La Poste gagne le prix du meilleur workflow grâce à W4 et Sema Group

Mardi 13 octobre dernier se tenait à Bruxelles la "Giga's Business Process & Workflow conference" organisée par le Giga Information Group. Le trophée d'or européen a été décerné à la Poste pour son workflow à destination de ses services financiers régionaux. Disponible sur l'intranet de l'entreprise publique, l'application relie 900 utilisateurs dans 40 unités réparties sur les 4 sites de Paris, Orléans, Bordeaux et Nantes. Par nature bancaire, elle porte sur la régularisation des opérations sur les comptes chèques postaux (CCP). W4 SARL y a apporté son logiciel World Wide Web Workflow (W4) et son expertise, tandis que Sema Group a assuré son rôle d'intégrateur en menant la conduite du projet, le développement et le déploiement.
Plusieurs raisons ont motivé le jury pour décerner le trophée d'or à la Poste. Tout d'abord, le fait qu'il s'agisse d'une application de production, la première de ce genre à être présentée à l'occasion de la conférence. Elle permet notamment de gérer des situations difficiles comme l'arrivée d'un ordre de virement sur un compte fermé. Quelques centaines de dossiers peuvent être traités par jour, avec une sécurité forte.
Le temps de développement et de déploiement a été relativement court, de moins d'un an au total. Deux mois ont servi au prototypage, deux autres au développement et à la finalisation pour l'étape d'intégration. Ensuite, 50 utilisateurs pilotes ont été formés et ont testé l'application sur une période de 60 jours environ. La mise en production d'un centre complet de 250 personnes environ a nécessité deux mois supplémentaires, et enfin les 600 derniers utilisateurs ont tous été équipés dans les 3 derniers mois. Le Giga Information Group a été surpris, les cycles étant habituellement beaucoup plus longs.
Le retour sur investissement, quant à lui, est de moins de deux ans. Les coûts de l'application se sont montés à 250 000 euros, en comprenant les frais internes notamment dus aux formations. D'un autre côté, les bénéfices devraient se monter à 160 000 francs par an, en évitant beaucoup d'erreurs et de pertes dans les traitements, ainsi que les fax et les transmissions qui ne sont pas gratuits.
Adaptée au profil et aux besoins des utilisateurs, l'application leur a permis de retrouver leur métier sans devoir connaître le workflow. De ce fait, les formations ont été courtes. Du fait de l'absence de problèmes logistiques, ils se sont retrouvés impliqués en se prenant au jeu. Grâce au client léger et à l'intranet, les utilisateurs ont pu essayer directement le système au fur et à mesure de son développement et en influencer l'évolution. A la fin, c'est "leur application" qu'ils sont eu sous les yeux. [François Morel, JI]