Chaque année, le CNRS
recrute en deux vagues, des chercheurs et des ingénieurs et techniciens
(IT). Il reçoit ainsi environ 7000 et 30 000 candidatures pour chacune des
deux campagnes.
Début 2003, pour le recrutement IT, le Centre de recherche scientifique
a opté pour une solution Open Source qui permettait aux candidats de s'inscrire
en ligne, mais surtout de simplifier les tâches de traitement des formulaires.
Un choix rapide
et empirique
Après une première
expérience peu satisfaisante avec la
solution de formulaire en ligne E-forms (logiciel propriétaire utilisé pour
la saisie en ligne des déclarations d'impôts), à l'occasion de la
dernière campagne de recrutement de chercheurs, le CNRS s'est tourné vers
la SSII Globalis pour développer une nouvelle solution.
"Avec
E-forms, les candidats devaient télécharger l'outil pour pouvoir recevoir
le formulaire par e-mail et le remplir ensuite sur papier. L'opération était
trop longue et en a découragé plus d'un. Au final, à peine 18% des candidats
chercheurs se sont inscrits en ligne, raconte Olivier Raynaud, le chef de
projet interne à la DSI du CNRS. En plus, le développement de cette solution
par le prestataire nous a coûté beaucoup plus cher que celui de Globalis".
L'expérience a donc été dissuasive.
S'appuyant
sur sa veille technologique, l'équipe informatique du CNRS a donc suivi
l'exemple réussi du CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale)
et choisi également Globalis pour développer une solution plus simple
et sur-mesure.
"Nous avons opté pour une plate-forme PHP, ce qui évite aux utilisateurs
de devoir télécharger quoi que ce soit. Il est vrai que l'outil mériterait
d'être plus dynamique et plus ergonomique, mais choisir JavaScript aurait
impliqué des problèmes d'incompatibilité sur nombre de navigateurs", précise
Olivier Raynaud.
D'autre part,
si les dossiers comportent des parties complexes à traiter (la lettre
de motivation pour les IT, les références de publications scientifiques
pour les chercheurs), le framework se compose de fonctionnalités
plutôt basiques telles que le suivi de l'assistance utilisateur, et un
outil de statistiques (nombre de connectés à un moment donné, de candidatures,
de pré-inscriptions, de téléchargement de dossier, de dossiers générés
et effectivement transmis). Il est aussi possible d'intégrer, dans
l'outil de suivi de gestion des concours, des informations complémentaires
transmises par la suite par les candidats
Red
Hat Linux, PHP, MySQL
Environ deux mois, c'est le temps qu'il a fallu pour développer et déployer
la solution. Deux serveurs Dell du CNRS (l'un pour l'applicatif, l'autre
pour les données) sont mis à contribution deux fois l'an pour prendre
en charge le traitement de chaque campagne de recrutement. La solution
repose sur le système d'exploitation RedHat 8.0, le langage PHP 4.2, et
utilise la base de données MySQL 3.23.
"Contrairement au
système utilisé par le CNFPT, les formulaires PDF ne sont pas générés
à la volée. Vu le nombre de candidatures que nous avons coutume de recevoir,
nous avons préféré que la génération des documents
se déroule la nuit, pour éviter toute surcharge du serveur pendant la
journée", explique Olivier Raynaud.
La différence majeure avec la solution développée par le CNFPT, et qui
est d'ailleurs apparue comme une contrainte, est le volume important du
formulaire à remplir. Il a donc fallu le découper en une quinzaine de
pages, puis attribuer un mot de passe à chaque candidat, envoyé par e-mail,
pour lui permettre d'accéder à son dossier et d'y revenir plusieurs fois
pour le compléter.
Sur le plan financier,
la solution a coûté plus de 20 000 euros HT (développement externe,
exportation vers l'application qui gère les concours, achat de
la librairie PDF), plus le coût à la journée de l'assistance
de second niveau (problèmes techniques irrésolus en interne).
Du côté de la DSI du CNRS, deux personnes se sont consacrées à la mise
en place et au suivi du système pendant deux mois à plein temps ; deux
autres membres de l'équipe technique sont intervenus par intermittence,
puis à 100% de leur temps sur quinze jours environ ; et une personne a
été embauchée pour l'assistance téléphonique.
Des résultats chiffrés
significatifs
53% des candidatures saisies en ligne, c'est le premier résultat plutôt
satisfaisant que le CNRS peut afficher après la campagne de recrutement
des IT de mars 2003. 13 791 candidats ont déposé 34 148 dossiers de candidatures
(il est en effet possible de s'inscrire à plusieurs concours). Sur ces
dossiers, 18 016 ont été déposés en ligne et 8 671 formulaires
ont été effectivement transmis au CNRS.
Du côté de l'assistance,
2 480 appels téléphoniques ont été reçus sur un mois. Les raisons des
appels étaient minimes et plus relatives aux procédures administratives
d'envoi du dossier ou aux éléments à saisir qu'à de véritables problèmes
techniques. Un des rares bogues signalés, a été causé par
un serveur de messagerie qui refusait systématiquement les messages de
confirmation et de validation que le CNRS envoyait aux candidats. Il a
été résolu depuis.
Le système a ainsi
fait ces preuves et va être utilisé à nouveau pour les prochains concours
2004. Les gestionnaires du CNRS qui saisissaient auparavant les données
de chaque dossier de candidature sont ainsi allégés de cette tâche, simplifiée
à une simple opération de contrôle des formulaires.
En revanche, l'envoi d'un dossier papier étant toujours obligatoire, le
traitement manuel reste inévitable, car la nature des candidatures nécessite
de fournir un grand nombre de documents justificatifs. "Pour l'instant
c'est le dossier papier signé par le candidat qui fait foi. Mais
nous prévoyons, à terme, de mettre en place la signature électronique",
conclut Olivier Raynaud, le chef du projet.
[Philippine Arnal, JDNet]