Vivendi Universal Publishing, 3ème éditeur
mondial, regroupant différentes maisons d'édition (Nathan, Larousse,
Bordas et Le Robert notamment), souhaitait à la fois simplifier
les processus administratifs de celles-ci, et améliorer la circulation
globale de l'information.
A partir d'un existant relativement homogène (sur base SAP), le
groupe a choisi, dans le cadre du projet Shiva, de fédérer les différents
systèmes d'information concernés autour d'un portail, point d'accès
unique à un ensemble d'applications, notamment collaboratives. Philippe
Perrot, Directeur du Projet, précise : "Shiva, c'est l'extension
à l'ensemble des salariés d'un portail permettant l'accès à des
applications 'métier' et administratives directement en fonction
du rôle et du profil du collaborateur dans l'organisation. Pour
cela, nous nous sommes appuyés sur SAP. Le groupe a souhaité étendre
le nombre d'employés impliqués (200 étaient déjà connectés à l'outil
SAP) à la fois en développant de nouvelles applications,
et en tirant profit de l'existant".
Améliorer le travail collaboratif
Parmi les nouveaux outils mis en place figurent notamment des applications
de ressources humaines (comme la gestions des absences et des notes
de frais), d'e-procurement, de gestion de l'organisation... Ceci
s'ajoutant aux applications "métier" (demande de contrat d'auteur
via Intranet par exemple, ou encore la comptabilité et la gestion
de tâches administratives) gérées par l'outil SAP. Le portail concerne
aussi bien les employés des différentes maisons d'édition, qui se
connectent à des serveurs centralisés via ligne spécialisée, que
les "nomades" qui s'identifient à l'aide de la solution RSA SecurID.
Au total, ce sont 800 nouveaux employés qui sont concernés par le
projet, dont l'axe principal était d'améliorer et d'automatiser
les processus via l'utilisation de "workflow" (chaîne
de validation) sur différentes procédures. La personnalisation du
portail en fonction de droits spécifiques a été repoussée à la future
version 2.0 du projet Shiva. Cette nouvelle étape améliorera par
ailleurs des fonctionnalités déjà présentes, comme la gestion des
absences avec la visualisation des plannings d'absences de l'équipe
et la gestion prévisionnelle des absences.
Neuf mois d'intégration
L'intégration a été confiée à
Cap Gemini Ernst & Young, et s'est étendue sur 9 mois,
en trois phases :
1) entre mai et juillet 2001: réalisation des "maquettes"
du projet;
2) entre juillet et septembre 2001: mise en place des serveurs applicatifs
et des solutions d'archivage;
3) entre septembre et décembre 2001: réalisation de
prototypes déployés sur des pilotes.
Philippe Perrot détaille: "13 serveurs Compaq supportent
les applications, pour un parc de machines clientes où l'on
trouve des systèmes d'exploitation hétérogènes:
Unix, Windows NT, MacOS, ce dernier représentant 40% du parc
et adressé par un serveur Citrix dédié".
Le
projet s'est accompagné d'une politique de conduite du changement,
particulièrement lorsque les procédures en vigueur
dans certaines maisons d'édition ont dues être modifiées,
traduite en termes de formation, bien sûr, mais aussi de communication,
sous forme d'opération spéciale pour le lancement
du projet, réunissant les principaux relais d'information
des maisons d'édition, mais aussi via des comités
de pilotage.
Pour Oriane Cadays, Chef des
Projets e-Procurement et Gestion de l'Organisation, "il est essentiel
de bien accompagner les utilisateurs au sein de chacun des départements
et de maintenir une veille de Shiva même après son déploiement.
Nous le faisons avec la mise en place de centre d'expertises où
s'échangent les retours d'expérience, les demandes d'évolution...
traduisant une volonté forte d'appropriation des solutions par les
utilisateurs."
Trop peu de connexions quotidiennes
Les indicateurs de performance mis en place incluent la mesure du
nombre de notes de frais, de demandes d'absence, etc., saisies via
l'outil. Quant au nombre de connexions, il reste trop faible, et
la démarche d'accéder au portail est encore conditionnée
par une tâche particulière à accomplir, non
par la recherche d'information.
Pour y remédier, un Intranet de publication servant d'outil
de Knowledge Management viendra compléter le projet, accompagné
par un système de push.
[Jérôme Morlon, JDNet]