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An
2000
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Soignez la gestion du jour J
Plusieurs années de préparation, pour les entreprises les plus prévoyantes, vont finalement se résumer en quelques heures cruciales et décisives. C'est donc une véritable gestion de crise qui doit être mise en place sur les derniers jours de 1999. Le plan s'appuiera sur un planning de prévision des actions à mener avant, pendant et après le passage.
La gestion du jour J doit être confiée à une cellule de pilotage. En fonction des priorités de l'entreprise dans la poursuite de son activité, diverses directions peuvent sièger dans cette structure: direction commerciale, marketing, achats, direction de la communication, des ressources humaines, etc. Ce sont les mêmes directions impliquées dans la gestion du jour J qui assureront de concert le plan de continuité. En dernier recours l'arbitrage reviendra naturellement à la direction générale.
Les quelques jours ou quelques heures qui précèdent le 31 décembre à minuit, seront consacrés à la mise en uvre des dernières actions prévues dans le plan de passage. Si leur ampleur dépend de la taille de l'entreprise, elles diffèrent surtout selon deux cas de figure : la possibilité ou non pour l'entreprise de stopper ses activités. Quoiqu'il en soit, un certain nombre de mesures seront à mettre en uvre impérativement. La conservation de l'existant passe par la sauvegarde et la duplication non seulement des fichiers, des données, de l'ensemble de la richesse informationnelle, mais aussi de tous les paramètres des systèmes. En sus de la sauvegarde informatique, décentralisée et sur divers supports de stockage, imprimer les documents précieux permettra de parer au plus pressé en cas de non disponibilité des outils informatiques. C'est en somme une photographie de l'entreprise en bon fonctionnement qu'il faut prendre afin de pouvoir revenir à cet état opératoire après la résolution des éventuels problèmes.
Dès le 29 décembre...
En dehors des implantations de l'entreprise, il faut intégrer la problématique posée par les utilisateurs nomades, possesseurs de plate-formes mobiles et par les sous traitants. Ces derniers doivent êre intégrés dans le champ de la cellule de pilotage, du fait des répercussions sur l'entreprise que leur mauvaise gestion du passage du 31 peut entraîner.
Dans le cas d'une entreprise qui peut cesser ses activités de production, il ne faudra toutefois pas attendre le dernier moment. En effet, une telle procédure implique un arrêt complet, ce qui signifie qu'il faut prendre en compte le temps nécessaire à la sauvegarde des systèmes centraux d'une part et le temps imparti à l'essentielle vérification de l'ensemble des sauvegardes. En comprenant l'arrêt du software et du hardware, comptez stopper la production dès le 29 décembre, les deux nuits et deux jours suivants permettant les vérifications.
Lorsque l'entreprise ne peut cesser ses activités, la planification du passage se base sur le contrôle continu des systèmes et sur une définition a priori des procédures à enclencher en cas de problèmes. Ces procédures doivent définir deux types d'interventions:
- les arrêts d'urgence avec, en ligne de mire, les implications sur l'ensemble de la chaine de production.
- les plans de remplacement ou de contournement: ils impliquent la préparation de matériels de substitution préalablement configurés et vérifiés, déconnectés du système d'information. Il serait plus prudent de brancher ce matériel sur un groupe électrogène, une panne d'électricité n'étant pas totalement à exclure.
Les précautions prises, les procédures établies, la période d'attente du passage peut débuter. On commencera par limiter le personnel présent sur site: seules les équipes d'intervention doivent être présentes accompagnées des décideurs de chacune des directions représentées dans la cellule de pilotage.
Redémarrez en douceur
Après le passage, gare à l'enthousiasme prématuré. Tous les problèmes ne se révéleront pas dans les premières minutes. Le Gartner Group annonce 5 à 9 % de pannes résiduelles. Elles ne seront effectives et constatées que dans un délai de quelques heures à plusieurs jours après le passage. Ce risque nécessite donc une surveillance continue des systèmes. Pour les entreprises qui ont arrêté leurs systèmes, le redémarrage doit respecter quelques règles:
- ne pas se précipiter: on laissera le temps aux horloges internes de se mettre à jour.
- ne pas redémarrer toutes les machines en même temps: chaque système redémarré doit passer par une phase de contrôle de son état.
- se garder de trop solliciter le réseau par une augmentation trop importante des télécommunications. On ne saurait alors définir la cause des problèmes de connexion ou des ralentissements: conséquences du passage ou simple saturation du réseau ?
- tout incicent n'est pas immédiatement à mettre en relation avec une défaillance due au bug. En période de crise, le risque d'erreurs imputables au personnel doit être envisagé. On n'écartera pas non plus la possibilité de pannes matériels ou systèmes classiques, simples coïncidences sans aucun rapport avec le passage.
La suite des événements repose sur une attention et une minutie de tous les instants. De nouvelles sauvegardes des systèmes parfaitement contrôlés pourront alors être effectuées. Lors de la reprise de l'activité de l'ensemble du personnel, établissez des consignes claires et précises sur un credo : il n'est pas question que chacun se précipite sur son poste pour tout vérifier de manière anarchique. De même, chacun doit être en mesure de suivre une check-list des origines possibles d'une défaillance avant d'avertir les équipes techniques. Elles ne sauraient être sollicitées pour un câble débranché. Des reportings constants seront remontés vers la cellule de pilotage. [Christophe Dupont, JI] (27 décembre 1999)
Quelques précautions
Ne modifiez pas votre plan dans les derniers jours : toute modification peut entraîner des problèmes que vous n'auriez ni envisagé ni le temps de corriger. Les déploiements de mise à jour sur les grands parcs auront cessé dès septembre.
Reportez à 2000 tous les traitements qui peuvent l'être. De manière générale, stabilisez et ralentissez votre activité de production à mesure que le passage se rapproche.
Anticipez sur votre plan de passage : mieux vaut être quelque peu en avance sur le programme que de ne pas avoir terminé tous les préparatifs. Prévoyez une marge d'incidents lors des sauvegardes par exemple vous laissant le temps de les recommencer.
Intégrez la notion de long terme dans votre plan de continuité: les problèmes peuvent survenir des mois après le passage. Durant toute l'année 2000, il faudra rester vigilant.
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Responsable de rubrique
: Alain
Steinmann
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