Ce n'est un secret pour personne : les processus de facturation par voies classiques reviennent cher aux entreprises lorsque celles-ci additionnent les coûts : frais administratifs, ressources humaines, affranchissement des envois... C'est en tout cas ce que montre une étude auprès de 1 000 entreprises françaises, menée fin 2001 sur le terrain par les étudiants de l'ENSAE Junior Etudes et administrée par BVA. Commandée conjointement par l'éditeur de services en ligne de facturation en mode locatif (ASP) b-process, l'association EDIFrance et l'Observatoire de la Qualité Comptable, cette enquête non accessible sur le web indique qu'une facture coûte en moyenne 17 euros pour l'entreprise cliente et 10 euros pour le fournisseur. Or, selon les chiffres du communiqué, le nombre moyen de factures envoyées par chaque entreprise avoisinnerait les 70 000 par an.

Concernant le détail des services chargés de la facturation au sein de ces entreprises, 78 % de celles identifiées par les enquêteurs comme clientes totalisent moins de 10 personnes dans leur service comptable. 60 % d'entre elles emploient plus de 500 personnes. Chez 43 % de celles dont l'effectif ne dépasse pas 200, le service comptable fonctionne avec moins de cinq personnes. Du côté des fournisseurs, l'organisation est un peu différente, puisque deux services sont impliqués : l'un pour le suivi de la facturation, et l'autre pour le recouvrement. Chez 81 % d'entre eux, ce dernier compte moins de cinq personnes.

Le papier : cher, encombrant, et propice aux erreurs
D'après les résultats compilés, il semblerait que les inconvénients de la facturation par voie classique ne s'arrêtent pas à des considérations économiques. Ainsi, 68,5 % des entreprises sondées se plaignent d'abord des contraintes en matière d'archivage, avec des volumes de documents importants difficiles à gérer et parfois à retrouver. Les coûts de gestion n'arrivent en fait qu'en deuxième position, cités par 47 % des répondants. Puis, 32 % du panel souligne les retards accumulés dans la durée du traitement. D'après les auteurs de l'étude, la France ferait partie des grands pays d'Europe les moins avancés sur ce plan, avec une moyenne importante de jours de retard dans le recouvrement des factures.

Conséquences involontaires et partielles de ces retards mais aussi des erreurs de traitement manuel, les contentieux ne sont pas rares. Les entreprises clientes sont 82 % à déplorer des litiges sur environ 5 % de leurs factures. Les fournisseurs apparaissent un peu moins touchés : 66 % d'entre eux déclarent 4 % de conflits. A noter: les résultats publics du sondage ne disent mot sur les autres causes possibles. Parmi celles-ci, la fraude intentionnelle, la non-solvabilité pure et simple de l'acheteur, etc. Des risques auxquels ne peut pas toujours répondre la simple mise en place .

70 % pour la facturation électronique à moyen terme
Au final, seules 15 % des entreprises clientes déclarent avoir recours à des techniques de facturation électronique, qu'il s'agisse d'EDI (Echanges de données informatisés) propriétaires ou de moyens plus standards à travers le Web. Sur le versant des fournisseurs, ce taux s'avère légèrement supérieur, à 16 %. En parallèle, 85 % des entreprises côté acheteurs indiquent que leur comptabilité est centralisée, et 13 % décentralisée. Le constat intéresse notamment l'éditeur commanditaire de l'étude b-process, qui se propose d'externaliser les flux de facturation électronique via ses services en ligne infogérés. L'on serait tenté au passage d'effectuer un rapprochement entre le faible nombre d'entreprises ayant recours à la dématérialisation et le pourcentage de celles confiant cette tâche à un prestataire externe. Mais dans le communiqué que nous avons reçu, rien n'indique un tel recoupement.

Quoi qu'il en soit, les entreprises se montreraient en majorité convaincues des avantages du fait de se lancer dans la facturation électronique, puisqu'elles seraient 70 % à envisager d'investir dans ce sens à moyen terme (non précisé). Au total, seules 56 % connaîtraient les principes techniques derrière cette dématérialisation, ce qui tend à souligner l'urgence et à renforcer l'importance d'une démarche de vulgarisation. Car si trop peu d'entreprises peuvent communiquer par voie électronique, adieu les gains réels à seuil rentable. L'EDI, propriétaire ou standard, est cher. A moins d'avoir recours à l'externalisation... ce que ne démentirait pas b-process intéressé de près par ces résultats.