S'appuyant sur sa veille technologique, l'équipe informatique du CNRS a donc suivi l'exemple réussi du CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) et choisi également Globalis pour développer une solution plus simple et sur-mesure.

"Nous avons opté pour une plate-forme PHP, ce qui évite aux utilisateurs de devoir télécharger quoi que ce soit. Il est vrai que l'outil mériterait d'être plus dynamique et plus ergonomique, mais choisir JavaScript aurait impliqué des problèmes d'incompatibilité sur nombre de navigateurs", précise Olivier Raynaud.

D'autre part, si les dossiers comportent des parties complexes à traiter (la lettre de motivation pour les IT, les références de publications scientifiques pour les chercheurs), le framework se compose de fonctionnalités plutôt basiques telles que le suivi de l'assistance utilisateur, et un outil de statistiques (nombre de connectés à un moment donné, de candidatures, de pré-inscriptions, de téléchargement de dossier, de dossiers générés et effectivement transmis). Il est aussi possible d'intégrer, dans l'outil de suivi de gestion des concours, des informations complémentaires transmises par la suite par les candidats

Red Hat Linux, PHP, MySQL
Environ deux mois, c'est le temps qu'il a fallu pour développer et déployer la solution. Deux serveurs Dell du CNRS (l'un pour l'applicatif, l'autre pour les données) sont mis à contribution deux fois l'an pour prendre en charge le traitement de chaque campagne de recrutement. La solution repose sur le système d'exploitation RedHat 8.0, le langage PHP 4.2, et utilise la base de données MySQL 3.23.

"Contrairement au système utilisé par le CNFPT, les formulaires PDF ne sont pas générés à la volée. Vu le nombre de candidatures que nous avons coutume de recevoir, nous avons préféré que la génération des documents se déroule la nuit, pour éviter toute surcharge du serveur pendant la journée", explique Olivier Raynaud.

La différence majeure avec la solution développée par le CNFPT, et qui est d'ailleurs apparue comme une contrainte, est le volume important du formulaire à remplir. Il a donc fallu le découper en une quinzaine de pages, puis attribuer un mot de passe à chaque candidat, envoyé par e-mail, pour lui permettre d'accéder à son dossier et d'y revenir plusieurs fois pour le compléter.

Sur le plan financier, la solution a coûté plus de 20 000 euros HT (développement externe, exportation vers l'application qui gère les concours, achat de la librairie PDF), plus le coût à la journée de l'assistance de second niveau (problèmes techniques irrésolus en interne).
Du côté de la DSI du CNRS, deux personnes se sont consacrées à la mise en place et au suivi du système pendant deux mois à plein temps ; deux autres membres de l'équipe technique sont intervenus par intermittence, puis à 100% de leur temps sur quinze jours environ ; et une personne a été embauchée pour l'assistance téléphonique.

Des résultats chiffrés significatifs
53% des candidatures saisies en ligne, c'est le premier résultat plutôt satisfaisant que le CNRS peut afficher après la campagne de recrutement des IT de mars 2003. 13 791 candidats ont déposé 34 148 dossiers de candidatures (il est en effet possible de s'inscrire à plusieurs concours). Sur ces dossiers, 18 016 ont été déposés en ligne et 8 671 formulaires ont été effectivement transmis au CNRS.

Du côté de l'assistance, 2 480 appels téléphoniques ont été reçus sur un mois. Les raisons des appels étaient minimes et plus relatives aux procédures administratives d'envoi du dossier ou aux éléments à saisir qu'à de véritables problèmes techniques. Un des rares bogues signalés, a été causé par un serveur de messagerie qui refusait systématiquement les messages de confirmation et de validation que le CNRS envoyait aux candidats. Il a été résolu depuis.

Le système a ainsi fait ces preuves et va être utilisé à nouveau pour les prochains concours 2004. Les gestionnaires du CNRS qui saisissaient auparavant les données de chaque dossier de candidature sont ainsi allégés de cette tâche, simplifiée à une simple opération de contrôle des formulaires.

En revanche, l'envoi d'un dossier papier étant toujours obligatoire, le traitement manuel reste inévitable, car la nature des candidatures nécessite de fournir un grand nombre de documents justificatifs. "Pour l'instant c'est le dossier papier signé par le candidat qui fait foi. Mais nous prévoyons, à terme, de mettre en place la signature électronique", conclut Olivier Raynaud, le chef du projet.