L'intranet de Cegetel combinera le groupware et le workflow en plus des RH

Près de 7 500 personnes travaillent chez Cegetel. Parmi elles, environ 5 000 ont accès à l'intranet corporate du groupe, qui dispose d'une partie très développée et très consultée sur les ressources humaines. Plus de 70 % des utilisateurs se connectent chaque semaine. Les offres d'emplois, quant à elles, enregistrent plus de 1 000 connexions par jour.
Pour l'instant, les quelques 2 500 personnes qui ne sont pas reliées à l'intranet constituent pour une grande part l'essentiel de l'effectif du centre d'appels Cegetel Services. En effet, leur mission étant de traiter les appels des clients par téléphone, leur poste est donc très chargé, car relié à des bases de données. Afin de donner à tous la possibilité d'avoir un accès, d'ici la fin de l'année, ces salariés trouveront dans leurs unités des postes en libre-service connectés à l'intranet.
Les utilisateurs qui se trouvent sur les sites distants sont reliés via le réseau privatif de Cegetel. L'opérateur téléphonique dispose évidemment de toute l'infrastructure nécessaire au transfert rapide de données. Le personnel de la direction du réseau, relativement mobile, entretient un lien plus distant avec l'intranet. Ces effectifs nomades disposent toutefois d'un accès externe sur leurs ordinateurs portables. Equipés d'une carte SecureID, qui comporte un code modifié toutes les minutes en syncronisation avec le serveur, ils profitent en plus de l'intranet d'un accès à internet et au réseau de l'entreprise avec la messagerie.
Dans un cadre général, la consultation annuelle sur la satisfaction du personnel sera bientôt publiée sur l'intranet. A la question "quelles sont les sources d'information interne les plus utiles et que vous aimeriez voir renforcer à l'avenir ?", 46 % des salariés ont répondu la messagerie et intranet, en deuxième position derrière les réunions d'information (51 %). Les communications de la direction ont remporté 44 % des suffrages, devant l'information individuelle par le manager (30 %) et seulement 25 % pour les journaux internes.
Né en décembre 1997, l'intranet comportait au départ uniquement un annuaire avec la photo et les coordonnées téléphoniques et physiques de chaque personne, une bibliothèque en ligne et des actualités. L'annuaire électronique a permis à Cegetel de se débarrasser totalement de la version papier, trop lourde et non évolutive. Cette première mouture répondait avant tout à la "volonté d'informer l'ensemble des collaborateurs directement et en temps réel, y compris sur les sites excentrés" d'après Jean-Claude Loriot, directeur des ressources humaines. "Il s'agissait également de disposer d'une base de données qui fasse référence sur toutes les procédures. En plus du gain de temps, ce qui est en cours et valide est sur l'intranet".
La seconde version de l'intranet corporate de Cegetel, lancée en janvier 1999, fait la part belle aux ressources humaines. La home page comporte les grandes rubriques et des liens vers les intranets des directions et services du groupe, et vers celui de Vivendi. Un accès à internet est également possible sur la page d'accueil. Par ailleurs, une icône au sujet des représentants du personnel renvoit directement dans une sous-partie à l'intérieur de la rubrique consacrée aux ressources humaines. L'intranet tout entier et certaines des sous-parties proposent de la recherche par mots-clefs grâce au moteur de Fulcrum adapté aux besoins de Cegetel. Les réponses sont classées suivant des critères de pertinence.

220 définitions d'emplois répertoriés à Cegetel

Le contenu de l'intranet est distribué dans cinq grandes rubriques. Cegetel et Vous est celle qui concerne les ressources humaines. Elle comporte de nombreux éléments, comme les actualités RH sous forme de brèves et d'informations plus élaborées sur le lancement d'opérations de recrutement, par exemple, et l'espace 35 heures, les postes à pourvoir, des définitions d'emplois (220 au total) au sein du groupe, la formation et les représentants du personnel. Dans le détail, les offres d'emplois permettent de postuler directement auprès du recruteur et de rechercher un poste grâce à un moteur selon des critères de sélection simples comme la branche, le lieu, le métier ou la direction.
D'autres sous-rubriques viennent compléter tout cela, comme A savoir, qui donne les chiffres clefs de l'entreprise, avec le nombre de collaborateurs, de recrutements et les valeurs des fonds de placement. Les Projets RH apportent des informations sur la classification des emplois et la gestion des compétences programmée depuis deux ans et demi, entre autres. L'Intéressement permet de savoir où en sont les différents objectifs grâce à un tableau de bord de suivi. Enfin, on trouve également des actualités sur la formation et sur le Plan d'épargne Vivendi avec le fond commun de placement. Dans cette dernière sous-rubrique, on peut télécharger le formulaire de souscription.
L'espace 35 heures est assez fourni. Il propose un historique des notes faites aux collaborateurs, les 7accords internes en texte intégral, une Faq, un suivi d'activités, une sous-partie Pratico-pratique avec le guide pratique, et une boîte aux lettres pour obtenir des réponses directes aux questions que l'on se pose.
Du côté des Représentants du personnel, on peut trouver entre autres des informations syndicales. Chaque syndicat dispose en effet d'un mini-site qui lui est attribué. Les Oeuvres sociales portent sur les activités sportives, les soirées et les voyages. Quant aux sous-rubriques Comité d'entreprise et Délégués du personnel , elles renvoient à la définition rapide des rôles de chacun et aux comptes rendus de séances.
Les quatre autres grandes rubriques ne sont pas non plus dénuées d'intérêt. Connaître Cegetel dévoile l'organisation, les offres et les produits autour de la fiche d'identité de l'entreprise. L'agence d'informations est la partie d'actualités, qui comporte des brèves, des petites annonces structurées de tous ordres avec un système de recherche, une revue de presse quotidienne, les modèles de documents internes et une médiathèque avec des photos des produits, des sites et équipements, et des métiers. Des formulaires peuvent être téléchargés pour demander en interne des informations ou des congés, par exemple. Enfin, la dernière rubrique, Sport et aventure, concerne les opérations de sponsorisation externes et internes.
Une troisième version de l'intranet, prévue pour le premier trimestre 2000, comportera des fonctions de workflow et de groupware. La transmission d'information et le gain par rapport au papier seront facilités. Les formulaires pourront être remplis en ligne et envoyés directement aux responsables via l'intranet avec une signature électronique. D'autre part, la prochaine génération de logiciels permettra à des groupes d'utilisateurs de travailler sur un même document.
Le parc informatique uniforme, Windows NT 4.0 et explorer, a évité bon nombre de difficultés. Le serveur Unix avec Netscape Server pour HTTP va évoluer avec l'avènement de la version 3, sous forme NT avec Lotus Domino. Cela va permettre d'homogénéiser l'ensemble du parc des intranets avec le corporate. Sur les postes clients, Notes donne un référentiel unique pour l'annuaire, un accès sécurisé avec un seul mot de passe selon le profil, et va matérialiser les fonctions de travail de groupe tant attendues. [François Morel, JI]