La
société Staci, spécialiste de la
logistique de communication (gestion d'économats et d'objets
publicitaires) a opté en 2001pour l'externalisation
de son service de paie pour ses 240 employés. C'est
Cegedim SRH qui a été choisie pour gérer
et automatiser les tâches liées à
la paie et à la gestion du temps de travail.
Externaliser
pour améliorer la qualité du travail
"L'externalisation est notre métier, il
était donc naturel que nous choisissions ce mode
d'administration pour notre service paie, plutôt
que de grossir notre équipe, justifie Sandrine
Puget, la DRH du Groupe Staci. Notre décision
a été motivée par la volonté
d'économiser du temps et d'améliorer la
qualité du travail plutôt que par la notion
de réduction de coûts."
En
2000, préparant le départ à la
retraite de la personne chargée de la paie, c'est
le directeur financier qui a mené la réflexion
en amont du projet d'automatisation des tâches.
Après avoir fait le tour des différentes
solutions d'éditeurs, sans pour autant lancer
d'appel d'offres, son choix s'est finalement posé
sur la solution Mercure de la société
Cegedim SRH, première étape avant d'intégrer
d'autres modules ERM complémentaires.
"L'élaboration
du cahier des charges, en collaboration avec la responsable
de paie et un expert de Cegedim SRH a été
longue, car l'élaboration d'une fiche de paie
est complexe et nous ne voulions omettre aucun détail",
poursuit Sandrine Puget.
Déléguer
tout en gardant le contrôle
Dès janvier 2001, la base de données jusqu'alors
gérée par un progiciel interne a été
reprise et hébergée par Cegedim SRH qui
procède depuis, tous les mois, à la production
des fiches de paie. "Le système a été
long à mettre en place. Il a fallu environ huit
mois et de nombreux allers et retours entre Cegedim
SRH et nous pour le rendre totalement opérationnel",
se souvient la DRH.
L'étape suivante était logiquement la
mise en place d'un ERM pour fluidifier le processus
de transmission d'informations. Le module n'a pourtant
été mis en place qu'en juin dernier
Un véritable soulagement pour la responsable
de la paie qui passait trois jours pleins tous les mois
à contrôler la cohérence des informations
et à compiler les fiches de pointage hebdomadaires
complétées sous Excel par la vingtaine
de responsables de services. Le fichier unique étant
transmis ensuite par e-mail à Cegedim SRH pour
la production des bulletins de paie.
Avec
la plate-forme ERM, si l'étape de vérification
et de contrôle s'impose toujours pour la chargée
de la supervision de la paie, les données sont
saisies directement par chaque responsable et chaque
employé. Les managers saisissent sur le portail
les informations liées au temps de travail et
les salariés y déposent leurs demandes
de congés. Pour ceux qui travaillent dans les
entrepôts, des bornes y ont été
installées.
L'interface, commune à tous, donne accès
par un mot de passe à un compte personnel sur
lequel l'employé peut connaître son crédit
de jours de congés, savoir si sa demande a été
traitée, et consulter des informations plus générales
sur la législation en vigueur et ses droits.
"Ce sont ces détails qui nous ont demandé
beaucoup de temps dans l'élaboration du cahier
des charges. Pour optimiser le processus, le système
doit pouvoir traiter tous les types de demandes possibles."
Une
veille législative permanente
Il ne suffisait pas d'externaliser la production des
fiches de paie : encore fallait-il automatiser la saisie
et l'agrégation des informations pour pouvoir
se concentrer sur d'autres tâches plus qualitatives.
La personne autrefois chargée d'agréger
les informations, se consacre aujourd'hui à l'amélioration
du système, à la mise en place de nouveaux
modules, ainsi qu'à une veille interne sur la
réglementation.
La direction des ressources humaines utilise pour sa
part les fonctions d'analyses de l'ERM, et notamment
le requêteur qui lui permet d'extraire des données
et de les présenter sous forme de tableaux. Deux
jours de formation ont été nécessaires
à l'équipe pour arriver à maîtriser
l'outil de requête.
De son côté, outre la production, Cegedim
SRH assure la maintenance de l'outil, mais aussi une
veille permanente sur la réglementation juridique
et fiscale. Ainsi, mis à part des événements
internes ou une modification de la convention d'entreprise,
Staci se décharge du suivi législatif.
Petit
à petit, la société logistique
continue à s'équiper de modules de gestion
salariale : après avoir externalisé la
production des bulletins de paie, intégré
un module ERM de centralisation des données,
la directrice des ressources humaines du groupe annonce
la mise en place de nouveaux modules ERM dans les prochains
mois. Le module dit "Intérim" dédié
à la gestion des personnels intérimaires
sera opérationnel en décembre 2003, et
le module d'analyse "Commettants" (rapprochement
des temps de travail par employé et par client)
sera prêt début 2004.
Quant à un contenu du portail ERM plus informatif
et plus "communicant" pour les employés,
"nous avons encore d'autres priorités, mais
il est au programme", signale Sandrine Puget.
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