Par le JDNet Solutions (Benchmark Group)
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Mardi 19 mars 2002
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autres questions-réponsesPortail d'entreprise, collaboration... Quelles sont les composantes usuelles d'un système de gestion des connaissances ?
Voici une petite liste - non exhaustive - de ce que l'on peut trouver dans un système de gestion des connaissances. Remarquons au passage que ces technologies n'ont rien de nouveau et peuvent généralement aussi être mises en place dans le cadre de projets tout à fait différents. Par ailleurs, le volet technique d'un projet KM visera généralement à installer un ou plusieurs de ces outils afin de répondre à la problématique métier de l'entreprise.
Portail d'entreprise et gestion de contenus à base d'indexation
de documents épars ainsi que de workflow de publication avec validation.
Sur un seul et même écran aux
vertus ergonomiques, qu'il s'agisse de celui du navigateur
ou d'un bureau virtuel plus orienté "messagerie" comme
Notes, l'utilisateur accède à tous types de documents auxquels
il a droit d'une façon centralisée sur son poste. Ces documents
constituent généralement ce que l'on appelle la mémoire
collective de l'entreprise. Derrière, il faut prévoir les
mécanismes de mise à jour, renseigner où sont les sources,
et définir comment y accéder. Parfois aussi, de nouveaux métiers
apparaîssent avec pour but d'animer le système, et de contrôler
que l'enrichissement des bases avec de nouvelles connaissances s'effectue
dans un cadre normalisé.
Bases de connaissances et gestion électronique documentaire.
Parfois, il arrive d'entendre que le système de gestion des connaissances
s'inscrit dans le prolongement naturel de la GED. Même si certaines
composantes s'y retrouvent comme le fait de stocker et d'archiver tout type
de documents utiles et de donner ensuite le moyen d'y accéder, l'entreprise
ne restreint pas la gestion des connaissances à de simples infocentres,
ou entrepôts de données structurées et non structurées.
De cette catégorie sont aussi hérités les outils de
transformation de données et de documents exploitant le langage XML,
indispensables avec le gestion des méta-données.
Collaboration, parfois étendue hors du monde électronique.
En prolongement, l'on trouve ainsi la mise en relation auprès d'experts,
permise par la gestion des compétences. Dans l'entreprise, les outils
de travail de groupe favorisent le partage de la connaissance et des savoir-faire
implicites sur des projets internes ou dans le cadre de relations externes.
Le "groupware" est un élément important de la gestion
des connaissances, mais qui n'est ni indispensable, ni exploité dans
ce seul cadre.
E-learning. Nous venons de voir qu'il s'agissait de former les collaborateurs
à distance en exploitant les possibilités offertes par Internet
(l'intranet généralement). La personne peut parfois s'auto-former
et s'auto-évaluer sans le recours de qui que ce soit. Lors de son
installation, il peut être utile de faire participer un formateur
de métier aux paramétrages fonctionnels de l'outil.
Moteurs de recherche. Il s'agit d'une autre composante fondamentale.
Pour pouvoir trouver ce que l'on cherche au sein des sources de connaissances
éparses dans l'entreprise, il faut disposer des outils appropriés.
Veille technologique, concurrentielle... Si tous les projets de gestion
des connaissances n'ont pas une composante de veille, il arrive à
l'inverse que ce système soit propulsé au rang de moteur du
KM pour certaines entreprises selon leurs traditions. Généralement,
il s'agit d'outils de recherche paramétrables et évolués
utilisables par des spécialistes.
Business intelligence, data et text mining. Que viennent faire des
technologies d'aide à la décision dans un projet de gestion
des connaissances ? Le fait d'intégrer des éléments
nouveaux d'information par le simple fait de mettre en relation des données
à l'aide d'une analyse plus ou moins poussée peut permettre
d'enrichir les connaissances existantes. Ceci dit, ces outils ont en majorité
des contextes d'applications qui sortent de la gestion des connaissances
au sens strict (CRM, gestion des risques, finance et comptabilité...).
Outils de représentation visuelle. Plutôt que de retracer
soi-même les liens entre personnes ou/et documents d'après
la lecture de textes, des utilitaires peuvent tisser des cartes et faciliter
ainsi la vision globale d'une problématique donnée. Cette
catégorie est émergente, mais plusieurs plates-formes du commerce
commencent à les intégrer. Voici un exemple qui se rapporte
au sujet que nous traitons, en l'occurrence un
schéma de l'historique de la gestion des connaissances depuis
ses racines de la fin des années 80. Vous trouverez sur ce site quelques
détails sur les grandes théories du KM.
Sont aussi éléments de l'infrastructure logicielle : les systèmes
de sécurité d'accès basés sur des annuaires
LDAP ou apparentés, ceux qui permettent d'assurer un fonctionnement
et une disponibilité continue du système, etc. Mais ce ne
sont pas des systèmes de gestion des connaissances en tant que tels.
La gestion des connaissances est-elle toujours un projet d'entreprise ?
Si par projet d'entreprise, l'on entend à l'échelle de l'entreprise, alors non. Il est tout à fait possible de se lancer dans un projet de gestion des connaissances à l'échelle d'un département ou d'une direction. Souvent, même, certaines structures organisationnelles font de la gestion des connaissances sans le savoir. A noter que l'une des grandes tendances aujourd'hui dans les grands comptes est de déployer des applications de gestion des connaissances dans toute l'entreprise. Pour en savoir plus, nous vous invitons à relire le retour d'expérience de l'équipementier automobile Valeo.
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