NdF System : économiser 20 % sur la gestion des notes de frais

Conçu par la SSII Brime Technologies pour les extranets et les intranets ouverts, NdF System informatise l'ensemble de la gestion des notes de frais. Positionnée comme complémentaire à un ERP (progiciel de gestion intégré), cette solution prend notamment en compte l'automatisation de la gestion liée aux cartes d'affaires à disposition du personnel itinérant.
De plus en plus, l'entreprise cherche à maîtriser tous les coûts internes dans l'optique de les résorber en partie. "On peut observer dans la pratique qu'un outil comme NdF System permet de générer des gains de l'ordre de 20 % liés au temps gagné par l'automatisation de la gestion des transactions" affirme Carlos Bedran, président du Directoire de Brime Technologies.
Concrètement, tous les mois, les collaborateurs mobiles (commerciaux, représentants, visiteurs pharmaceutiques...) effectuent un certain nombre de dépenses lors de leurs déplacements. Pour les notes de frais au format papier, il leur suffit de les saisir dans le module client NdF System installé sur leur ordinateur portable et de les envoyer sur le réseau. Si les employés sont en possession d'une carte d'affaires, le progiciel télécharge d'abord toutes les transactions directement à partir du compte bancaire. Ensuite, il effectue un premier contrôle en fonction des seuils d'allocation, pour voir si par exemple le plafond autorisé de dépenses n'a pas été dépassé.
Après l'acquisition des données, tous les dossiers circulent dans l'intranet, et chaque responsable contrôle les collaborateurs qui lui sont affectés avant d'apporter sa validation. Enfin, le tout est injecté dans la comptabilité de l'ERP pour prendre les dépenses en compte, et aussi émettre les règlements dans le cas des notes de frais au format papier.
NdF System se base sur une architecture originale, avec le module principal installé sur le serveur central, et des modules délocalisés sur chacun des postes des collaborateurs mobiles. Pour l'instant, Brime Technologies a intégré ce progiciel chez 5 clients en France, dont Nina Ricci en tant que pilote depuis un an, et beaucoup plus récemment le fabricant de matériel d'instrumentation Rhode & Schwarz. Côté coûts, la licence de NdF System coûte 25 000 francs, et le temps d'intégration correspond à une journée pour 10 postes installés.
Actuellement, le module délocalisé fonctionne sur les ordinateurs portables, mais pas sur les assistants personnels. A ce propos, Brime Technologies considère que le marché n'est pas suffisamment mûr et prévoit des évolutions pour la fin de l'an 2000. Les versions futures de NdF System devraient incorporer en amont la gestion des ordres de mission, ainsi que celle des réservations. En 2001, Brime pense fournir en plus une fonction de cartographie avec calcul d'itinéraires. [François Morel, JI]