> Quels
sont les différents champs d'application de la
dématérialisation ?
La dématérialisation
a pour but de gérer de façon électronique
les flux de données ou de documents métier
(notes, factures, brochures, catalogues, contenus techniques,
etc.) transitant au sein l'entreprise ou échangés
avec ses partenaires (clients, fournisseurs, etc.). Ainsi
que les processus qui peuvent s'y rattacher, tels que
la constitution d'un contrat, une commande ou encore le
suivi d'une garantie de produit par exemple.
Lorsque ces échanges ne peuvent être gérés
de bout en bout, une étape de numérisation,
appliquée au courrier par exemple, est souvent
mise en oeuvre pour accueillir les documents papier en
entrée du système d'entreprise. Scanners
et outils de reconnaissance de caractères et de
concepts se chargent de cette étape. Les solutions
de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) ou de
gestion des connaissances, tels que les moteurs de recherche
et de catégorisation, classent ensuite les nouveaux
fichiers au sein d'une base de données en fonction
des termes métier qu'ils contiennent.
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Quels sont les avantages d'une telle démarche ?
Au delà
de la réduction des coûts liés aux frais administratifs,
aux ressources humaines et à l'affranchissement
des envois, la dématérialisation est avant
tout considérée comme un moyen de fluidifier
les processus métier. C'est ce que montre une étude
publiée l'année dernière par BVA
(voir l'article).
68,5 % des 1000 entreprises françaises sondées
à l'occasion de cette enquête se plaignent
en premier lieu des contraintes d'archivage, qui rendraient
les contenus difficiles à exploiter et parfois à retrouver...
Autre élément à déplorer :
les conséquences dues au retard accumulé suite
au traitement manuel, l'allongement de la durée
de recouvrement des factures principalement.
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Où en sont les entreprises sur ce terrain ?
Des solutions
d'EDI aux outils Web, un peu plus de 15% des entreprises
interrogées par BVA affirment avoir recours à
des méthodes de facturation électronique.
Face à ce taux de pénétration global
encore relativement faible, une étude de BearingPoint
parue début 2003 tend à mettre en valeur
certaines particularités sur certains segments
d'activité. Alors que la plupart des grandes
entreprises feraient face à des besoins d'homogénéisation
forts, dus notamment à l'extrême décentralisation
de leurs processus de gestion documentaire, ce ne serait
pas le cas des banques.
BearingPoint explique notamment cette différence par
le mouvement de normalisation initié suite à l'émergence
du standard de transaction financière SWIFT. Une longueur
d'avance qui conduirait dès lors les établissements
bancaires à se concentrer sur de nouveaux enjeux, tels
que l'optimisation des processus internes ou encore
l'externalisation de certaines tâches administratives.
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Le secteur public prend également ses marques ?
Amorcés dans les années 1980, les projets
de l'état autour de la dématérialisation
des procédures couvrent principalement le transfert
de résultats comptables (TDFC), la déclaration
de données sociales (TDS), et plus récemment
le versement de la TVA. Concernant pour l'heure quelques
centaines de millier d'acteurs, l'utilisation de ces
dispositifs, basés sur les standards EDI (pour
Electronic Data Interchange) et EFI (Electronic Formular
Interchange), devrait être s'étendre dans
les années à venir à l'ensemble
des entreprises françaises.
En vue de généraliser cette démarche
d'ici à 2005, le gouvernement français
s'est lancé en 2000 et 2001 dans la mise en oeuvre
d'une politique visant, cette fois, directement les
citoyens. Suite à une expérience pilote
menée en 2000 (voir l'article),
la première brique de cet édifice a vu
le jour l'année dernière avec l'ouverture
d'un site permettant aux français d'effectuer
leur déclaration d'impôt en ligne (voir
l'article).
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Quelles sont les grandes règles à suivre
dans le cadre d'un tel projet ?
Le cadre juridique français fournit quelques
pistes dans cette prespective : la loi du 13 mars
2000 reconnaît l'équivalence complète des supports
papier et numériques dès lors qu'un certain nombre de
conditions sont respectées. Selon ce texte, il est notamment
nécessaire que la personne dont émane l'écrit
électronique puisse être clairement identifiée
au moyen d'un procédé de signature électronique
considéré comme fiable. Mais également
que le message en question ai été créé "dans des
conditions de nature à en garantir son intégrité"
(voir la
tribune d'Isabelle Renard).
Cette nouvelle législation
qui devrait favoriser le mouvement en faveur de la dématérialisation
entraîne néanmoins une contrainte importante
pour l'entreprise : la nécessité
de faire appel à de nouveaux prestataires de
services (gestionnaires de certificats, etc.) capables
de jouer le rôle de tiers de confiance - en vue,
le cas échéant, de fournir la preuve d'un
échange. Au centre des technologies utilisées
par ces acteurs : les infrastructures de clefs
publiques et les méthodes d'horodatage numérique.
(Voir également le
dossier).
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