Quatre conseils pour bien choisir sa solution de messagerie e-mail

Les e-mails sont au cœur du fonctionnement de toutes les entreprises. Avec les possibilités qui s’offrent à lui, difficile pour un chef d’entreprise de prendre une décision éclairée. Voici quatre conseils pour vous aider à choisir.

Solutions hébergées en interne, en externe, Cloud, inclues dans les offres des fournisseurs d’accès Internet ? Ce sont autant de choix qui rendent difficile la prise de décision pour les chefs d’entreprise.
Voici quatre conseils pour bien choisir sa nouvelle solution de messagerie e-mail.
Les e-mails sont sont au cœur du fonctionnement de toutes les entreprises de nos jours. Depuis quelques années, la technologie du Cloud Computing se popularise, notamment auprès des PME, offrant une alternative de plus aux entreprises qui veulent mettre en place une nouvelle solution de messagerie e-mail.
Avec toutes les possibilités qui s’offrent à lui, difficile pour un chef d’entreprise de prendre une décision éclairée. Pour un projet réussi, il convient en amont de garder en tête les quatre éléments suivants.

Prendre en compte les problématiques métiers

Nul doute qu’à la base, mettre en place une nouvelle solution de messagerie email, c’est un projet IT. Mais les décideurs métiers doivent être impliqués dans ce projet, aux cotés de l’équipe technique. D’après une étude d’IDC pour Microsoft, en 2013, 58 % des décideurs métiers seront impliqués dans les projets IT. D’ici 2016, ils seront 80% à copiloter des projets IT.
Souvent, on constate des différences notables de priorités, qu’on parle à une personnes de l’IT ou à un décideur métier. Ce qui est important pour le responsable informatique, ne le sera pas forcément pour le responsable commercial, et vice-versa. L’e-mail est utilisé avant tout par les métiers et joue un grand rôle dans la performance et l’efficacité des équipes. La direction informatique se doit donc d’être à l’écoute des autres fonctions et s’assurer de répondre à leurs besoins.

Définir les critères de choix

Pour faire un choix, il est important de définir des critères qui soient acceptés par tous les partis. De nombreux sites traitent du sujet. Vous pouvez aussi vous rapprocher d’une entreprise semblable. C’est un bon point de départ. Cependant, chaque entreprise est différente, chaque entreprise a ses spécificités et vous ne pouvez pas vous fier uniquement à ceci pour trouver les bons critères.
Comment faire ? Vous devrez à interroger les décideurs métiers de votre organisation, les responsables informatique, et tout autre acteur qui pourraient être impacté de près ou de loin par la solution que vous aller choisir (par exemple, les responsables d’applications devant s’interfacer avec la messagerie e-mail). Une fois tout ce beau monde interviewé, vous aller devoir vous assurer que chaque critère soit spécifique, mesurable, et réaliste. Attention aussi à ne pas finir avec une liste trop longue de critères, auquel cas l’évaluation risque d’être ardue. Limitez-vous à 10-12 critères maximum.

Inclure les solutions Cloud dans la réflexion

Les avantages des solutions Cloud pour l’e-mail – la rapidité de déploiement, les économies sur l’infrastructure, les mise-à-jour automatiques, etc. – sont difficiles à ignorer. Malgré tous ces atouts, l’adoption du Cloud par les PME, bien qu’en constante augmentation, n’est encore que marginale (1 PME sur 5 en 2012, 2 sur 3 en 2014, selon Markess). La raison ? Toutes les entreprises ne sont pas prêtes à franchir le pas, pour diverses raisons (sécurité, localisation des données, disponibilité, etc.). C’est peut-être le cas de la vôtre. Cependant, il serait dommage de ne pas tenir compte de cette technologie dans votre évaluation. Prenez le temps d’évaluer certaines solutions Cloud. Vous pourriez avoir des surprises et vous rendre compte que les griefs que vous teniez envers cette approche ne sont pas fondés. Au contraire, si les résultats de l’évaluation ne vous permettent pas d’opter pour une solution Cloud, soyez clairs sur les raisons qui vous font écarter cette possibilité. Les décideurs métiers vous réclameront à coup sûr des explications argumentées.

Penser à votre stratégie collaborative

Le choix de votre plateforme d’e-mail est une décision qui ne devrait pas se prendre de façon isolée. La direction doit l’inclure dans une réflexion plus large. L’e-mail se retrouvera ainsi au cœur d’une stratégie de communication et de collaboration plus globale. Il s’agit ensuite d’anticiper de futures intégrations avec des outils comme la messagerie instantanée, la vidéo-conférence, un réseau social d’entreprise, des espaces intranets, etc. La bonne intégration entre l’e-mail et ces différentes applications peut être un facteur clé de l’amélioration de la productivité et un vrai catalyseur pour l’innovation dans votre entreprise.
Beaucoup de paramètres sont à prendre en compte lorsque vient le temps de choisir une nouvelle solution de messagerie. Quoiqu’il en soit, une bonne préparation du projet en amont est gage de réussite.
Vous avez choisi ou aller choisir une solution de messagerie e-mail ? Partagez votre expérience. Quel autre conseil pouvez vous donner ? Laissez un commentaire.