La note de frais autonome : sortir du déclaratif pour aller vers l’automatisation

Quand on sait que les notes de frais sont le 2e budget de dépenses d’une entreprise, hors achats directs et juste derrière les salaires, on comprend l’intérêt des directions financières pour des technologies simplifiant et fiabilisant leur traitement.

Le traitement manuel des dépenses et des frais de déplacement apparait au premier rang des sources de frustration des managers et salariés d’une entreprise. En plus d’être poussive et chronophage, cette gestion, basée majoritairement sur des données déclarées par les employés, se révèle sujette aux erreurs et approximations.

Lorsque l’on sait que les notes de frais représentent le 2e budget de dépenses d’une entreprise, hors achats directs et juste derrière les salaires, on comprend l’intérêt grandissant des directions financières et achats pour des technologies permettant de simplifier et de fiabiliser leur traitement. Au-delà de la dimension économique, l’enjeu est également d’offrir aux collaborateurs une expérience totalement transformée autour de leur note de frais.

Concilier l’expérience collaborateur et optimisation des coûts

Les services financiers, qui sont au cœur de la gestion des dépenses, des notes de frais et des déplacements des entreprises, s’accordent sur la nécessité de simplifier leurs processus et de réaliser des économies. Si elles adoptent majoritairement des technologies numériques de traitement de ces dépenses, celles-ci restent majoritairement fondées sur du déclaratif.

En effet, ces systèmes nécessitent encore pour les collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs données (facture de l’hôtel où ils ont séjourné, nombre de kilomètres parcourus lors d’un déplacement, note de taxis, etc.). Les erreurs ou falsifications restent donc possibles. On estime ainsi notamment que 20 % des kilométrages déclarés en moyenne par les entreprises en Europe n’ont jamais existé. Et même lorsqu’un justificatif existe, les vérifications de conformité des saisies sont rares. En effet, auditer ces documents nécessite beaucoup de temps et de ressources. Une organisation employant plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de salariés, se retrouvera en grande difficulté pour mener ce travail de façon systématique.

Pour sortir du déclaratif, source d’erreurs et de fraudes, des plateformes de gestion Travel & Expense (T&E) existent aujourd’hui, qui visent, notamment, à permettre la création autonome de la note de frais. Elles reposent sur des technologies d’agrégation de données, via des partenariats avec les principaux acteurs de l’écosystème de l’entreprise, qui vont permettre de collecter la donnée à la source, de façon fiable, sécurisée et automatique. Les salariés attendent beaucoup de cette création automatique, eux qui passent en moyenne 4 heures chaque mois à renseigner leur note de frais. Un temps précieux qu’ils pourraient consacrer à leurs missions et clients.

Concrètement, si un collaborateur utilise sa carte bancaire professionnelle pour payer un déjeuner à son client, la banque remonte cette dépense directement dans sa note de frais. Même chose s’il commande un VTC pour son déplacement ou réserve son hébergement sur un site de type Booking ou Airbnb. Les données de la dépense (date, montant, itinéraire, etc.), sont remontées automatiquement par le fournisseur dans l’environnement T&E du collaborateur, permettant ainsi de générer une note de frais de façon autonome : finies les déclarations manuelles. Aujourd’hui des applications mobiles permettent même à un employé d’activer une fonctionnalité de suivi GPS lors de ses déplacements, afin de générer automatiquement ses remboursements d’indemnités kilométriques et mettant pour la première fois ce type de dépenses sous contrôle.

Transparence et règles de compliance renforcées pour l’entreprise

Désormais dispensées de vérifier systématiquement les dépenses des salariés, les directions financières et comptables, ainsi que les managers peuvent se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Il s’agit alors d’obtenir une bonne visibilité sur ce qui est à payer/rembourser, à qui, et sur quel budget. Cela passe par une solution intégrée en temps réel aux budgets définis par l’entreprise, ainsi que par un reporting performant, indispensable pour bien comprendre où et dans quel contexte les dépenses se produisent, adapter les politiques internes et, parfois, modifier certaines pratiques. Il devient dès lors possible d’optimiser considérablement la gestion des frais de ses collaborateurs.

Ces nouveaux outils permettent non seulement de réduire le degré de frustration des salariés mais donnent aussi la possibilité à l’entreprise d’accroître sa conformité, notamment dans le cadre de ses obligations légales. Ils contribuent également à responsabiliser les employés et à mieux détecter les fraudes potentielles avec, à la clé, des gains d’argent, de temps et d’efficacité pour tous !