Vote électronique
et visioconférence en entreprise :
mode d'emploi juridique
- Mardi 2 juillet 2002 -

Le dernier décret d'application de la loi sur les nouvelles régulations économiques, dite NRE permet depuis mai 2002 aux entreprises de mettre en œuvre le vote électronique et la visioconférence lors de leurs assemblées générales. Mode d'emploi et conseils.

par Gérard Haas Docteur en droit, DJCE Avocat au barreau de Paris Cabinet Gérard Haas-Avocats

La loi du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques a notamment rénové le droit des sociétés en y intégrant l'usage des nouvelles technologies. A condition de l'avoir prévu dans ses statuts, l'article L.225-107 du Code de commerce permet ainsi à l'entreprise d'organiser des assemblées générales en ligne via tous types de moyens de télécommunication (téléphone, télécopie, Internet, visioconférence), l'objectif étant de faciliter la participation aux assemblées générales du plus grand nombre d'actionnaires.

Déjà sur le plan technique, la visioconférence, en tant qu'instrument de communication, était entrée dans une phase de généralisation et de déploiement. Les entreprises y recourent de plus en plus pour organiser des réunions de travail à distance et éviter le coût et la fatigue des déplacements. L'internationalisation des relations économiques et le développement des nouvelles technologies bouleversent la participation à la vie sociale de l'entreprise. Avec cette avancée juridique, reste à espérer que ce nouveau texte constituera un remède à l'abstention.

Les entreprises doivent aujourd'hui sans plus tarder, d'une part, connaître les règles d'utilisation de ces nouveaux outils, et d'autre part, œuvrer, tous départements confondus, pour atteindre une parfaite sécurité.

Connaître les règles d'utilisation de ces nouveaux outils
1°. Aménager les statuts
Une clause statutaire doit prévoir la participation à l'assemblée par cette voie ou par des moyens de télécommunication permettant l'identification des actionnaires (Code du commerce art. L. 225-107).

2°. Communiquer des documents par voie électronique avec l'accord des actionnaires
Un accord formel et préalable des actionnaires intéressés est nécessaire pour recourir à la télécommunication électronique en lieu et place d'un envoi postal pour satisfaire à diverses formalités. C'est le cas en matière :
- de convocation aux assemblées (art. 124 et 125),
- de demande d'avis de convocation ( art. 129),
- d'inscription de projet de résolution à l'ordre du jour d'une assemblée (art. 128 et 131),
- d'envoi de documents et de renseignements visés par les articles 133 et 135 ( art. 138).

En pratique, les actionnaires, désirant être informés selon ces techniques, communiqueront leur adresse e-mail. Les formulaires et procurations communiqués par ces moyens pourront être signés par un procédé de signature électronique.

Ces assouplissements sont prévus pour les assemblées d'actionnaires à dividende prioritaire sans droit de vote ( art. 153-8), des titulaires de certificats d'investissement ( art. 169-2), des obligataires ( art. 222). Les intermédiaires teneurs de comptes d'actionnaires auront également la possibilité d'utiliser cette voie pour transmettre les documents établissant la qualité d'actionnaire de leurs clients. Attention toutefois, les actionnaires peuvent toujours faire marche arrière car ce moyen d'information n'est pas irréversible : les actionnaires ayant donné leur accord pourront ainsi, à tout moment, demander expressément à la société, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, son remplacement, à l'avenir, par un envoi postal (art. 120-1).

3°. Retransmettre la séance complète et en continue par visioconférence
Il est désormais possible de participer à distance, via la visioconférence aux assemblées d'actionnaires, aux conseils d'administration et aux conseils de surveillance. Laconiquement, le décret indique que les moyens mis en place en matière de visioconférence " doivent satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant la participation effective à l'assemblée dont les délibérations sont retransmises de façon continue " afin d'empêcher une retransmission partielle ou par séquences (art. 145-2). Il est essentiel de rendre impossible un montage de scènes choisies. En clair, l'intégralité des débats doit pouvoir être suivie.

4° Noter tout incident au PV
Dans ce même objectif de sécurité juridique, le procès-verbal doit faire état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée ou la délibération des conseils (art. 149).

5°. Disposer d'un site consacré au vote
Le vote doit s'effectuer par le biais d'un moyen exclusivement dédié à cet usage. La société doit ainsi aménager un site exclusivement consacré à cette fin.

6°. Communiquer un code préalablement au vote
Les actionnaires ne seront autorisés à exercer leurs droits de vote par voie électronique qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la séance.

Oeuvrer pour une parfaite sécurité
Au-delà de ces règles, de bonnes pratiques doivent s'instaurer sur le terrain pour que la mise en place de ces technologies s'effectue sans incident dans l'entreprise. Les directions informatiques, responsables des modalités techniques, vont être, sur le terrain, de plus en plus sollicitées par les secrétariats généraux des sociétés, ayant en charge l'organisation pratique des assemblées générales. Il est indispensable que ces deux départements collaborent.

Tout d'abord, cette collaboration doit permettre d'aboutir à la mise en place de moyens de sécurité fiables garantissant l'authentification, l'intégrité, le traçage, la datation ou encore la conservation électronique et le suivi des votes électroniques sans piratage ou usurpation de voix. La récente affaire Vivendi Universal a démontré que c'est encore le bulletin papier et un dépouillement manuel qui garantissent le mieux la fiabilité des votes.

Ensuite, l'entreprise doit prendre soin de bien choisir ses prestataires techniques afin que le site exclusivement consacré au vote fonctionne malgré le nombre d'actionnaires internautes voulant y accéder en même temps. Ces flux doivent être anticipés. En définitive, l'expression des actionnaires suppose la mise en place de moyens de sécurité performants et adaptés à la dématérialisation.

[haas@wanadoo.fr]

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