L'impression se dirige vers le service La réduction des coûts : premier moteur de la gestion de l'impression
Réduction des coûts et préoccupation écologique sont les deux moteurs qui incitent les entreprises à envisager une optimisation de leurs processus d'impression. Selon le cabinet Gartner en effet, l'impression représente de 1 à 3% du chiffre d'affaires d'une entreprise.
L'entreprise Nextwork mesurait pour sa part qu'en 2007 le coût de possession (TCO) d'une imprimante, c'est-à-dire l'ensemble des coûts directs et indirects ce cet équipement, se chiffrait à plus de 1 080 euros par an et par utilisateur.
Toujours selon cette entreprise, le suréquipement serait responsable de ce coût. Il y aurait dans les entreprises 1 imprimante pour 3 utilisateurs, 1 copieur multifonction pour 18 utilisateurs et 1 fax pour 16 utilisateurs. Mais le surdimensionnement est aussi responsable d'une telle situation. Le taux d'utilisation moyen d'un copieur multifonction serait en effet de moins de 20% de ses capacités.
Eclatement des responsabilités sur les postes de dépenses liés à l'impression;
Par ailleurs, l'éclatement des responsabilités sur les postes de dépenses liés à l'impression pèse sur la bonne gestion de cette fonction de l'entreprise. Dans 62% des entreprises, les imprimantes sont achetées par la DSI, alors que les consommables, les copieurs multifonction et les fax sont commandés eux par les services généraux. Dès lors, IDC estime que seulement 30% des entreprises maîtrisent et contrôlent leurs coûts liés à l'impression.
Enfin, les habitudes ont la vie dure. Le comportement des utilisateurs vis-à-vis de l'impression est souvent excessif, et la politique de l'entreprise ne tient pas compte de cela. Selon Nextwork, seules 10% des entreprises sensibilisent les utilisateurs sur la nécessité de réduire le volume de production papier.
Ces dysfonctionnements divers pèsent bien souvent sur le help desk. Le cabinet Gartner chiffre à 30% le nombre d'appels reçus par le help desk qui ont pour motif des problèmes d'impression. Mais cela impacte aussi les réseaux d'entreprise, dont 55% du trafic seraient liés à l'impression, toujours selon le Gartner.