niveau du pilotage de l'organisation. Sa cible privilégiée ? Les comités de direction et patrons d'entités métier. Comme My-Analytics, l'application décrypte les agendas et messageries Office 365. Passant au crible un an d'historique, elle se connecte parallèlement aux serveurs Exchange installés en interne si besoin. Ses tableaux de bord croisent diverses jauges : temps moyen passé par semaine en réunion ou à échanger des mails, que ce soit pendant et en dehors des heures de travail officielles, avec des personnes internes ou externes. Et ce département par département (voir la capture ci-dessous).
Au-delà de ces tableaux de bord globaux, Workplace Analytics livre de nombreux détails. Il estime par exemple la part des réunions de faible qualité, où sont présents en doublon des personnes de la même équipe, donc au courant des mêmes choses, ou durant lesquelles les participants échangent des mails. "Il révèle la présence de silos dans l'organisation. C'est particulièrement intéressant pour vérifier que l'intégration d'une société acquise s'est bien déroulée. Il identifie également les situations de stress. Typiquement, si l'activité produit se met à échanger d'un coup beaucoup de mails, cela peut être le symptôme d'un problème", ajoute Vincent Fily.
La volonté de couvrir Slack
Les données exploitées par Workplace Analytics sont anonymisées. La solution n'a pas pour vocation de fliquer les salariés, insiste Microsoft, mais de fournir des statistiques par business unit, département, service. "Concernant les e-mails par exemple, seules l'origine et la destination du mail au sein de l'organisation sont analysées aux côtés du champ objet", assure Vincent Fily. Pour que l'application identifie la position des expéditeurs et destinataires, il sera nécessaire d'importer l'organigramme de l'entreprise. "Mais les traitements étant anonymisés, il n'a pas besoin de descendre en dessous des équipes de 10 personnes", note Vincent Fily.
Affichant un prix d'entrée de 2 dollars par utilisateur et par mois (un tarif réservé aux entreprises abonnés à Office 365 E5), Workplace Analytics est pour l'heure déployé par une dizaine de grands comptes au niveau mondial. Basée sur Azure, la solution devrait être présente à terme sur la future région française du cloud de l'éditeur (dont l'ouverture est prévue d'ici la fin de l'année). Côté évolutions fonctionnelles, Workplace Analytics doit s'étendre prochainement à l'analyse d'autres briques Office, notamment à l'outil de messagerie d'équipes Teams et à Skype for Business. "Nous souhaitons aussi y intégrer des signaux en provenance d'applications tierces, comme Slack ou Workday, dans l'optique de couvrir le pilotage d'une large majorité des activités collaboratives d'entreprise, au-delà d'Office", glisse Vincent Fily. Côté réversibilité des données, un processus permettant de synchroniser la base de connaissances de Workplace Analytics sur des serveurs internes est par ailleurs envisagé par Microsoft.
Une alternative française : Lecko
Existe-t-il des alternatives à Workplace Analytics ? La réponse est oui. Déjà, les plateformes de business intelligence généralistes peuvent permettre, à la marge, de bâtir des rapports analysant les logs des systèmes collaboratifs. Mais il existe sur le marché une offre en concurrence beaucoup plus frontale avec la technologie de Microsoft. Et celle-ci est française. Elle est développée par Lecko, un cabinet de conseil parisien expert en organisation. Lecko a initialement développé sa solution dans le cadre de ses missions pour suivre le résultat des projets de réseaux sociaux d'entreprise mis en œuvre chez ses clients, et ainsi outiller son dispositif de recommandation. Puis, la société a décidé de commercialiser son environnement.
Lecko Analytics déployé par le Crédit Agricole
Chatter, G Suite, Jive, Knowledge Plaza, Office 365, TalkSpirit, Yammer... L'offre du cabinet français, baptisée Lecko Analytics, peut intégrer des données d'usage en provenance des principales offres collaboratives du marché. Lecko Analytics agrège un grand nombre de chiffres. Au programme : taux d'adoption, niveau d'engagement (vs utilisation du mail traditionnel), suivi des flux d'activité, benchmark de la dynamique collaborative entre équipes, départements... "En termes d'indicateurs, nous sommes uniquement limités par les API des fournisseurs", explique Arnaud Rayrole, directeur général de Lecko, avant de confier : "c'est sur les données de Lecko Analytics que nous nous appuyons pour compiler les statistiques publiées chaque année dans le cadre de notre baromètre 'Etat de l'art des réseaux sociaux d'entreprise'."
Notamment utilisé par le Crédit Agricole, Lecko Analytics affiche un prix d'entrée de 6 000 euros HT pour un an (pour une plateforme de moins de 5 000 utilisateurs), auquel s'ajoutent des frais initiaux de mise en service de 1 500 euros HT.