Le dossier d'investissement a été approuvé. Le cas échéant, un pilote a été construit avec succès. Ça y est, la décision est maintenant prise de mettre en œuvre dans votre organisation un système d'eApprovisionnement. Se pose alors très vite la question de savoir comment déployer et jalonner un tel projet. Les dimensions clés d'un projet d'eApprovisionnement sont nombreuses : le nombre et la taille des entités, le nombre et la diversité des profils et des rôles, le nombre et la diversité des natures d'achat, le niveau d'intégration avec les ERPs, le niveau d'ergonomie, la complexité du circuit d'approbation, du processus de réception et de traitement des factures, le nombre de catalogues, le niveau de connectivité souhaité avec les fournisseurs... Le retour d'expérience est, encore aujourd'hui, limité et les discussions vont donc bon train sur l'art et la manière de pondérer et prendre en compte ces différentes dimensions pour construire les versions successives du système.

Pour construire ces différentes versions, il faut bien distinguer, d'une part la problématique de mise à disposition des catalogues et, d'autre part, celle de mise en œuvre de la plate-forme transactionnelle. Concernant les catalogues, le retour d'expérience montre que l'on peut obtenir du fournisseur un catalogue prêt à l'emploi sous un délai moyen de trois mois. Certains fournisseurs, les plus sophistiqués et expérimentés, peuvent, bien sur, le faire en quelques jours. La charge que représente ce travail pour le fournisseur est, en moyenne, de 5 jours pour les équipes achats. Sur la base de cette métrique, il est assez aisé de jalonner la montée en puissance des catalogues. Ceci toutefois, n'est que la partie "mécanique" de l'exercice, il aura fallu bien évidemment au préalable traiter les aspects "achats " et, notamment, identifier quels catalogues mettre en ligne, quels catalogues globaux correspondant aux exercices de sourçage stratégique et quels catalogues locaux.

Concernant la mise en œuvre de la plate-forme transactionnelle, il convient de distinguer les problématiques de conception, de construction et de déploiement. La démarche des tout premiers projets d'eApprovisionnement, il y a quelques années, était concentrée sur quelques natures d'achats, les inévitables fournitures de bureau. C'était l'époque où l'on avait encore besoin de se rassurer sur la faisabilité et l'acceptabilité des solutions d'eApprovisionnement. Aujourd'hui, avec le retour d'expérience et les leçons apprises sur ces premiers projets, il est possible de réaliser la conception en une seule version. La construction de la plate-forme et le développement des connecteurs peut se réaliser en 3 à 4 versions espacées d'un trimestre. La toute première version sera vraisemblablement très proche du standard de base du progiciel. La version suivante fournira le circuit d'approbation approprié et les versions suivantes fourniront les connecteurs requis pour s'intégrer aux ERPs.

Concernant le déploiement, c'est le vrai sujet dur. Faut-il déployer par niveau de fonctionnalités, par catalogues ou fournisseurs, par ERP, … ? Notre retour d'expérience, à la fin du jour, est qu'il faut déployer par entités. En effet, d'une part, quoi qu'on en dise, déployer en entité est une perturbation qu'il ne faut pas répéter. D'autre part, quelles que soient les beautés d'un nouveau système, et surtout pour un système qui vient remplacer des pratiques majoritairement manuelles, le nouveau système ne sera utilisé effectivement que si le management local le demande expressément à ses troupes. Comme toujours, vos commentaires sont les bienvenus.

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