La
gestion des licences: un axe potentiel de réduction de
coûts IT
Comment remettre à plat ses processus de gestion d'actifs matériels et logiciels ? Le point sur quelques bonnes pratiques, avec les retours d'expérience de la Banque de France et de France Télécom. (Vendredi 30 janvier
2004)
"Une mauvaise gestion
de l'inventaire des ressources informatiques conduit à
la présence au sein du système d'information
de logiciels qui n'ont pas lieu d'être", prévient
Compass dans une récente étude. Selon le
cabinet d'analyse, de 8% à 15% des dépenses
en logiciels d'une entreprise concernent des produits
inutilisés... Un constat qui tendrait à
prouver que les stratégies appliquées sur
ce terrain ne sont pas toujours à la hauteur.
Un nécessaire
partage de l'information
Comment adapter au mieux les
ressources IT aux besoins de l'entreprise ? Telle
est la question centrale de tout projet visant à mettre
en oeuvre une plate-forme d'inventaire informatique digne
de ce nom. Une démarche qui, selon Compass, doit
débuter par un audit minutieux des besoins internes
dans le domaine IT. Une phase à laquelle devrait
participer idéalement l'ensemble des acteurs intéressés
de près ou de loin par le déploiement d'actifs logiciels.
A savoir : les responsables techniques et métier
ainsi que les directions en charge des achats.
Grâce
à ce partage de connaissances à la fois
fonctionnelles, techniques et commerciales, "l'entreprise
commencera à prendre des décisions en connaissance
de cause, et pourra rationaliser considérablement
son portefeuille de logiciels - notamment en mettant un
terme au licences inutiles, commente Compass. Mieux encore,
en disposant de données sur les besoins et les
fonctionnalités techniques, ses commerciaux pourront
négocier des contrats bien plus intéressants."
L'ensemble des contenus récoltés au cours
de cette phase seront ensuite centralisés au sein
de l'outil d'inventaire et de gestion retenu.
Rationalisation
à la Banque de France La Banque de France
mène depuis fin 2000 un chantier visant précisément
à remettre à plat ses procédures
en matière de suivi d'actifs informatiques. Comptant
plus de 200 succursales, elle affiche un parc de plus
de 22 500 équipements, dont 17 000 postes
de travail, et un total de quelque 17 600 licences
(pour un catalogue de 590 logiciels). Pour ce projet,
l'établissement a choisi de se doter de la solution
de gestion du cycle de vie des ressources de PS'Soft (Qualiparc).
Un outil mis en oeuvre courant 2000 qu'il couple avec
le système d'inventaire et de télédistribution
de Microsoft (SMS).
"Nous nous appuyons sur Qualiparc pour gérer les demandes
des utilisateurs en mode décentralisé, par le biais d'un
client Web", indique Daniel Choron, chef du service des
projets et des applications internes de la Banque de France.
L'environnement en question a été connecté
au module de gestion des contrats de la Banque de France
(Oracle Applications Suite) ainsi qu'à son applicatif
de traitement des immobilisations. "Un couplage qui nous
permet de répondre aux différentes obligations légales
sur ce terrain", note le responsable.
Fort de cette plate-forme, la Banque de France s'est lancée
dans une politique de rationalisation de son parc logiciel,
visant dans un premier temps à distinguer les licences
acquises des licences exploitées. Une démarche, menée
à l'aide de SMS, qu'elle compte étendre à terme
à l'ensemble de son organisation. Autre travail en cours
: l'intégration à la Qualiparc du référentiel de logiciels
exploité à l'origine. "Une fois ces travaux réalisés,
nous prévoyons de déployer le module que propose PS'Soft
pour assurer le contrôle de la conformité des licences
[au regard de leur niveau d'utilisation notamment]", conclut-on
à la Banque de France.
Configuration
logicielle par métier
Chez France Télécom,
cette étape a d'ores et déjà été
atteinte. "Nous sommes capables de gérer jusqu'à
la configuration logicielle des postes de travail (types
d'application installés, etc.) en fonction du profil
métier des utilisateurs", explique André
Marin, directeur de projet national chez France Télécom.
On notera que l'opérateur s'adosse également
aux solutions de PS'Soft pour mener à bien ce processus,
et notamment pour les tâches d'inventaire et de
mise à jour à distance.
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