Choisir un prestataire et pas seulement une solution
Il a fallu près d'un an entre la décision de mener un programme de formation e-learning en bureautique et son démarrage effectif. Après un long travail de prospection, l'appel d'offre vers cinq prestataires a abouti au choix de Cross Institute.

Gilles Droulez, responsable de la formation en informatique et bureautique et en charge du projet se révèle exigeant dans sa description de l'intégrateur idéal : "Il nous fallait un cabinet de formation capable non seulement de nous fournir une solution adaptée, mais aussi d'avoir une démarche d'audit, de conseil, une approche pédagogique ; et surtout de piloter un projet tout en prenant bien en compte la dimension du changement culturel qu'il implique".

La solution de Thomson NETg a ensuite été choisie pour ses fonctionnalités et son bon rapport qualité-prix et dès avril 2002, les premières sessions d'apprentissage du pack Office (Excel, Word, Powerpoint) ont ainsi démarré sur 400 postes de travail individuels répartis sur six sites. En 2003, l'expérience a été renouvelée pour 600 nouveaux apprenants et se poursuivra en 2004.

Alors que Gilles Droulez se charge de la démarche d'information et de communication et bénéficie, via son interface administrateur, d'une vision globale des postes en formation ; Cross Institute suit le parcours de chacun et fournit au responsable formation des rapports réguliers de synthèse sur les temps de connexion, les questions posées aux tuteurs ou encore les niveaux d'apprentissage atteints.

Communiquer avant de former
Première étape pour Gilles Droulez et la DRH, commanditaire du projet : le plan de communication. Afin d'éviter d'éventuelles réticences de la part des utilisateurs et de les sensibiliser à ce nouveau mode de formation qu'est l'e-learning, un dossier sur le sujet a d'abord été publié dans le journal interne de Bouygues Telecom ; suivi un mois plus tard par un dossier sur l'Intranet, puis par des huit ateliers d'informations de trois heures et regroupant chacun cinquante personnes. Une fois les futurs apprenants informés et sensibilisés, les premières campagnes de formation ont ainsi pu démarrer.

A partir de son poste de travail, le salarié commence par un test de pré-évaluation dont les résultats de niveau définissent son programme de formation personnalisé ; ensuite l'apprenant s'organise lui-même pour répartir ses dix heures de cours sur une durée totale de quatre semaines. Pendant la première semaine, des tuteurs de Cross Institute sont disponibles tous les jours par téléphone ou par e-mail en cas de difficultés, puis seulement deux jours pendant les semaines suivantes… le salarié n'en reste pas moins seul face à son ordinateur.

Cependant, malgré la volonté et la motivation qu'implique l'e-learning, Gilles Droulez pose un bilan plutôt positif : "85 à 90% des apprenants se sont déclarés satisfaits. Pour les 10% restants, la critique récurrente est la difficulté d'apprendre sur son poste de travail, avec un environnement mouvant".

Ainsi le responsable formation informatique et bureautique de Bouygues Telecom poursuit-il sur son idée: "l'important ce ne sont pas les fonctionnalités de la solution, c'est le travail d'accompagnement des apprenants et de sensibilisation de tous pour que chacun respecte l'autre dans son espace de travail".