Optic 2000 gère
son millier d'opticiens adhérents avec SAP Retail Par JDNet Solutions (Benchmark Group) URL : http://www.journaldunet.com/solutions/0301/030121_optic2000.shtml Lancer l'impression Mardi 21 janvier 2003
Créée en 1962 par 4 opticiens sous la forme d'un groupement d'achat, la coopérative est aujourd'hui la première enseigne de distribution optique en France. Au siège, 210 personnes travaillent pour satisfaire un réseau d'opticiens exigeants auxquels une promesse à été faite : l'expédition le jour même de toute commande passée avant 19 heures. Un engagement aujourd'hui respecté à 97 % mais qui ne va pas forcément de soi. D'où la décision prise par la direction d'installer mySAP Retail pour harmoniser les processus et soutenir l'actuel développement de l'activité. "En tant que centrale d'achat, OPTIC 2000 est confrontée à la gestion du flux ducroire, c'est à dire que nous facturons les magasins adhérents sans avoir de commande en face", explique André Cabanes, DSI de la coopérative. "C'est un système triangulaire : Optic 2000 passe des contrats en direct avec des fournisseurs d'un côté, les magasins commandent directement à ces mêmes fournisseurs de l'autre, mais au final, c'est OPTIC 2000 qui est facturée par les fournisseurs". Un processus qui porte le nom "d'affaire de commission" chez SAP. Une fonctionnalité qui a lourdement pesé dans la balance lors du choix des prestataires car la centrale d'achats réalise plus de la moitié de son chiffre d'affaires de cette manière. "A partir d'une seule facture fournisseur, nous éditons autant de factures morcelées que nous avons d'adhérents acheteurs pour un produit ou une gamme de produits" précise André Cabanes. Sans oublier le négoce traditionnel L'autre processus métier majeur, c'est le négoce standard avec l'achat, le stockage et la revente de verres, de montures et de produits de contactologie (lentilles de contact). "La mise en place d'un ERP modifie la gestion des approvisionnements et des entrepôts de stockage. Le système est aujourd'hui géré automatiquement avec des paramètres portés par chaque article. Il génère désormais des propositions d'achats qui sont validées par le service approvisionnement", poursuit-il. Auparavant, la tâche "référencement produits" revenait au service informatique. Aujourd'hui, chaque utilisateur est responsabilisé, qu'il soit responsable des achats, directeur financier, comptable ou contrôleur de gestion. Une nouvelle façon de concevoir les choses qui a eu un impact sur l'organisation fonctionnelle de la coopérative avec la création d'un poste entièrement dédié à cette mission. Le "référenceur" en question, qui dépend du service "achats", est ainsi chargé de créer un nouvel article pour toute nouvelle référence produit qui apparaît. Il en définit également le centre de coûts et les caractéristiques d'achats, de vente, de stockage et de gestion comptable. Une gestion plus fine qui, pour le contrôle de gestion, permet notamment d'obtenir une marge à l'article. Un centre de compétences SAP créé en interne "Créé peu après la fin de l'implémentation de l'ERP, notre centre de compétences SAP nous permet de continuer à enrichir le système. Au début d'un ERP, on actionne et met en place un certain nombre de processus. Par la suite, il faut apporter des plus à l'utilisateur final et chercher à coller au plus près aux métiers. Notre centre de compétences est donc composé de 6 personnes à plein temps, 3 fonctionnels, 2 ingénieurs système et moi-même", précise Evariste Touranchet, responsable du centre. A noter qu'aucun programmeur ne fait partie de cette équipe car le système ne nécessite pas de développement spécifique en dehors de SAP.
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