ERP signifie Enterprise Resource Planning.
On le traduit par Progiciel de Gestion Intégré. L'implémentation
de ce progiciel est un projet atypique. Son processus est très
long, il est difficile de dégager des ROI fiables, on mesure
mal combien d'argent il va falloir investir, où il va falloir
l'investir, quels secteurs de l'entreprise vont être touchés...Toutes
ces inconnues font peur et découragent les dirigeants. Cette
série de questions a pour but de les aider dans leur choix.
Quelle est la fonction
exacte de l'ERP ?
C'est une solution permettant de
gérer l'ensemble des processus d'une entreprise. Elle doit normalement
intégrer sur un unique système informatique toutes les fonctions
de de la société : la gestion des ressources humaines,
la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi
la vente, la distribution, l'approvisionnement, ou encore le commerce
électronique.
Son objectif est de pouvoir apprécier et répondre
aux besoins de ces différentes fonctions. La difficulté
principale réside dans le fait que chaque département
fonctionne avec un matériel informatique spécialement
adapté à son activité. Le progiciel devra cependant
collecter des informations venant de différentes sources,
donc sous différents formats. Il lui faut totalement paramétrer
toutes les applications, définir les variables essentielles, personnaliser
ces mêmes variables après les premières utilisations. Tout est ensuite
réunit dans une unique base de données.
L'ERP doit diffuser l'information en interne de manière optimale.
L'entreprise s'en trouve normalement plus réactive. Cette
facilité de circulation de l'information permet d'élaborer des outils
puissants de gestion et d'analyse, et donc d'aide à la décision.
En
pratique, que va faire un ERP dans mon entreprise ?
L'ERP est sensé automatiser
les tâches acomplies dans l'entreprise, en les faisant rentrer
dans un processus particulier. Prenons l'exemple d'une commande
client. Sa demande est prise en compte au département des
commandes clients, qui utilise les informations présentes
dans la base de données unique (historique du client, état
des stocks...) pour traiter la demande. L'ERP fait ensuite transiter
la commande jusqu'au prochain département concerné,
et ainsi de suite.
Deux changements majeurs sont remarquables :
Premièrement, chaque maillon de la chaîne formée
par l'ERP possède toutes les informations nécessaires
au moement où la balle est dans son camp. Par exemple, l'opérateur
enregistrant une commande a accès aux informations financières
concernant le client. Chaque personne possède plus d'informations,
donc plus de responsabilités.
Deuxièmement, il est à tout moment possible de vérifier
l'état d'avancement de la commande. Il suffit d'interroger
le progiciel.
Globalement, l'ERP confère deux types d'avantages :
une vision d'ensemble de l'activité
de l'entreprise - un dirigeant peut avoir accès à
des statistiques et analyses lui permettant d'être aidé
dans ses prises de décisions.
la standardisation du fonctionnement interne
- à une époque où les rachats, fusions et autres
acquisitions sont monnaie courante, une grande entreprise ne peut
que gagner en productivité si elle adopte un processus de
fonctionnement unique.
Un
ERP s'implémente-t-il aisément ?
Compte tenu des changements de fonctionnement
évoqués dans la question précédente,
il est évident que la mise en place d'un tel système
peut s'avérer très complexe. En fait, plus l'entreprise
est grande, plus elle souhaite élargir le domaine d'application
de son ERP, et plus elle va devoir changer sa manière de
fonctionner. Au delà de l'aspect technique et matériel,
le changement concerne les hommes, d'une part, et la manière
de fonctionner de l'entreprise dans sa globalité, d'autre
part. C'est pourquoi l'implémentation d'un ERP peut prendre
beaucoup de temps.
Dois-je opter pour l'ERP dans mon entreprise
?
L'ERP est un peu synonyme de remise
en cause de la manière de fonctionner de l'entreprise. Plus
l'implémentation est profonde, plus l'entreprise va transformer
ses processus internes. Une entreprise qui ne constate pas de défaut
majeur dans ses affaires (bonne productivité, clients et
fournisseurs satisfaits...) ne gagnera peut-être pas grand
chose à s'équiper.
Les détails techniques de l'implémentation doivent
également être pris en compte. L'ERP prend-il en charge
les processus de production vitaux de l'entreprise ? Si ce n'est
pas le cas, deux cas de figure sont possibles. Soit il faudra changer
les processus. Ce peut être long et coûteux, mais avantageux
au bout du compte. Ou bien il faut modifier le progiciel : son implémentation
risque de s'en trouver ralentie.
Pour réduire au minimum les risques d'échec, il faut
bien préparer son implémentation en se posant les
bonnes questions. Il est important de dégager les processus
de productions les plus importants de l'entreprise. Ce sont eux
qui vont dire où et comment doit s'implémenter l'ERP.
On peut en déduire quels seront les principaux changements,
informatiques et procéduraux. On en tire aussi une marge
de progression probable et une estimation des coûts. Comparer
les deux permet de dégager un indicateur essentiel pour la
prise de ce genre de décision.
Quels sont (tous)
les coûts de l'ERP ?
Un projet d'ERP a tellement d'ampleur
qu'il est difficile de savoir avant de commencer où va devoir
aller l'investissement. Voici les principales dépenses provoquées
par une implémentation ERP :
la formation - ce coût est la plupart
de temps sous estimé, n'oublions pas que plus profonde est
l'implémentation, plus grand sera le nombre d'employés
devant apprendre une nouvelle manière de travailler.
l'intégration et les tests - le progiciel
doit pouvoir prendre en charge les différents systèmes
qu'il relie, et ces liens doivent être testés pour
vérifier leur bon fonctionnement.
la conversion des données - tansformer
de vieilles données pour les mettre à disposition
du progiciel n'est pas toujours évident, il faut parfois
les "nettoyer" pour ôter des informations inutiles.
les cabinets d'études - avant de
passer à l'acte, ou si des problèmes surgissent pendant
ce passage, certains dirigeants font appel à des cabinets
pour les aider à prendre des décisions cruciales à
ce moment critique de la vie de l'entreprise qu'est la réorganisation.
le recrutement - l'implémentation
peut exiger des compétences techniques considérables,
que l'entreprise ne possède pas forcément ; il ne
s'agit pas d'une dépense ponctuelle, le besoin de compétences
ne s'arrête pas à la fin de l'implémentation,
bien au contraire.
le manque de résultats - la période
qui suit immédiatement la mise en place de l'ERP enregistrera
probablement une baisse de l'activité de l'entreprise ; il
ne faut pas oublier qu'un grand nombre d'employés va devoir
trouver ses marques dans son nouvel environnement de travail.
L'implémentation d'un ERP est donc un projet logiciel hors
normes, à la fois à cause du nombre de secteurs qu'il
touche, mais aussi parce que le retour sur investissement peut-être
très long. Malgré tout, il ne faut pas perdre de vue
que le changement de mode de fonctionnement de l'entreprise doit
la mener vers une plus grande unicité, et donc un fonctionnement
bien plus efficace à long terme.
[Serge Descombes, JDNet]